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Archivierung: So archivieren sie ihre Dokumente richtig

Digitalisierung Ihrer Dokumente

Archivierung: So archivieren sie ihre Dokumente richtig

Archivierung

Informationen bedeutet Wissen: über sämtliche Geschäftsabläufe, Geschäftspartner, Kunden und Interessenten, über Produkte und Prozesse. Stets über die richtigen Informationen zu verfügen, ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden. Die Digitalisierung eröffnet die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren und die Informationen dann griffbereit zu haben, wenn sie benötigt werden. Das gilt für den täglichen E-Mail-Eingang genauso wie für archivierte Unterlagen und Dokumente.

Die Cent Systems AG hat sich seit 1985 darauf spezialisiert, Dokumente zu digitalisieren. Das kompetente Mitarbeiterteam verarbeitet täglich über 30’000 Kundendokumente, die uns auf dem Postweg oder digital erreichen. Unser Ziel ist es, ihren täglichen Posteingang sowie sämtliche Geschäftsdokumente in ihre digitalen Prozesse zu integrieren. Wir führen den gesamten Verarbeitungsprozess vom Aufbereiten der Dokumente bis zum sicheren Export durch.

Wie lange muss man Dokumente archivieren? 

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Schweizer Obligationenrecht sowie in anderen öffentlich-rechtlichen Rechtsquellen geregelt. Demnach beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Unterlagen, die der Berechnung der Eigennutzung unbeweglicher Gegenstände wie Immobilien dienen, müssen aus steuerrechtlichen Gründen sogar 20 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen Betriebsrechnungen und Bilanzen im Original vorliegen. Alle anderen Unterlagen können digitalisiert werden.

Welche Vorteile gibt es, Dokumente zu archivieren? 

Das Wort «Archiv» ist unweigerlich mit endlosen Regalreihen verbunden, in denen ein Ordner neben dem anderen steht. Alle sind fein säuberlich beschriftet und mit Inhaltsverzeichnis versehen. Jedes Jahr werden die Regalreihen länger. Müssen Dokumente aus dem Archiv besorgt werden, ist das eine zeitraubende Angelegenheit.

Heute kommen zu den Unterlagen auf Papier noch zahlreiche digitale Dokumente hinzu. Täglich gehen in allen Abteilungen E-Mails ein. Die Formulare auf Webseiten werden ausgefüllt. Elektronische Anfragen wollen bearbeitet werden.

Digitale Archivierungssysteme führen reale und digitale Dokumente zusammen. Darüber hinaus bereiten sie die Daten nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens auf. Das gesamte Firmenwissen kann so jederzeit an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.

Ein digitales Archiv hat aber noch mehr zu bieten als geringen Platzbedarf und schnelle Auffindbarkeit. Folgende Vorteile gibt es, auf diese Weise Dokumente zu archivieren: 

  • Das gesamte Unternehmenswissen bleibt verfügbar. 
  • Alle gesetzlichen Fristen werden eingehalten. 
  • Haftungsrisiken werden minimiert. 
  • Steuerliche Nachteile werden vermieden. 
  • Alle Unterlagen sind vor Zerstörung oder Vernichtung geschützt. 
  • Das Archiv ist nahezu unbegrenzt erweiterbar. 

Suchen Sie Wege, ihre betriebliche Effizienz nachhaltig zu steigern? Die digitale Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente und Unterlagen spart Platz, Zeit, Mitarbeiterressourcen und damit bares Geld. Das gebündelte und uneingeschränkt zugängliche Firmenwissen ist einzigartig. Know-how und Erfahrungen stehen jederzeit zur Verfügung und können nicht mehr verloren gehen.

Wie sieht ein digitales Dokumentenarchiv aus?

Dokumentenarchiv

Generell ist mit einem digitalen Dokumentenarchiv das Speichern von Dokumenten auf einem elektronischen Datenträger gemeint. Heute kommen auch Cloud-Lösungen als Datenspeicher in Betracht. Jedes Unternehmen verfügt über branchenspezifische Kommunikationswege. Entsprechend individuell sind die Ablage- und Archivierungssysteme. 

Alle Unterlagen auf einer Plattform 

Optimal ist ein digitales Dokumentenarchiv, wenn alle mit einem Vorgang zusammenhängenden Unterlagen auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob die Unterlagen elektronisch oder in Papierform vorliegen.

Dokumente müssen vollständig und sicher sein

Wichtig ist, dass die archivierten Dokumente vollständig und zu Prüfungszwecken jederzeit lesbar sind.  

Wenden sie sich an den Spezialisten 

Sind sie mit dem Grad der Digitalisierung in ihrem Unternehmen nicht zufrieden? Suchen sie einen IT-Dienstleister mit Spezialkenntnissen der Digitalisierung, der ihre Bedürfnisse in seine Vorschläge und Überlegungen einbezieht? Dann sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Das Scannen von Papierdokumenten, ihre Aufbereitung und Zusammenführung mit digitalen Informationen ist unser Spezialgebiet. Über 60 Mitarbeiter nehmen täglich 30’000 Dokumente analog und digital entgegen. Sie bereiten die Dokumente auf, scannen und bearbeiten sie nach und sorgen für einen sicheren Datenexport. Wir verfügen über ein eigenes Entwicklungsteam und ein erfahrenes, in der Schweiz ansässiges Backoffice-Team für die manuelle Nachbearbeitung.

Spezielle Fachkenntnisse in der Gesundheits-, Versicherungs- und Inkassobranche runden unser Serviceangebot ab. 

Für Ihre Fragen und weitere Informationen steht unser Team gerne jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder einfach über das Kontaktformular.

 

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