Die Schweiz ist ein KMU-Land. Mehr als 99 Prozent aller hier tätigen Unternehmen beschäftigen unter 250 Mitarbeitende und werden den kleinen und mittleren Unternehmen zugerechnet. Gemäss dem Bundesamt für Statistik waren dies im Jahr 2022 eindrückliche 618’170 Betriebe mit insgesamt über 3,1 Millionen Mitarbeitenden. Entsprechend gross ist die Bedeutung der Schweizer KMU für die Gesamtwirtschaft. Dennoch sehen sich viele kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz mit grossen Herausforderungen konfrontiert.

Herausforderungen von Schweizer KMU

Die gegenwärtigen Zollentwicklungen aus Übersee bereiten den exportorientierten Unternehmen Sorgen, während der Fachkräftemangel in verschiedenen Branchen das Wachstum bremst. Verschärft wird die Problematik durch die demografische Entwicklung, welche dazu führt, dass erfahrene Mitarbeitende, die das Pensionsalter erreichen, nicht immer durch nachrückende Fachkräfte ersetzt werden können. Gerade bei kleinen Unternehmen erschweren administrative Belastungen oder Investitionsstau im Bereich der digitalen Transformation die Lage zusätzlich. Dass sich die Schweizer Wirtschaft trotz dieser anspruchsvollen Herausforderungen dennoch in einer guten Lage befindet, ist zu einem grossen Teil der Resilienz und dem erstaunlichen Engagement der über 600’000 KMU-Betriebe zu verdanken – aber die Herausforderungen bleiben bestehen.

Digitalisierung als Antwort auf die Herausforderungen von KMU

Aus diesem Grund zeigen wir in diesem Beitrag am Beispiel der fiktiven «Naturstein Bodenmann AG» aus Basel auf, wie die Managed Services von CENT Systems Schweizer KMU ganz konkret bei der Bewältigung der vielschichtigen Herausforderungen unterstützen. Klären wir zuerst die Ausgangslage der Naturstein Bodenmann AG: Das fiktive Unternehmen wurde 2011 von Julia und Marc Bodenmann gegründet. Die eigene Firma war schon viele Jahre ein Traum des Ehepaars, da die beiden bereits gemeinsam die Steinmetz-Ausbildung absolvierten. Julia bildete sich nach der Lehrzeit zur Betriebswirtschafterin weiter und kümmert sich im Unternehmen um die Bereiche Geschäftsleitung und Administration, Marc konzentrierte sich auf das Handwerk und leitet das 4-köpfige Steinmetz-Team der Naturstein Bodenmann AG. Insgesamt beschäftigt das Ehepaar Bodenmann sieben Mitarbeitende. Das Geschäft läuft gut – aber bei einem genauen Blick in das Unternehmen zeigen sich Schwächen, die das Wachstum, die Chancen und die Wettbewerbsfähigkeit des Handwerkbetriebs gefährden könnten:

• Die hohe Auftragslage führt zu langen Wartezeiten bei den Kundinnen und Kunden aus dem Grossraum Basel
• Das Steinmetz-Team muss regelmässig Überstunden leisten, um weitere Verzögerungen zu vermeiden
• Auch die zwei Mitarbeitenden im Bereich Administration sind überlastet, weil ineffiziente interne Abläufe die Produktivität mindern
• Der Maschinenpark der Naturstein Bodenmann AG wurde bei der Gründung 2011 von einem insolventen Betrieb übernommen und seither nicht mehr modernisiert. Die hier benötigten Investitionen verkleinern den finanziellen Spielraum in anderen Bereichen.
• Die Konkurrenz mit den günstigeren Steinmetz-Betrieben aus dem grenznahen Ausland verschärft den Preiskampf und führt zu kleineren Margen.

Eine skalierbare, flexible und rasch implementierbare Lösung muss her

Für Julia und Marc Bodenmann ist klar: Um den Betrieb langfristig erfolgreich weiterführen zu können, sind Umstrukturierungen nötig. Nur wie? Eine Neuaufstellung des Unternehmens würde die raren zeitlichen und finanziellen Ressourcen zu stark in Anspruch nehmen und Kündigungen würden die Auftragsverzögerungen weiter verschärfen. Digitale Technologien wie die Managed Services von CENT Systems bieten in diesem Beispiel einen praktikablen Ausweg: Sie schaffen neue Strukturen im Hintergrund, optimieren Prozesse und entlasten das ganze Team – skalierbar, rasch realisierbar und mit allen Vorteilen der Digitalisierung:

