Künstliche Intelligenz ist in unserem Alltag angekommen. Wir nutzen KI-Chatbots, um Inspiration für das Abendessen zu sammeln, um unsere Ferien zu planen oder um Bilder zu bearbeiten. Auch in Unternehmen bietet KI ungeahnte Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie das Zusammenspiel von KI, innovativen Managed Services und Know-how aus 40 Jahren Pioniertätigkeit zu einer markanten Effizienzsteigerung in Unternehmen führen kann.

CENT Systems leistete bei der Nutzung von KI Pionierarbeit

Digitaler Wandel ja – aber wie? CENT Systems bietet eine KI-gestützte End-to-End-Lösung, die eine weitgehende Automatisation von Geschäftsprozessen ermöglicht. CENT Systems bewies seine Vorreiterrolle im Bereich Künstlicher Intelligenz bereits vor der Pandemie – also bevor Anwendungen wie ChatGPT unseren Alltag und den Umgang mit KI grundlegend veränderten. «Gerade im Bereich der Dunkelziffererhöhung bei digital erfassten Dokumenten konnten wir schon vor dem KI-Durchbruch grosse Fortschritte erzielen. Auch deshalb waren unsere Digitalisierungsexperten rasch in der Lage, die neuen Möglichkeiten von KI in die eigenen Managed Services zu implementieren», sagt Sascha Büchler, Head of Innovation und Digital New Business bei CENT Systems. Entstanden sind dabei die innovativen Managed Services Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive, die als Einzelkomponenten oder als End-to-End-Lösung umfassende Mehrwerte bei der Optimierung betrieblicher Abläufe von KMU, grösseren Unternehmen sowie Institutionen und Behörden bieten.

Wie KI-Technologien die Verarbeitungsqualität von digitalisierten Dokumenten verbessern

Der Einstieg in die durchgängige, digitale Dokumentenverarbeitung beginnt mit dem Smart Scanning. CENT Systems sorgt mit der zuverlässigen und schnellen Digitalisierung von Dokumenten, Fotografien oder Aufzeichnungen dafür, dass der Grundstein für vollständig digitale Abläufe gelegt wird. Diese End-to-End-Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – vom ersten Eingang ins Unternehmen bis zur langfristigen Archivierung und späteren Vernichtung. Das Smart Scanning erfasst sämtliche in Unternehmen eingehende physischen Dokumente und implementiert diese im gewünschten Zielsystem. Die Dunkelziffer der digital erfassten Dokumente wird dabei durch den Einsatz von modernsten KI-Technologien markant erhöht. Auch bei der Anomalie-Erkennung habe die KI-basierte Prozessoptimierung des Smart Scanning bedeutende Fortschritte gemacht, wie Sascha Büchler erklärt. «Insbesondere bei der Entdeckung von Unregelmässigkeiten von Rechnungen hat die von uns eingesetzte KI eine hohe Trefferquote. Dadurch unterstützt unser Managed Service unsere Kunden aktiv bei der Verhinderung potenzieller Betrugsversuche», erklärt der Head of Innovation und Digital New Business bei CENT Systems.

Der Managed Service Smart Mailbox setzt für vollautomatisierte Workflows auf KI-Algorithmen

Wenn die Managed Services von CENT Systems als End-to-End-Lösung genutzt werden, folgt nach der digitalen Erfassung der eingehenden Dokumente mit dem Smart Scanning die Implementierung der Daten in der e-Postkorblösung Smart Mailbox. In der Smart Mailbox sind sämtliche relevanten Informationen der digitalisierten Dokumente auf einen Blick sichtbar. Besondere Mehrwerte schaffen die intelligenten KI-Algorithmen, die – basierend auf den vorgängig definierten Parametern – den jeweiligen Kontext der Dokumente berücksichtigen. Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen profitieren so von einer Kanalisierung sämtlicher eingehenden Dokumente und einer anschliessenden automatischen Verteilung der Dokumente an die zugeteilten Personen oder Teams. «Die Sortier-Algorithmen ermöglichen auf diese Weise die Implementierung vollautomatischer Workflows, was die Produktivität über verschiedene Teams und Abteilungen hinweg auf ein neues Niveau hebt», so Sascha Büchler von CENT Systems.

