Jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen zu haben, ist für Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden. Die Digitalisierung eröffnet bei der Archivierung von wichtigen Informationen wie auch bei der revisionssicheren Archivierung von relevanten Dokumenten eine bedeutende Rolle. Gegenüber physischen Archiven bieten effiziente digitale Lösungen diverse Vorteile wie Platzersparnis und Schutz vor äusseren Einflüssen wie Wasser- oder Brandschäden. In diesem Beitrag gehen vertieft auf die Grundlagen und Vorteile von digitalen Archivierungslösungen ein. Und wir zeigen Ihnen auf, wie Sie die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution mit einem papierlosen Archiv modernisieren können.

Dokumente digitalisieren – welche Vorteile haben Unternehmen?

Das Wort «Archiv» ist in unseren Köpfen unweigerlich mit endlosen Regalreihen verbunden, in denen mit Akten, Belegen und Verträgen gefüllte Ordner stehen. Das hat, angesichts der technologischen Umstände, jahrzehntelang funktioniert. Nur: Die Regalreihen werden jedes Jahr länger. Und je mehr Dokumente im physischen Archiv abgelegt werden, desto zeitraubender wird es, wenn Dokumente hervorgesucht werden müssen. Im Zeitalter der Digitalisierung kommen in jedem Unternehmen zahlreiche digitale Dokumente hinzu. E-Mails werden an die verschiedenen Abteilungen geschickt, Formulare auf Webseiten werden ausgefüllt und elektronische Anfragen müssen beantwortet werden. Um dieser Datenflut gerecht zu werden, setzen zukunftsgerichtete Unternehmen und Verwaltungen heutzutage auf ein digitales Dokumentenmanagement. Zentraler Bestandteil dieses Dokumentenmanagements ist ein digitales Archivierungssystem. Hier werden reale und digitale Dokumente zusammengeführt, sodass die Daten nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens aufbereitet werden. Auf diese Weise steht das gesamte Firmenwissen jederzeit an jedem (zugewiesenen) Arbeitsplatz zur Verfügung. Ein digitales Archiv hat aber noch mehr zu bieten als die schnelle Auffindbarkeit der gespeicherten Daten.

Die digitale Archivierung bietet folgende zentralen Vorteile für Unternehmen und Verwaltungen:

• Geringer Platzbedarf bei gleichzeitig grosser Speicherkapazität.
• Das gesamte Unternehmenswissen bleibt verfügbar und alle Mitarbeitenden können darauf zugreifen.
• Rechtssicherheit dank rechtskonformer Archivierung.
• Haftungsrisiken werden minimiert.
• Alle Unterlagen sind vor Zerstörung oder Vernichtung, beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.
• Das Archiv ist nahezu unbegrenzt erweiterbar.
• Zuverlässige Langzeitarchivierung der gescannten Dokumente.
• Optimierung des Workflows dank intelligenter Archivierungssoftware.

Revisionssicheres Archivieren: Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher GeBüV legt fest, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege, der Geschäftsbericht sowie der Revisionsbericht jeweils zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Unterlagen, die der Berechnung der Eigennutzung unbeweglicher Gegenstände wie Immobilien dienen, müssen aus steuerrechtlichen Gründen sogar 20 Jahre aufbewahrt werden. Weiter sieht das Gesetz vor, dass jede berechtigte Person innerhalb einer angemessenen Frist in der Lage sein muss, die die Geschäftsbücher und Buchungsbelege einzusehen und zu prüfen. Die elektronische Archivierung der geschäftsrelevanten Daten ist ausdrücklich dann erlaubt, wenn die aufbewahrungspflichtigen Daten so gespeichert werden, dass Veränderungen oder Löschungen auf dem Datenträger selbst nachweisbar ist. CENT Systems hat jahrelange Erfahrung mit sicheren und skalierbaren digitalen Speicherplätzen und ermöglicht so revisionssichere Dokumentenarchivierung unter Einhaltung der erforderlichen GeBüV-Richtlinien. Unseren hohen Qualitätsanspruch bei der Sicherheit und in Bezug auf rechtliche Aspekte bei der Speicherung und der gesetzeskonformen Archivierung stellen wir mit unserer Zertifizierung nach ISO 27001:2022 unter Beweis.

