Das Bewusstsein für die Bedeutung von Workflow-Optimierungen in Unternehmen steigt. Zu diesem Schluss kommt Sascha Büchler, Leiter Innovation und Digital New Business bei CENT Systems, nach seiner Teilnahme am Web Summit in Lissabon, einer der weltweit grössten Tech-Konferenzen. Für ihn ist klar, dass die intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen auch 2025 für weitere Effizienzsteigerungen sorgen wird – nicht zuletzt dank den Digital Services von CENT Systems.

Neue Herangehensweisen an den digitalen Workflow

«Der Web Summit in Lissabon bekräftigte uns in der Überzeugung, dass systemübergreifende Workflow-Optimierungen im Jahr 2025 stärker in den Fokus von Unternehmen und Institutionen rücken werden. Dies wird dazu führen, dass in Software-Paketen, seien es ERP- oder CRM-Systeme, bereits gewisse Workflowkomponenten implementiert sein werden», so Sascha Büchler. Bereits aktuell sei zu beobachten, dass die Workflow-Automation in gewissen Lösungen, unter anderem im Bereich Marketing, integriert werde und beispielsweise bei der Kampagnenplanung auf Basis eines automatisierten Workflows Mehrwerte geschaffen werden. «Diese Herangehensweise wird sich mittelfristig durchsetzen und Prozesse sowie Arbeitsabläufe weiter optimieren», ist sich der Leiter Innovation von CENT Systems sicher.

Die Integration von Workflow-Automatisierungen in bestehende Prozesse

Für Unternehmen, die bereits auf die IT-Dienstleistungen und innovativen Services von CENT Systems setzen, sind das gute Neuigkeiten: Sie profitieren mit den Digital Services «Smart Scanning», «Smart Mailbox» und «Smart Archive» schon heute von weitgehenden Workflow-Automatisierungen für mehr Effizienz in Arbeitsabläufen. «Früher war es normal, dass die Teammitglieder verschiedener Abteilungen bei jedem Arbeitsschritt eine Interaktion tätigen mussten. Unsere Digital Services ermöglichen es hingegen, einzelne Arbeitsschritte einzusparen und so den Automatisierungsgrad zu optimieren», erklärt Sascha Büchler. Damit die Integration eines Workflow-Managements reibungslos funktioniere, sei es jedoch zwingend notwendig, die noch vorhandenen Interaktionen zu hinterfragen. «Bei unseren Lösungen entscheiden vordefinierte Parameter, Stammdaten, Archivdaten und Erfahrungswerte, welchen Weg die entsprechenden Dokumente im Rahmen der Prozessautomatisierung nehmen», so der Experte von CENT Systems weiter. Aktuell – auch das habe der Web Summit in Lissabon gezeigt – gäbe es im Bereich Workflow Automation zwei Welten:

  • State-Machine-basierte Workflow Lösungen: Bei dieser Herangehensweise an Prozessoptimierungen stehen Zustandsänderungen von Dokumenten im Vordergrund. So wird mit dieser Lösung eine eingehende Rechnung beispielsweise in die Zustände «Eingereicht», «in Prüfung», «Genehmigt» und «Archiviert» kategorisiert. Der Status des Dokuments bestimmt demnach den Weg des Dokuments, bis dieses schliesslich archiviert wird.
  • Klassische Workflow Lösungen: Im Gegensatz zur State-Machine-basierten Lösung geht es bei klassischen Workflow-Lösungen nicht um den Zustand der Dokumente, sondern um die effektiven Prozessschritte. Der Rechnungsfreigabeprozess durchläuft mit diesem Modell demnach eine vordefinierte Abfolge von Schritten wie Prüfung, Genehmigung oder Archivierung.

Workflow-Lösungen von CENT Systems

Die Digital Services von CENT Systems ermöglichen es, beide Herangehensweisen zu integrieren. «Mit unserer Smart Mailbox werden die eingehenden Dokumente wahlweise mit einer State-Machine-basierten Lösung oder einer klassischen Workflow-Lösung zum richtigen Postkorb weitergeleitet. Insbesondere bei komplexeren Posteingängen von grösseren Unternehmen empfiehlt sich jedoch eine Workflow-Lösung», so Sascha Büchler. Den allgemeinen Trend hin zu einer verstärkten Automatisierung von Geschäftsprozessen berücksichtigt CENT Systems ausserdem mit dem End-to-End-Ansatz der Digital Services Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive. «Die Digital Services funktionieren für sich allein und können als Middle-Ware zwischen anderen ERP- oder CRM-Systemen implementiert werden. In ihrer Gesamtheit bilden sie jedoch die grössten Mehrwerte für die Schaffung von effizienteren Prozessen innerhalb von Unternehmen», weiss der Leiter Digital New Business von CENT Systems.

Wie CENT Systems die eigene Pionierrolle unter Beweis stellt

Auch in anderen Trendbereichen, die am Web Summit in Lissabon von hochkarätigen Speakern thematisiert wurden, sind die Digitalisierungspioniere von CENT Systems auf dem neusten Stand – und leisten gar weiterhin Pionierarbeit. «Die Weiterentwicklung der Künstlichen Intelligenz mit Bezug auf Machine Learning war am aktuellen Web Summit ein prägender Teil des Diskurses. Bei CENT Systems war dieser wichtige Teilbereich von Künstlicher Intelligenz bereits ein Thema, bevor der KI-Hype in der Post-Covid-Ära einen ersten Höhepunkt erreichte», so Sascha Büchler. Die Expertinnen und Experten von CENT Systems seien deshalb rasch in der Lage gewesen, Neuentwicklungen zu adaptieren und diese in den eigenen Digital Services zu implementieren. «Das Resultat zeigt sich unter anderem in unserem Smart Archive, das via KI-Chatbot sofort Antworten auf komplexe Fragestellungen im Zusammenhang mit den digitalisierten Dokumenten ermöglicht.»

Trendthema KI-Robotik: Werden intelligente Roboter schon bald Ihren Workflow automatisieren?

Als weiteres Trendthema wurde am Web Summit die Kombination von Robotik und Künstlicher Intelligenz behandelt. «Was im ersten Blick nach Science-Fiction klingt und mitunter Ängste hervorruft, kann schon bald einen bedeutenden Einfluss auf Workflow-Automatisierungen haben», so Sascha Büchler. Chancen für die intelligente Robotik sieht der Leiter Innovation von CENT Systems insbesondere in gefährlichen oder unbeliebten Arbeitsbereichen. «Roboter werden uns nicht die Arbeit wegnehmen, sondern uns in absehbarer Zeit ergänzen. Die Rechenpower, die dafür nötig ist, wird schon bald verfügbar sein», so das Fazit von Sascha Büchler.

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