Kennen Sie den Unterschied zwischen Digitization und Digitalisierung? Falls nicht, geht es Ihnen wie den meisten Menschen im deutschsprachigen Raum. Der Grund für diese Unklarheit liegt nicht bei Ihnen, sondern ist vor allem der Übersetzung geschuldet. Denn: Während auf Englisch zwischen Digitization und Digitalization unterschieden wird, werden im deutschen Sprachgebrauch beide Begriffe unter «Digitalisierung» zusammengefasst. Wir erklären in diesem Blogbeitrag die unterschiedlichen Bedeutungen der Begriffe. Und wir gehen im Gespräch mit Sascha Büchler, Head Product and Service Development bei der CENT Systems AG, auf den «State of Digitization» in der Schweiz ein.

Was ist Digitization?

Sehr wahrscheinlich hatten Sie selbst bereits Berührungspunkte mit Digitization. Der Begriff umschreibt den Vorgang, bei welchem analoge Informationen wie Papierakten in digitale Daten, beispielsweise ein PDF, umgewandelt werden. Kurz gesagt: Wenn Sie ein Dokument einscannen, handelt es sich dabei bereits um Digitization.

Folgende Prozesse sind beispielhaft für Digitization:

  • Scannen der Eingangspost (Digitaler Posteingang)
  • Digitalisierung von Büchern und anderen analogen Inhalten
  • Digitale Archivierung von Dokumenten und Akten
  • Digitales Dokumentenmanagement

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung steht für die grossen Entwicklungen in der digitalen Welt. Die Daten, die aufgrund von Digitization erfasst und bearbeitet werden, führen im Rahmen der Digitalisierung zu neuen automatisierten Prozessen, schnelleren Alternativen zur Verarbeitung von Input, effizienterer Datenerfassung und allgemein zu neuen Möglichkeiten in diversen Lebensbereichen.

Beispiele für Digitalisierung in der Wirtschaft:
  • In der Versicherungsbranche gehören grosse Datenmengen zum Tagesgeschäft. Die Optimierung der Datenverarbeitung spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg.
  • Krankenkassen müssen einen vertrauenswürdigen Umgang mit den persönlichen Daten ihrer Kundinnen und Kunden gewährleisten. Die fortschreitende Digitalisierung im Gesundheitswesen unterstützt das effiziente und sichere Datenmanagement.
  • Input Management bezeichnet die Möglichkeit, sämtliche geschäftsrelevanten Daten digital zu erfassen, welche per Brief, Fax, E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder in Form eines Kommentars auf Social Media eingehen. Ein Unternehmen, welches über ein umfassendes und funktionierendes Input Management verfügt, weist bereits einen hohen Digitalisierungsgrad vor.
  • Ein digitaler Posteingang ist für viele Unternehmen der erste Schritt hin zu einem papierlosen Büro.

«State of Digitization» – so steht die Schweiz im internationalen Vergleich

Die Schweiz gehört bei Erhebungen regelmässig zu den international innovativsten Ländern. Auch im Bereich Digitalisierung ist die Schweiz nach wie vor stark. Aber: «Das Ausland, insbesondere im Bankensektor, konnte in den letzten Jahren Plätze auf die Schweiz gutmachen», sagt Sascha Büchler von CENT Systems. Wichtig sei deshalb, dass automatisierte Prozesse durchgängig gestaltet werden. «Oft werden digitale Lösungen nur punktuell vorangetrieben, anstatt sämtliche Optimierungen in einem ganzheitlichen Input Prozess zu integrieren», erklärt Sascha Büchler. Welche Branchen in der Schweiz bezüglich Digitalisierung und Digitization am weitesten sind, welche Missverständnisse mitunter auftauchen und inwiefern er einen Wandel bei den Kundinnen und Kunden von CENT Systems wahrnimmt, erklärt Sascha Büchler im Interview.

Herr Büchler, als Head Product and Service Development bei CENT Systems setzen Sie sich täglich mit Entwicklungen rund um Digitization auseinander. Welche Branchen sind in der Schweiz bezüglich Digitization am weitesten?

Sascha Büchler: Vor einigen Jahren wäre die Antwort eindeutig gewesen. Damals gehörten Versicherungen gewiss zu den fortgeschrittenen Playern im Bereich Digitization. Heute lässt sich der Fortschritt nicht mehr zwingend über einzelne Branchen definieren, sondern eher über die Grösse eines Unternehmens. Grössere Unternehmen sind oft fortschrittlicher, während kleine Betriebe noch Potenzial haben, ihre Prozesse zu digitalisieren. Deutliche Unterschiede nehmen wir auch in einzelnen Abteilungen von Unternehmen wahr: Finanzbuchhaltungen sind meist weiter als HR-Abteilungen. Dabei wäre gerade in solchen Abteilungen das Potenzial für durchgängige digitale Prozesse riesig.

