Ob ISO-Zertifizierung, FINMA-Vorgaben, GeBüV-Konformität und mehr – externe Nachweise gehören in der Schweiz gerade für Finanzdienstleister und Behörden längst zum Alltag. Auch mittelständische Unternehmen und Organisation aus anderen Bereichen sind in einer zunehmend regulierten und vernetzten Welt mit einem wachsenden Zertifizierungsdruck konfrontiert. Oft geht dabei eines vergessen: Wurden Zertifikate früher oft als regulatorische Pflicht (miss-)verstanden, sind diese heute ein zentrales Element für Unternehmen, um Vertrauen aufzubauen und die Wettbewerbsfähigkeit unter Beweis zu stellen. Fremdzertifizierungen schaffen in diesem Sinne nicht nur gegenüber Aufsichtsbehörden wie der FINMA Klarheit, sondern richten sich auch an Kunden und Geschäftspartner.
Weshalb digitale Ablagesysteme bei externen Audits den Unterschied machen können
Die hohen Anforderungen, die Fremdzertifizierungen und externe Audits mit sich bringen, stellen die Struktur und die Prozesse von Unternehmen und Organisationen auf die Probe. Digitale Ablagesysteme und eine moderne Dokumentenverwaltung können aus verschiedenen Gründen entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Zertifizierung sein. Viele Zertifizierungen, beispielsweise ISO 9001 oder ISO 27001, verlangen Nachweise von internen Prozessen oder Verfahren. Digitale Ablagesysteme ermöglichen die dafür benötigte nachvollziehbare, einheitliche Struktur. Auch Anforderungen wie ein schneller Zugriff auf bestimmte Nachweise sowie eine Versionshistorie oder Änderungsprotokolle können durch digitale Ablagesysteme garantiert werden. Mit der digitalen Dokumentenablage setzen Unternehmen und Behörden deshalb auf Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit – und erhöhen ihre Audit-Fähigkeit so bereits vor der eigentlichen Zertifizierung.
Physische Archivierung von Papier? Oft ein Missverständnis
Auch im Zeitalter der Digitalisierung herrscht bei vielen Unternehmen und Organisationen die Meinung vor, dass wichtige Dokumente physisch verfügbar sein müssen. «Dabei handelt es sich um ein weit verbreitetes Missverständnis», erklärt Dr. Bruno Wildhaber, Managing Partner von KRM Swiss. Als Experte für Datenmanagement, Datenschutz und Information Governance war er bei der GeBüV-Zertifizierung des Smart Archive von CENT Systems direkt involviert. Die gesetzlichen Anforderungen, die an ein digitales Dokumentenmanagement gestellt werden, kennt er aus jahrzehntelanger Erfahrung. «Im Bereich Information Governance sind Redundanzen verpönt. Wir geben den Unternehmen, die sich von uns zertifizieren lassen, deshalb immer mit auf den Weg, dass eine doppelte Ablage, also physisch und digital, zu vermeiden ist», erklärt Dr. Bruno Wildhaber. 99 Prozent aller geschäftsrelevanten Dokumente, so der Experte von KRM Swiss weiter, können problemlos digital aufbewahrt werden – vorausgesetzt, die hohen Anforderungen in Bezug auf Verifizierungen, Aufbewahrungsfristen oder Integritätsschutz sind gewährleistet. Im Interview erklärt Dr. Bruno Wildhaber, was es mit diesen Punkten auf sich hat und wo seiner Meinung nach die Stärken des Smart Archive von CENT Systems liegen.
Herr Dr. Wildhaber, in welchen Fällen sehen Sie für Unternehmen einen wirtschaftlichen oder strategischen Nutzen von Fremdzertifizierungen, die über die reine Pflicht hinausgehen?
Dr. Bruno Wildhaber: In Bezug auf die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) bietet eine Zertifizierung die Sicherheit, dass die angebotene Lösung rechtskonform ist. Um die Bedeutung dieser Aussage zu unterstreichen, hole ich etwas aus: Die Schweiz war vor 25 Jahren europaweit das erste Land, das die vollelektronische Buchhaltung erlaubte. Mit dieser Erlaubnis wurden jedoch auch strenge Rahmenbedingungen, auch technischer Natur, notwendig. Dank der damals geschaffenen Regeln haben wir verlässliche Rahmenbedingungen zur rechtskonformen elektronischen Archivierung von Dokumenten. Gleichzeitig wurde damit der Weg bereitet für die heutigen modernen Lösungen im Bereich der digitalen Ablage.
