Was stellen Sie sich unter einem Archiv vor? Die meisten Menschen denken dabei höchstwahrscheinlich nach wie vor an lange Gänge, verstaubte Akten und an die Zeit, die bei der Suche nach den richtigen Dokumenten verloren geht. Das Smart Archive von CENT Systems räumt diese Ansichten aus dem Weg und bietet in Zusammenarbeit mit swiDOC ein innovatives elektronisches Archiv zur rechtssicheren Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Das digitale Archiv macht das physische Archiv überflüssig. Gleichzeitig werden damit umfassende Mehrwerte geschaffen, die bisher als Zukunftsmusik galten. Dazu gehört die direkte Kommunikation mit den im e-Archiv archivierten Dokumenten via KI-Chatbot. Das digitale Archiv ermöglicht so nicht nur die Archivierung von Rechnungen, Belegen und anderen Dokumenten, sondern gibt sofort weiterführende Antworten auf komplexe Fragestellungen, die im Zusammenhang mit den digitalisierten Dokumenten stehen.

Welche Fragen kann ich dem digitalen Archiv stellen?

Das Smart Archive von CENT Systems ist eine Ergänzung der Digital Services «Smart Scanning» und der «Smart Mailbox». Je detaillierter die Parameter der einzelnen Dokumentenarten im Rahmen des Smart Scanning erfasst wurden, desto umfassender sind die Nutzungsmöglichkeiten des Smart Archive. Innerhalb der vordefinierten Parameter ist das e-Archiv in der Lage, komplexe Fragestellungen zu sämtlichen archivierten Informationen zu beantworten. Die Fragen können dem KI-Chatbot auf intuitive Weise gestellt werden. Möglich sind beispielsweise folgende Fragestellungen an das Smart Archive:

  • «Welche Dokumentenart wurde im Juli 2021 am häufigsten archiviert?
    Bei dieser Frage durchkämmt das Smart Archive sämtliche archivierten Dokumente und gibt sekundenschnell die im betreffenden Zeitraum am häufigsten archivierte Dokumentenart an.
  • «Welche Lieferantenrechnung weist im Zeitraum zwischen März 2018 und September 2021 den grössten Betrag auf?»
    Sämtliche nach dem Parameter «Lieferantenrechnung» archivierten Dokumente des betreffenden Zeitraums werden durchsucht und jene Rechnung mit dem grössten Betrag wird als Antwort herausgegeben. Das digitale Archiv geht auf Nachfrage auf weitere Spezifikationen rund um die entsprechende Rechnung ein. Eine mögliche Folgefrage lautet: «Gibt es weitere mit dieser Rechnung zusammenhängende Dokumente?»
  • Welcher Kunde hat in den letzten fünf Jahren die meisten Aufträge generiert?
    In diesem Fall rechnet das digitale Archiv sämtliche mit dem betreffenden Parameter (beispielsweise «Auftragsbeleg») archivierten Dokumente zusammen und listet blitzschnell jenen Kunden auf, der in Ihrem Unternehmen in den letzten fünf Jahren die meisten Aufträge generiert hat.
Fragen an das digitale Archiv: Beispiel HR

Das digitale Archiv bietet Abteilungen von Unternehmen oder Verwaltungen Mehrwerte, die weit über den einfachen Zugang zu archivierten Dokumenten hinausgehen. In HR-Abteilungen kann das e-Archiv mit der von CENT Systems eingesetzten KI auf komplexe Fragen konkrete Antworten liefern. Fragestellungen können so konkret auf Textinhalte der archivierten Dokumente angewendet werden:

  • «Hat Mitarbeiterin Dorothée Müller in Ihrem Zwischenzeugnis eine positive Beurteilung erhalten?»
  • «Verfügt Mitarbeiter Rolf Meier über Zertifikate, die innerhalb der nächsten zwei Jahre ablaufen?»
Fragen an das digitale Archiv: Beispiel Dokumentenmanagement