Sascha Büchler
Sascha Büchler, Head Product and Service Development, Cent Systems AG.

Viele Unternehmen arbeiten zwar in Teilbereichen digital, haben jedoch die Rahmenbedingungen für die vollständige Prozessdurchgängigkeit noch nicht geschaffen.

Sascha Büchler
Können Sie das am Beispiel einer HR-Abteilung ausführen?

In vielen Unternehmen, gerade bei KMU, werden Personaldossiers noch in Papierform abgelegt. Digitalisierte Personalakten bieten hier diverse Vorteile. Nicht nur die Pflege der Daten würde vereinfacht, auch der Platzbedarf und die Effizienz werden bei einer digitalen Transformation optimiert. Hinzu kommt die Möglichkeit, schnell und ortsunabhängig auf die elektronischen Daten zuzugreifen. Ein solcher Schritt stellt die Basis für die Automatisierung weiterer Prozesse dar. Bei Stellenwechsel oder einer Anpassung des Pensums können ganze HR-Prozesse digitalisiert werden. Aufgaben, die aktuell noch analog über HR-Abteilungen abgewickelt werden, können mit durchdachten digitalen Workflows beispielsweise in Employer Self Services umgewandelt werden.

Welche Branchen setzen bereits jetzt auf Digital Services der CENT Systems AG?

Unsere Kundinnen und Kunden sind überall dort tätig, wo sensitive Daten erfasst werden und der Datenschutz von spezieller Bedeutung ist. Dazu gehören Gesundheitsdaten, Personendaten oder auch Inkassodaten und polizeiliche Informationen, wie im Falle des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt. Digitalisierungsprozesse sind aber grundsätzlich überall dort ein Thema, wo noch manuelle Prozesse vorhanden sind oder mit Papier gearbeitet wird.

Nehmen Sie beim Thema Digitization einen Wandel bei Ihren Kundinnen und Kunden wahr?

Ja, definitiv. Das hat zu einem grossen Teil mit den Erfahrungen während der Pandemie zu tun. Damals wurde vielen klar, dass ortsunabhängiges Arbeiten einen digitalen Zugriff auf Dateien und Akten voraussetzt. Für viele Unternehmen stellte diese Situation eine Herausforderung dar und gerade zu Beginn der Pandemie kam es oft vor, dass Mitarbeitende im Büro relevante Akten und Unterlagen abholen mussten. Intelligente Digitalisierungsprozesse können diesen Problemen vorbeugen und haben deshalb stark an Bedeutung gewonnen. Die Leistungssteigerung von Rechensystemen und die aufkommende künstliche Intelligenz tragen zusätzlich dazu bei, dass Kunden sich Gedanken über Geschäftsprozesse und das Dokumentenmanagement machen. Wir setzen uns schon seit Jahren damit auseinander und sind deshalb der richtige Partner für diese Fragestellungen.

Gibt es im Zusammenhang mit Digitalisierungsprozessen Missverständnisse, mit denen Sie regelmässig in Kontakt kommen?

Die Aussage «Wir sind ja bereits digital unterwegs» höre ich oft. Viele Unternehmen arbeiten zwar in Teilbereichen digital, haben jedoch die Rahmenbedingungen für die vollständige Prozessdurchgängigkeit noch nicht geschaffen. Anders ausgedrückt: Nur weil der Wechsel von physischem Papier zu digitalen Dokumenten vollzogen wurde, bedeutet das noch nicht, dass der Vorgang nun automatisch effizienter ist. Oft fehlt der Mut, bestehende Prozesse zu hinterfragen und nicht nur ein neues Tool einzuführen, sondern einen echten Wechsel im Dokumentenmanagement anzustreben. Wir begleiten unsere Kunden auf diesem Weg und haben den Anspruch, von Beginn weg beim Wandel dabei zu sein – so können Missverständnisse schnell aus dem Weg geräumt werden. Der Wechsel zu einer gesamtheitlichen Digitalisierung soll sich nicht wie ein grosser Knall anfühlen, sondern modular aufgebaut werden.

Sie haben Fragen rund um Digitalisierungsprozesse und Digitization?

CENT Systems ist Ihr Ansprechpartner für Ihre Anliegen rund um Digitalisierung. Wir begleiten Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro und zur durchgängigen Digitalisierung Ihrer betrieblichen Prozesse. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie mehr über die CENT Digital Services.