Diese angesprochene GeBüV-Zertifizierung haben Sie unlängst für das Smart Archive von CENT Systems vorgenommen. Wie nehmen Sie diesen Managed Service wahr?
Beim Smart Archive handelt es sich um ein modernes, blockchain-basiertes Archivsystem. Dadurch ist das Smart Archive in vielen Belangen sehr hoch einzustufen – gerade in Bezug auf den Integritätsschutz der archivierten Dokumente. Das Smart Archive ist flexibel einsetzbar und eignet sich aus meiner Perspektive für diverse Anwender, die auf ein elektronisches Archiv setzen möchten, ohne dafür ein komplettes DMS-System im grösseren Stil implementieren zu müssen. Die für das Smart Archive ausgestellte GeBüV-Zertifizierung bescheinigt dem Service von CENT Systems, dass die digitale Archivierung mit dem Smart Archive sämtliche Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung GeBüV garantiert.
Welcher Punkt ist bei digitalen Ablagesystemen aus Ihrer Sicht der wichtigste?
Das ist ganz klar der Integritätsschutz. Dieser verhindert mit entsprechenden Mechanismen, dass ein elektronisch abgelegtes Dokument abgeändert oder verfälscht werden kann. Der Integritätsschutz ist gleichzeitig der zentrale Unterschied zu einer einfachen digitalen Speicherung. Wenn ein Unternehmen seine Rechnungen «nur» auf einem Laufwerk und ohne zusätzlichen Schutz in der Cloud abspeichert, hat das nichts mit einer elektronischen Archivierung zu tun. Davon kann man erst sprechen, wenn es sich um ein geprüftes System mit diversen Funktionalitäten handelt. Diese Funktionalitäten zu prüfen, ist eine der Aufgaben von KRM Swiss.
Wie das Smart Archive dank der GeBüV-Zertifizierung neue Möglichkeiten für Unternehmen und Behörden eröffnet
Die durch KRM Swiss ausgestellte GeBüV-Zertifizierung attestiert dem Smart Archive von CENT Systems die Einhaltung sämtlicher Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung. Dadurch eignet sich das Smart Archive als gesetzeskonformer Managed Service zur digitalen Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente. Die gesetzeskonforme Lösung zur Langzeitarchivierung bietet auch in Bezug auf Fremdzertifizierungen oder externe Audits besondere Mehrwerte. Dazu gehören die von vielen Audits verlangte Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Revisionssicherheit) an Dokumenten mit Zeitstempeln, die zuverlässige Einhaltung von gesetzlich relevanten Aufbewahrungsfristen sowie die Skalierbarkeit auf die Bedürfnisse von KMU, Grossunternehmen oder Behörden. KI-gestützte Suchfunktionen machen die archivierten Dokumente zudem schnell und einfach zugänglich. Die spezifischen Besonderheiten des Smart Archive von CENT Systems auf einen Blick:
- Blockchain-Technologie zur Gewährleistung der gesetzlich vorgegebenen Datenintegrität und der revisionssicheren Archivierung
- Zeitstempel und kontrollierbare Löschvorgänge für die Nachvollziehbarkeit, Versionierung und lückenlose Protokollierung von Änderungen
- Swissness dank vollständig in der Schweiz entwickelter und betriebener Lösung
- Datenstandort Schweiz für eine datenschutzkonforme digitale Ablage von Unterlagen
- KI-Chatfunktion für effizienten Zugang zu gespeicherten Dateien und Erkennen von übergreifenden Zusammenhängen
- Intelligente Suchfunktionen mit Volltext, Attributen und frei wählbaren Tags
- Userfreundlichkeit dank strukturierten Ordnern und implementierten Verzeichnisstrukturen
- Skalierbar auf die individuellen Anforderungen von KMU, Grossunternehmen oder Behörden und Organisationen
- Wahlweise Integration in eine innovative Gesamtlösung mit den Managed Services Smart Scanning und Smart Mailbox von CENT Systems
Entdecken Sie die besonderen Mehrwerte des Smart Archive
Sie möchten den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen initiieren und gleichzeitig die Grundlage für erfolgreiche Fremdzertifizierungen oder externe Audits legen? Dann nehmen Sie Kontakt mit unseren Digitalisierungsexperten auf und erfahren Sie, welche besonderen Mehrwerte das Smart Archive Ihrem Unternehmen bietet. Für eine durchgängige Prozessoptimierung im Sinne einer Gesamtlösung bietet CENT Systems überdies Business Walkthroughs zur Analyse der vorhandenen Optimierungspotenziale in Unternehmen und Organisationen an.