Rund 50’000 Dokumente werden bei CENT Systems jeden Tag verarbeitet. Ein wesentlicher Teil davon besteht aus physischer Post, die im Rahmen des Smart Scanning von CENT Systems gescannt und klassifiziert wird. Doch wie genau funktioniert eigentlich der Digital Service Smart Scanning? Inwiefern unterscheiden sich die Abläufe bei verschiedenen Kundinnen und Kunden? Und wie gewährleistet CENT Systems die gleichbleibend hohe Qualität beim Scannen von Dokumenten? Fragen wie diesen stellten sich Sinije Shaqiri und Aleyna Parlak vom Team Input Operations im CENT-Interview.

Sinije und Aleyna, wie erklärt ihr einem Digitalisierungslaien euren Job?

Sinije: Im Team Input Operations haben wir sehr abwechslungsreiche Aufgaben. Diese bestehen hauptsächlich aus der Digitalisierung und der anschliessenden Klassifizierung der eingehenden Post unserer Mandate – dem sogenannten Smart Scanning von CENT Systems. Unterstützt werden wir dabei von einem modernen Scanner-Park. Der neuste Scanner öffnet die eingehenden Couverts eigenständig und entnimmt den Inhalt mit zwei kleinen Saugnäpfen, sodass wir direkt mit dem Smart Scanning starten können.

Aleyna: Jedes eingescannte Dokument wird anschliessend automatisch kategorisiert. Lediglich Stichproben werden zur Qualitätssicherung manuell durch unser Team geprüft. Die Klassifizierung wird auf Grundlage der gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden vordefinierten Parameter vorgenommen. In der Praxis bedeutet dies, dass bei jedem Papierdokument systematisch geprüft wird, ob es sich beispielsweise um eine Verordnung, einen Arztbrief, eine Rechnung oder diverse andere Dokumentenarten handelt. Die Scan- und Klassifizierungsprozesse laufen im Team Input Operations immer parallel.

Sinije Shaqiri
Sinije Shaqiri ist seit zwei Jahren für CENT Systems tätig. Die Teamleiterin Input Operations sorgt mit ihrer Zielstrebigkeit für zuverlässige Scanning-Services.
Inwiefern unterscheiden sich die Scanvorgänge für verschiedene Kundinnen und Kunden?

Sinije: Jedes Mandat zeichnet sich durch ganz spezifische Bedürfnisse aus. Entsprechend unterschiedlich ist auch die jeweilige Klassifizierung der gescannten Dokumente. Einige Kunden wünschen beispielsweise eine Trennung von Beleg und Rechnung, andere wünschen ein Gesamtpaket. Darauf nehmen wir Rücksicht – je nach Auftragslage auch abteilungsübergreifend.

Welche Arbeiten fallen beim Scannen der Dokumente an?

Aleyna: Nachdem wir die physische Post unserer Mandanten erhalten haben, teilen wir diese nach Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams Input Operations auf. Danach werden die Dokumente gescannt und unter Berücksichtigung der spezifischen Kundenbedürfnisse entsprechend klassifiziert.

Kunden schätzen insbesondere die Effizienz und Zuverlässigkeit der Digital Services von CENT Systems. Wie gewährleistet ihr die gleichbleibend hohe Qualität des Smart Scanning?

Sinije: Sobald wir das Smart Scanning für unsere Mandanten erfolgreich durchgeführt haben, helfen wir unseren Kolleginnen und Kollegen aus. Aus diesem Grund führen wir laufend interne Schulungen durch – denn nur wenn alle über die Klassifizierungs-Anforderungen aller Mandate Bescheid wissen, können wir unsere Arbeit effizient erledigen. So können wir garantieren, dass sämtliche eingehende Post von uns am selben Tag digitalisiert und in die Folgesysteme unserer Kundinnen und Kunden übertragen wird.

Aleyna Parlak
Aleyna Parlak arbeitet seit rund eineinhalb Jahren bei CENT Systems. Vor ihrer aktuellen Tätigkeit als stellvertretende Teamleiterin Input Operations sammelte sie bei CENT Systems bei der Erfassung von Dokumenten wertvolle Erfahrungen.
Was fasziniert euch persönlich am Smart Scanning?

Aleyna: Da muss ich zwei Punkte nennen: Einerseits finde ich den technischen Fortschritt faszinierend. Mit unserem neusten Scanner konnten unsere Scanning-Prozesse noch einmal stark beschleunigt werden. Andererseits mag ich die Abwechslung, die unsere Arbeit im Team Input Operations bietet.

Sinije: Ich bin ebenfalls begeistert von den technischen Verbesserungen, die mit dem neuen Scanner einhergehen. Die Prozesse sind nicht nur effizient, sondern ermöglichen es uns auch, unsere Aufgaben im ergonomischen Sinne bequem zu erledigen.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen aus?

Sinije: «One CENT, One Team»! Wir leben dieses Motto intern wirklich und helfen uns in hektischeren Zeiten auch abteilungsübergreifend gerne aus. Diese Hilfsbereitschaft zeigt sich im ganzen Unternehmen über alle Funktionen und Teams hinweg.

Aleyna: Zu wissen, dass die Kolleginnen und Kollegen füreinander da sind, hat einen sehr positiven Einfluss auf unser Arbeitsklima.

Mit dem Smart Scanning seid ihr verantwortlich für einen der drei prominenten Digital Services von CENT Systems. Wie digital seid ihr am Feierabend unterwegs?

Aleyna: Weniger, als man denken würde! Nach einem ganzen Arbeitstag am PC und am Scanner lege ich privat das Smartphone am Abend gerne auch einmal beiseite.

Sinije: Über Mittag sind wir via Stellvertretungen für unsere Kundinnen und Kunden erreichbar. Am Abend geniesse ich jedoch den Feierabend – auch in digitaler Form, beispielsweise mit dem Smartphone.

Individuelle Digitalisierungslösungen von CENT Systems

Mit Smart Scanning macht CENT Systems den Weg frei für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen. Der Digital Service erfasst sämtliche eingehenden physischen und digitalen Dokumente, Aufzeichnungen, Bilder und weitere Dateien schnell, zuverlässig und rechtskonform. Das Smart Scanning schafft so die Grundlage für die Implementierung weiterer Digital Services wie der Smart Mailbox und dem intelligenten Smart Archive, die zu einer markanten Effizienzsteigerung in Unternehmen führen. Das Zusammenspiel der KI-gestützten Digital Services und die weitreichenden Vorteile der Digitalisierungslösungen von CENT Systems werden hier umfassend erklärt.

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