Wie lassen sich physische Dokumente und Unterlagen digitalisieren?

Im Rahmen unserer Dienstleistungen im Bereich Intelligent Scanning bieten wir unseren Kundinnen und Kunden sowohl die Archiv Digitalisierung vor Ort als auch das automatische Scanning an unserem Standort in Lohn-Ammannsegg. An unserem Standort setzt unser motiviertes Team auf moderne und leistungsstarke Technik, um sämtliche Ihrer physischen Medien sowie Ihre Post in diversen Formaten digital zu scannen und für die weitere Nutzung zu verarbeiten. Die Archiv Digitalisierung vor Ort – also direkt bei Ihnen – kommt insbesondere dann zum Zug, wenn es sich um besonders sensible Dokumente, Rechnungen oder andere Unterlagen handelt. In diesem Fall profitieren Sie vom On-Site Scanning von CENT Systems, das direkt in Ihren Räumlichkeiten durchgeführt wird. Einen Einblick in diesen Service bieten wir Ihnen mit unserer Referenz Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt.

Wie sieht ein digitales Dokumentenarchiv aus?

Generell ist mit einem digitalen Dokumentenarchiv das Speichern von Dokumenten auf einem elektronischen Datenträger gemeint. Heute kommen auch Cloud-Lösungen als Datenspeicher in Betracht. Jedes Unternehmen verfügt über branchenspezifische Kommunikationswege, weshalb die entsprechenden Systeme zur Ablage und Archivierung individuell gestaltet sind. Aus diesem Grund bietet CENT Systems massgeschneiderte e-Archivelösungen, die eine ganzheitliche digitale Umgebung für das Organisieren, Speichern und Aufrufen Ihrer Dokumente und Belege garantieren. Zu den Vorteilen unserer e-Archiv-Lösungen gehören folgende Punkte:

• Digitaler Speicherplatz: Wir bieten Ihnen Raum für unbegrenztes und langfristiges digitales Wachstum und berücksichtigen dabei die rechtlichen Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen nach GeBüV.
• Sicherheit: Die Sicherheit Ihrer Daten ist bei uns garantiert. Wir implementieren fortschrittliche Sicherheitsmassnahmen, Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen und schützten so Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen.
• Versionskontrolle: Mit der integrierten Versionskontrolle können Sie Änderungen an Ihren digitalen Dokumenten zuverlässig nachverfolgen. Dies ermöglicht eine revisionssichere elektronische Archivierung und erleichtert die Prozesse und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung.
• Gesetzeskonforme Archivierung: Unsere e-Archiv-Lösungen erfüllen sämtliche Bedingungen für eine gesetzeskonforme Archivierung Ihrer relevanten Dokumente und Daten. CENT Systems ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert.
• Intelligente Metadatenverwaltung: Wir bieten Ihnen eine intelligente Metadatenverwaltung, mit welcher Sie Ihre Dokumente automatisiert kategorisieren, indexieren und taggen können. Ihre Geschäftsprozesse können so weiter digitalisiert und optimiert werden.
• Intuitive Such- und Abruffunktionen: Mit den intuitiven Such- und Abruffunktionen von CENT Systems erhalten Sie einen intelligenten Zugriff auf Ihre geschäftlichen Unterlagen: Eine Volltextsuche, Filteroptionen und benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen einen effizienten Zugang zu Ihren archivierten Dokumenten.
• Flexibilität: CENT Systems kennt die Anforderungen, die der digitale Wandel mit sich bringt. Unsere e-Archiv-Lösungen sind skalierbar und passen sich den Bedürfnissen von KMU oder Grossunternehmen an.

Unser Know-how für die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente

Die Expertinnen und Experten von CENT Systems verfügen über das passende Know-how für die digitale Verarbeitung und Archivierung Ihrer Dokumente. Wir übernehmen das Scannen von Dokumenten für Sie und schaffen mit unseren Managed Services die Grundlage für automatisierte Unternehmensprozesse. Als Unternehmen profitieren Sie nicht nur von einem verbesserten Fokus auf Ihr Kerngeschäft, sondern auch vom Wegfall des physischen Papierarchivs, Kosteneinsparungen und verbesserten Prozessen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere individuellen Digitalisierungslösungen und unsere Services im Bereich Business Process Outsourcing zu erfahren.