Die Verwaltung von Verträgen gehört zu den komplexeren Aufgaben von Unternehmen. Bei der Überführung in das Smart Archive von CENT Systems werden sämtliche Verträge mit den damit zusammenhängenden Metadaten archiviert. Das digitale Archiv wird damit zur massgeschneiderten digitalen Umgebung für die rechtskonforme und zuverlässige Aufbewahrung Ihrer Verträge. Der KI-Chatbot ist in der Lage, die archivierten Verträge zu analysieren und bietet sekundenschnellen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen. Mögliche Fragestellungen sind folgende:

  • «Haben wir innerhalb des Vertrags XY terminliche Verpflichtungen?»
  • «Liste mir alle Verträge auf, die im kommenden Quartal erneuert werden müssen. Zeige mir zudem die jeweiligen Abhängigkeiten zu weiteren Verträgen auf.»
  • «Gibt es im Zusammenhang mit Vertrag XY einen übergeordneten Rahmenvertrag?»

Das digitale Archiv ist individuell skalierbar

Solche und weitere komplexe Fragestellungen werden durch das tiefgreifende Textverständnis der von CENT Systems eingesetzten KI ermöglicht. Die hohe Skalierbarkeit des Smart Archive bietet zudem die Option, den Digital Service erst in einer Abteilung, beispielsweise der Administration, und danach schrittweise in anderen Bereichen wie den Finanzen, dem Dokumentenmanagement oder der IT zu implementieren. Auch innerhalb der Fragestellung ist eine Skalierung möglich: So lassen sich die intuitiven Suchabfragen beispielsweise auf einen Ordner oder eine getätigte Selektion von bestimmten Dokumenten anwenden.

Worin unterscheidet sich das Smart Archive in Bezug auf andere digitale Archive?

Das Smart Archive von CENT Systems vereint gegenüber gängigen digitalen Archiven diverse Vorteile auf sich. Die einfache Zugänglichkeit zu den archivierten Informationen via KI-Chatbot macht wertvolle Unternehmensinformationen jederzeit zugänglich und erweckt vermeintlich inaktive Dokumente zum Leben. Die so gewonnenen Erkenntnisse bergen grosses Potenzial für die zukünftige Entwicklung von Unternehmen. Zu den Vorteilen des Digital Services Smart Archive gehören:

  • Chatmöglichkeit: Die intuitive Kommunikation mit dem KI-Chatbot bietet Zugang zu den benötigten Informationen –  schnell, skalierbar und sicher.
  • Betriebsinterne KI: Anders als die dominierenden KI-Modelle rund um ChatGPT und Co. ist die von CENT Systems eingesetzte KI nur innerhalb Ihrer Firmengrenzen aktiv. Innerhalb dieser Grenzen bleiben auch die sensiblen Daten.
  • Datenstandort Schweiz: CENT Systems legt höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und implementiert hierfür modernste Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen. Sämtliche Datenserver befinden sich in der Schweiz und unterliegen demnach dem hiesigen Datenschutzgesetz.
  • GeBüV-konform: Das Smart Archive erfüllt sämtliche GeBüV-Vorgaben und ist für die gesetzeskonforme Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente und Daten geeignet. Fälschungssichere Zeitstempel schützen die Daten und machen jede Änderung nachvollziehbar. Den Qualitätsanspruch in Bezug auf die Datensicherheit beweist CENT Systems mit der Zertifizierung nach ISO 27001:2022.

Digitalisieren Sie Ihr Archiv mit dem Smart Archive von CENT Systems

Mit dem Smart Archive holen Sie das Maximum aus Ihren geschäftsrelevanten Daten. Kontaktieren Sie die Expertinnen und Experten von CENT Systems und erfahren Sie in einem kostenlosen Erstgespräch mehr über die intuitiven Funktionen und die einzigartigen Mehrwerte unseres Digital Services.