Managed Services für die Aufbewahrung und Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente
Verordnungen wie jene über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) gehören für Schweizer Unternehmen zum Alltag. Gemeinsam mit dem Obligationenrecht, in welchem unter anderem die Aufbewahrungsfristen einzelner Dokumentenarten geregelt werden, gibt die GeBüV-Verordnung den gesetzlichen Rahmen für die Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente vor. In diesem Beitrag gehen wir auf die beiden Regelwerke ein und zeigen auf, wie unsere Managed Services die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Weshalb müssen Dokumente überhaupt aufbewahrt werden?
Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente haben klare Regeln in diesem Zusammenhang einen offensichtlichen Nutzen für die Öffentlichkeit und den Staat. Ohne gesetzliche Grundlagen könnten Dokumente vernichtet oder gefälscht sowie Gegebenheiten vertuscht werden. Nicht zuletzt sind Rechnungen, Belege, Verträge, Jahresabschlüsse und weitere Unterlagen für die Erhebung von Steuern oder bei Meinungsverschiedenheiten mit Geschäftspartnern oder Kunden entscheidend. Dass Unternehmen zur gesetzeskonformen Aufbewahrung und revisionssicheren Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten verpflichtet sind, ist demnach auch im Sinne einer seriösen Geschäftsführung.
Welche Dokumente der Aufbewahrungspflicht unterstehen
In der Praxis bestehen oft Unklarheiten über die Art der Dokumente, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterstehen. Das erstaunt nicht – schliesslich gibt es nicht das eine Gesetz, welches den Umgang mit allen Dokumentenarten regelt. Mit dem Obligationenrecht (OR), dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie weiteren Gesetzgebungen und Regularien für spezifische Branchen gibt es diverse Vorgaben, die massgebend sind. Zu den relevantesten Dokumententypen gehören:
- Jahresrechnung inklusive Bilanz, Erfolgsrechnung und allfällige Anhänge
- Geschäftsberichte und Revisionsberichte
- Konti und Journale
- Kreditoren- und Debitorenrechnungen
- Buchungsbelege
- Korrespondenz, die in einem Zusammenhang mit einem Geschäft steht
- Belege und Abrechnungen der Mehrwertsteuer
- Verträge und Personaldossiers
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen: 5, 10 oder 26 Jahre?
Das Wissen, welche geschäftsrelevanten Dokumenten zwingend aufbewahrt werden müssen, ist das eine. Doch wie lange müssen einzelne Dokumentenarten revisionssicher archiviert werden? Auch hier müssen verschiedene Gesetzgebungen und Regularien wie das OR und das MWSTG herbeigezogen werden. Denn auch wenn bei den meisten Dokumentenarten eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorgeschrieben wird, gilt das längst nicht für alle Geschäftsunterlagen.
- Eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren gilt für arbeitsrechtliche Personalakten. Geregelt wird diese spezifische Archivierungspflicht über die Arbeitgeberverordnung (ArGV).
- 10 Jahre aufbewahrt werden müssen Unterlagen wie die Jahresrechnung, Geschäfts- und Revisionsberichte, Konti und Journale. Auch Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Buchungsbelege, Verträge und Geschäftskorrespondenz fallen in diese Kategorie. Personaldossiers mit finanziellem Einfluss auf den Geschäftsgang – dazu gehören Lohndokumente und Sozialversicherungsdokumente – müssen ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden. (Quellen: kmu.admin.ch, swidoc.ch)
- Bei Dokumenten, die im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen wie Immobilien stehen, gilt eine Archivierungspflicht von 20 Jahren. Darunter fallen unter anderem Kaufverträge, Grundbucheinträge und weitere Liegenschaftsdokumente. (Quelle: juris.ch)
- Ganze 26 Jahre lang müssen Belege und Abrechnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer aufbewahrt werden. (Quelle: juris.ch)
Aufbewahrungspflicht: Vorteile der elektronischen Archivierung von Dokumenten
Beim Blick auf die unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die teilweise über ein Vierteljahrhundert lang gelten, wird schnell klar, dass in einem zeitgemässen wirtschaftlichen Umfeld innovative Lösungen gefragt sind. Hier setzen die Managed Services von CENT Systems – allen voran das Smart Archive – an. Die e-Archivlösung ist dank der elektronischen Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente eine platz- und ressourcensparende Alternative zu physischen Papierarchiven. Zudem bietet die Lösung in Bezug auf langfristige Aufbewahrungsfristen und die Einhaltung von GeBüV-Vorgaben weitere entscheidende Mehrwerte.
Bei der elektronischen Archivierung mit dem Smart Archive wird die Aufbewahrungspflicht automatisiert berücksichtigt
Die smarten Funktionen der e-Archivlösung von CENT Systems ermöglichen auf Grundlage von vordefinierten Parametern die automatische Berücksichtigung der jeweiligen Aufbewahrungspflichten. Für grosse Unternehmen und KMU fällt bei der digitalen Archivierung so ein aufwendiger Prozessschritt weg. Alternativ ist auch die manuelle Eingabe der relevanten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist möglich.
