Der physische Posteingang ist für viele KMU, grössere Unternehmen sowie Behörden und Institutionen nach wie vor essenziell. Was morgens mit der Post ankommt, bestimmt zu grossen Teilen die Agenda des Tages: Rechnungen, Kündigungen, Bestellungen, Verträge, Mutationen – die Vielfalt der eingehenden Dokumente ist gross. Das Problem: Wenn der Posteingang sich nicht effizient bearbeiten lässt, wird dieser innert kürzester Zeit zum Flaschenhals sämtlicher betrieblicher Abläufe. Ein digitaler Briefkasten ist deshalb die Antwort auf viele drängende Herausforderungen von Unternehmen.

Intelligente Funktionen für Ihren elektronischen Postkorb

Die Smart Mailbox wurde entwickelt, um den in Unternehmen eingehenden Datenfluss zu bündeln und die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu erhöhen. Verantwortlich dafür sind die intelligenten Sortier-Algorithmen des elektronischen Postfachs, welche auf Basis vordefinierter Parameter sämtliche Dokumente vollautomatisiert an die entsprechenden Teams oder Mitarbeitenden weiterleiten. Dieses innovative Zuweisungsregelwerk wird von den Digitalisierungsexperten von CENT Systems gemeinsam mit den Auftraggebern definiert. So kann die Smart Mailbox passgenau auf die spezifischen Bedürfnisse von KMU, grösseren Unternehmen, Behörden oder Institutionen adaptiert werden. Nach der Implementierung der Smart Mailbox werden sämtliche eingehenden Daten ausgelesen und gemäss Zuweisungsregelwerk verteilt. Der Digital Service verschafft den zugewiesenen Mitarbeitenden auf diese Weise einen Echtzeit-Überblick über alle Dokumente, die das Unternehmen via E-Mail, Web-Applikationen oder auf anderem digitalen Weg erreichen. Ganz egal, wann und wo sie arbeiten.

Wie die Smart Mailbox Ihren Workflow optimiert

Zu den faszinierendsten Mehrwerten des smarten Postfachs gehört die Möglichkeit, Workflow-Prozesse mit dem digitalen Posteingang zu verknüpfen. In der Praxis bedeutet dies, dass das eingehende Dokument, welches aufgrund der vordefinierten Parameter der Abteilung «A» zugeteilt wird, in der Abteilung «B» automatisch einen Subprozess auslöst. Dies kann beispielsweise eine Liste mit neuen Aufgaben inklusive Fälligkeit sein. Die Produktivität in Unternehmen, Behörden oder Institutionen kann so über verschiedene Teams auf ein neues Niveau gehoben werden. Zusätzlich können die mit der Smart Mailbox verarbeiteten Dokumente im laufenden Betrieb mit weiteren Informationen angereichert und auf die Anforderungen von Drittsystemen adaptiert werden.

Fallbeispiel Immobilienbewirtschaftung: digitaler Workflow von der Kündigung bis zur Wohnungsübergabe

Die fiktive «Wohnen mit Aussicht GmbH» bewirtschaftet mehrere hundert Objekte in der ganzen Deutschschweiz und beschäftigt rund 50 Mitarbeitende. Zu den täglichen Geschäften der Immobilienbewirtschaftung gehören diverse Aufgaben wie Mietvertragsmanagement, Inkasso, Mahnwesen und Buchhaltung bis hin zur Wartung und Instandhaltung der Gebäude oder Wohnungsübernahmen und -übergaben. Viele dieser Aufgaben stehen in einem direkten Zusammenhang und können in Form von Subtasks mit der Smart Mailbox verknüpft werden. Die Subtasks werden von den Digitalisierungsexperten von CENT Systems gemeinsam mit der fiktiven «Wohnen mit Aussicht GmbH» definiert und direkt in der Smart Mailbox implementiert. Erreicht also das Kündigungsschreiben von Max Muster aus Olten das Unternehmen, können diverse Subtasks automatisiert ausgelöst werden:

• Das Kündigungsschreiben wird der zuständigen Abteilung zugewiesen und bearbeitet
• Die Buchhaltung wird benachrichtigt, dass die Miete per Auszug von Max Muster nicht mehr fällig ist
• Das zuständige Team für die Wohnungsübergabe wird informiert, bis wann die Übergabe spätestens terminiert werden muss
• Die Administration wird benachrichtigt, dass die Wohnung per sofort auf Immobilienportalen ausgeschrieben werden soll

Skalierbar für kleine Unternehmen bis hin zu Behörden und Institutionen

Aufgrund der Skalierbarkeit der Smart Mailbox sind dem Zuweisungsregelwerk des Digital Services keine Grenzen gesetzt. Auch die Anzahl Mitarbeitende eines Unternehmens oder einer Institution spielen hinsichtlich des Potenzials für Workflow-Optimierungen keine Rolle. Die von der Smart Mailbox generierten Vorteile für betriebliche Abläufe wachsen hingegen mit der Komplexität der vordefinierten Kriterien. Weitere Branchenbeispiele zeigen auf, wie vielfältig die im Zusammenhang mit einer e-Postkorblösung einzigartigen Workflow-Optimierungen angewendet werden können:

• Gesundheitseinrichtungen: Alters- und Pflegeinstitutionen müssen von der Eintrittserfassung über die medizinische Versorgung bis hin zur Abrechnung mit Krankenkassen diverse Dienstleistungen gewährleisten. Die automatischen Sortier-Algorithmen der Smart Mailbox können im Zusammenhang mit dem definierten Zuweisungsregelwerk als wertvolle Unterstützung für schlanke, zuverlässige betriebliche Prozesse dienen.
• Logistik und Transport: Lieferschein-Dokumente und Verträge sind in der Logistik- und Transportbranche von grosser Bedeutung. Die Smart Mailbox bietet den zugewiesenen Mitarbeitenden einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf sämtliche gescannten Lieferscheine. Automatisch ausgelöste Subtasks können hier abteilungsübergreifend vielseitige Mehrwerte bieten.
• Treuhandwesen: In Treuhandbüros kann die Smart Mailbox zum entscheidenden Faktor werden: So wird einerseits die eingehende Post mit intelligenten Sortier-Algorithmen den jeweiligen Mitarbeitenden zugewiesen, andererseits können die oft langwierigen juristischen Abläufe mit spezifischen Subtasks automatisch terminiert werden.
• Versicherungen: Ein eingehender Schadensfall ist ein Paradebeispiel für eine Aufgabe mit mehreren Subprozessen. Während die Smart Mailbox die Dokumente an die zugewiesenen Teams verteilt, werden zeitgleich Subtasks mit entsprechenden To-dos und Fälligkeiten eröffnet, um die ganzheitliche und zuverlässige Bearbeitung des Schadensereignisses sicherzustellen.

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Noch mehr Potenziale für Workflow-Optimierungen entfaltet das digitale Postfach im Zusammenspiel mit den weiteren Digital Services Smart Scanning und Smart Archive von CENT Systems. Das Smart Scanning digitalisiert sämtliche eingehenden Dokumente, handschriftlichen Notizen, Fotografien, Röntgenbilder oder andere Sendungen und leitet diese dank KI vollautomatisch direkt an den richtigen Postkorb der Smart Mailbox weiter. Nachdem die Dokumente den vordefinierten Workflow durchlaufen haben, bietet das Smart Archive eine massgeschneiderte digitale Umgebung für die Archivierung von Daten. KI-gestützte Funktionen ermöglichen die intuitive Interaktion mit den im Smart Archive gespeicherten Dokumenten und schaffen so einen bleibenden Mehrwert für den gesamten Workflow.

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