Das Smart Archive macht mit einem KI-Chatbot verborgenes Wissen zugänglich

Als massgeschneiderte digitale Umgebung für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente schafft das Smart Archive Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten. Zentraler Bestandteil des Smart Archive ist der integrierte KI-Chatbot, der eine intuitive Interaktion mit den archivierten Dokumenten ermöglicht. Der Chatbot beantwortet komplexe Fragestellungen, die im Zusammenhang mit den digitalisierten Dokumenten stehen, und macht so verborgenes Wissen zugänglich. Die bereits vorgängig vorgenommenen Klassifizierungen bilden darüber hinaus die Grundlage für die automatische Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. «Auch mit Blick auf die GeBüV-Zertifizierung, die das Smart Archive vorweisen kann, garantiert unser Managed Service eine langfristige, revisionssichere und gesetzeskonforme digitale Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten», ergänzt Sascha Büchler.

Die Vorteile unserer Managed Services und unseres Know-hows auf einen Blick

Im Zusammenspiel als End-to-End-Lösung bieten das Smart Scanning, die Smart Mailbox sowie das Smart Archive eindrückliche Mehrwerte für effizientere betriebliche Abläufe. Die Vorteile umfassen die ganze Lebensdauer von geschäftsrelevanten Dokumenten und schaffen so die Grundlage für eine Bündelung von Ressourcen und eine Optimierung des Workflows.

• Strukturierter Datenfluss: Mit den Managed Services von CENT Systems strukturieren Sie den Datenfluss und erhöhen den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen. Unsere Lösungen sind skalierbar und auf die spezifischen Bedürfnisse von KMU und Grossunternehmen adaptierbar.
• Digitalisierung spart Kosten: Die KI-gestützten Anwendungen unserer Managed Services führen zu effizienteren Abläufen und ermöglichen automatisierte Geschäftsprozesse. Unternehmen profitieren von kontinuierlichen Kosteneinsparungen.
• Erfahrung trifft auf Innovation: Wir sind Pioniere der Digitalisierung und verarbeiten in unserem modernen Scanner-Park am Standort in Lohn-Ammannsegg täglich rund 50’000 Dokumente für unsere Kunden. Mit dem Innovation-Lab setzen wir unsere Pionierarbeit fort und entwickeln innovative digitale Technologien, die unseren Kunden echte Mehrwerte bringen.
• Branchenexpertise: Dank langjähriger Partnerschaften mit Unternehmen aus den Bereichen Health, Insurance und Inkasso kennen wir die Anforderungen und Herausforderungen verschiedener Branchen. Wir bieten individuelle Managed Services, die höchsten Ansprüchen gerecht werden.

Datenschutz und KI: Höchste Sorgfalt im Umgang mit Ihren Daten

Die Informationssicherheit hat bei der Optimierung Ihrer betrieblichen Prozesse oberste Priorität. Unsere Zertifizierung nach ISO 27001 garantiert die höchstmögliche Sicherheit in Bezug auf sensible Unternehmensinformationen. CENT Systems setzt überdies ausschliesslich auf Schweizer Datenserver und schützt die archivierten Daten mit fälschungssicheren Zeitstempeln, Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen. Der im Managed Service Smart Archive integrierte KI-Chatbot ist ausschliesslich innerhalb Ihrer Firmengrenzen aktiv.

Bringen Sie den digitalen Wandel in Ihr Unternehmen

Sie möchten mehr über die Funktionsweisen unserer Managed Services und die damit einhergehenden Chancen, die sich Ihrem Unternehmen eröffnen, erfahren? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf mit unseren Digitalisierungsexperten und initiieren Sie den digitalen Wandel.