Revisionssicheres Archivieren Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente
Massgebend für die Art und Weise, wie geschäftsrelevante Unterlagen archiviert werden, ist die Verordnung zur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern (GeBüV). Im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung besagt die GeBüV-Verordnung unter anderem, dass die Unveränderbarkeit archivierter Dokumente gewährleistet werden muss. Ebenso wird verlangt, dass sämtliche relevanten Informationen vollständig und nachvollziehbar gespeichert sowie innert nützlicher Frist für Revisionen zugänglich sein müssen. Das Smart Archive von CENT Systems erfüllt diese Anforderungen mit Zeitstempeln und einer lückenlosen Protokollierung von Anpassungen von Dokumenten oder der Struktur. Auch die jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente entspricht den gesetzlichen Forderungen.
| GeBüV-Anforderung | Smart Archive Lösung |
|---|---|
| Informationsträger: Zur Gewährleistung der Integrität von gespeicherten Informationen müssen technische Verfahren angewendet werden. Der Zeitpunkt der Speicherung muss unverfälschbar nachweisbar sein. | Unveränderbare Zeitstempel auf Basis der Blockchain-Technologie belegen den Zeitpunkt der Speicherung. |
| Verfügbarkeit: Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass diese bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht von einer berechtigten Person innert angemessener Frist geprüft werden können. | Das Smart Archive garantiert eine jederzeitige Verfügbarkeit der gespeicherten Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist wird, basierend auf der Art des Dokuments, direkt von der e-Archivlösung vorgeschlagen oder kann von den Anwendern festgelegt werden. So wird sichergestellt, dass die archivierten Dokumente bis zum Ende der gesetzten Frist sicher aufbewahrt werden. |
| Integrität: Die Aufbewahrung muss in einer Weise erfolgen, die keine Änderungen zulässt, ohne dass sich diese feststellen lassen. | Anpassungen von Dokumenten oder innerhalb der Struktur werden detailliert in der Blockchain protokolliert. |
| Dokumentation: Die Geschäftsbücher müssen in Bezug auf Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren sowie Infrastruktur in verständlicher Weise dokumentiert und nach denselben Grundsätzen aufbewahrt werden. | Die e-Archivlösung von CENT Systems ermöglicht die Erstellung einer klar verständlichen und übersichtlichen Ordnerstruktur der digital archivierten Dokumente. |
| Allgemeine Sorgfaltspflicht: Die Aufbewahrung der Geschäftsbücher muss sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen erfolgen. | Die im Smart Archive gespeicherten Dokumente bieten eine massgeschneiderte digitale Umgebung für geschäftsrelevante Dokumente, die dank Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen höchsten Ansprüchen an den Datenschutz gerecht wird. |
| Organisation: Unternehmen stehen in der Pflicht, die zu archivierenden Informationen von aktuellen zu trennen sowie die Verantwortung für die archivierten Dokumente klar zu regeln und zu dokumentieren. | Das Smart Archive nimmt Rücksicht auf die organisatorischen Anforderungen gemäss GeBüV und schafft die Grundlage für eine klare Dokumentation der archivierten Dokumente. |
| Archiv: Die Informationen sind gemäss GeBüV systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriff auf die Dokumente sind aufzuzeichnen, wobei die Aufzeichnungen ebenfalls gemäss geltender Archivierungsfristen aufbewahrt werden müssen. | CENT Systems legt mit dem Smart Archive höchsten Wert auf die Datensicherheit. Sämtliche Datenserver liegen in der Schweiz, weshalb das Schweizer Datenschutzgesetz bei allen archivierten Dokumenten massgebend ist. Das Smart Archive ermöglicht überdies die Archivierung von Aufzeichnungen im Zusammenhang mit den geltenden Aufbewahrungsfristen. |
| Überprüfung und Datenmigration: Die für die Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente genutzten Informationsträger müssen regelmässig auf deren Integrität und Lesbarkeit geprüft werden. Eine Migration der Daten kann dann erfolgen, wenn die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sichergestellt sowie die fortwährende Verfügbarkeit und Lesbarkeit garantiert ist. Eine Datenmigration muss protokolliert werden. | CENT Systems hält die e-Archivlösung Smart Archive mit regelmässiger Wartung und Updates auf dem neusten Stand und begleitet Unternehmen, die auf den Managed Service setzen, über die Implementierung und das Onboarding hinaus. |
Datenschutz an erster Stelle: Das Smart Archive archiviert Ihre Unterlagen zuverlässig und sicher
Der Schutz von sensiblen Unternehmensdaten steht bei CENT Systems jederzeit an erster Stelle. Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden, sind im Smart Archive Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen implementiert. Sämtliche Datenserver befinden sich in der Schweiz und unterliegen entsprechend dem hiesigen Datenschutzgesetz.
Lernen Sie das Smart Archive kennen und profitieren Sie vom Know-how von CENT Systems!
Sie möchten für die rechtskonforme Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente auf ein zuverlässiges und erfahrenes Dienstleistungsunternehmen setzen und gleichzeitig von den Mehrwerten innovativer Managed Services profitieren? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf mit den Experten von CENT Systems und erfahren Sie mehr darüber, wie die Archivierungssoftware Smart Archive die elektronische Speicherung von Dokumenten effizient und zuverlässig sicherstellt. CENT Systems steht Ihnen bei jeder Projektphase von der Analyse bis zur Implementierung der Managed Services und darüber hinaus partnerschaftlich zur Seite.