• Der erste Schritt hin zu effizienteren internen Abläufen erfolgt dort, wo neue Aufträge eintreffen: Im physischen und digitalen Posteingang. Der Managed Service Smart Scanning von CENT Systems scannt alle eingehenden physischen Dokumente und klassifiziert diese gemeinsam mit den digital eingehenden Dokumenten nach vorgängig definierten Klassifikationen. Für die Naturstein Bodenmann AG bedeutet dies, dass die Zeiten von physischen Papierbergen an ihrem Standort in Basel passé sind. Stattdessen werden sämtliche relevanten Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferantenverträge zuverlässig, schnell und rechtskonform digitalisiert und zugänglich gemacht.
• Die Smart Mailbox von CENT Systems kann auf Wunsch ergänzend zum Smart Scanning in die internen Prozesse von KMU integriert werden. Dieser Managed Service greift auf die vorgängig mit dem Smart Scanning digitalisierten Dokumente, Aufzeichnungen oder Fotografien zurück und verteilt die geschäftsrelevanten Unterlagen dank automatisierten Sortier-Algorithmen direkt an die zuständigen Personen. Die Smart Mailbox ist jedoch weit mehr als ein digitaler Briefkasten. Das darin integrierte Zuweisungsregelwerk ermöglicht eine weitgehende Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wird beispielsweise eine Auftragsbestätigung via Smart Scanning erfasst, kann das Zuweisungsregelwerk der Smart Mailbox direkt erkennen, welche Folgeschritte intern notwendig sind, um den Auftrag effizient in die Wege zu leiten. Das zuständige Team oder die zuständige Person wird so automatisch benachrichtigt, dass ihm oder ihr eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.
• Mit dem innovativen Smart Archive bietet CENT Systems einen Managed Service, der entweder eigenständig oder – gemeinsam mit dem Smart Scanning und der Smart Mailbox – als ganzheitliche Gesamtlösung für die Dokumentenverarbeitung in KMU implementiert werden kann. Das Smart Archive macht die bereits kategorisierten Dokumente zugänglich und archiviert die geschäftsrelevanten Dokumente GeBüV-konform. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden dabei auf Wunsch automatisch berücksichtigt. Besonderes Highlight dieses Managed Services ist der Chatbot, der mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) die direkte Interaktion mit den archivierten Dokumenten ermöglicht und so das volle Potenzial des Archivs nutzt. Der Chatbot ist in der Lage, komplexe Fragestellungen zu sämtlichen archivierten Informationen zu beantworten. Eine Auswahl möglicher Fragestellungen finden Sie hier.

CENT Systems kennt die Herausforderungen von KMU aus eigener Erfahrung

Die drei vorgestellten Managed Services Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive sind individuell auf die Anforderungen von Schweizer KMU zugeschnitten. CENT Systems – mit rund 70 Mitarbeitenden selbst ein mittelständisches Unternehmen – kennt die Anforderungen, die an kleine und mittlere Unternehmen gestellt werden, bestens. Deshalb analysieren die Digitalisierungsexperten von CENT Systems  im Rahmen der Implementierung der Managed Services das vorhandene Optimierungspotenzial von KMU direkt vor Ort. Nach Abschluss der Analyse werden die entscheidenden Parameter bestimmt, damit die Managed Services die grösstmöglichen Mehrwerte zur Digitalisierung interner Prozesse entfalten können.  Im genannten Beispiel der Naturstein Bodenmann AG liegen die Vorteile auf der Hand: Dank effizienterer Abläufe wird die Administration entlastet, was zu einer besseren Koordination der offenen Aufträge führt. Die Ressourcen werden neu gebündelt und können mittelfristig gezielt in die Modernisierung des Maschinenparks investiert werden. Damit stärkt die Naturstein Bodenmann AG das Fundament, um künftigen Herausforderungen auf dem Markt gerecht zu werden.

Digitale Transformation für erfolgreiche KMU: Nehmen Sie Kontakt mit unseren Digitalisierungsexperten auf

Sie führen ein KMU und die Herausforderungen, mit welchen sich die Naturstein Bodenmann AG konfrontiert sieht, spiegeln auch Teile Ihres geschäftlichen Alltags wider? Oder hat Ihr Unternehmen den Weg des digitalen Wandels bereits beschritten und Sie möchten Ihre internen Prozesse weiter optimieren? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf mit den Digitalisierungsexpertinnen und -experten von CENT Systems. Erfahren Sie in einem kostenlosen Gespräch mehr über die spezifischen Mehrwerte der Managed Services Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive sowie unseres Consultings. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass KMU wie die Naturstein Bodenmann AG auch zukünftig das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft bilden.