Es gibt wohl kaum eine Branche der Schweizer Wirtschaft, in welcher in betriebsinternen Abläufen komplett auf Papier verzichtet wird. Dabei bietet die digitale Transformation – und damit das papierreduzierte Büro – weitreichende Vorteile für KMU wie auch für grosse Unternehmen. Das Smart Scanning von CENT Systems ist für jene Unternehmen und Institutionen, die den Weg des digitalen Wandels einschlagen, der ideale Digital Service, um die Papierberge verschwinden zu lassen und betriebsinterne Prozesse zu optimieren. Auch Betriebe, die bereits einen hohen digitalen Reifegrad aufweisen, können ihre internen Prozesse mit unseren Digital Services stark optimieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag auf, welche Mehrwerte unser Smart Scanning für Ihre Branche bereithält.

Dokumente digitalisieren mit dem Smart Scanning von CENT Systems

Das Smart Scanning ist eine unserer zentralen Dienstleistungen. Mit unserem professionellen Scanservice, unserem modernen Scannerpark und unserem Know-how aus über 40 Jahren IT-Pioniertätigkeit erfassen wir sämtliche in Ihrem Unternehmen eingehende physische und digitale Post. Unter Einhaltung strengster Datenschutzvorgaben werden sämtliche gewünschten Akten, Belege, Rechnungen, Briefe und weitere geschäftsrelevante Unterlagen und Papierdokumente in diversen Formaten gescannt und zuverlässig digitalisiert. Ihr Unternehmen oder Ihre Institutionen erhält sofortigen elektronischen Zugriff auf sämtliche gescannten Dokumente. Zu den Vorteilen gehört weit mehr als eine markante Reduktion des Papierverbrauchs: Als Ausgangspunkt für die digitale Transformation Ihres Unternehmens bietet unser Smart Scanning in Zusammenhang mit den Digital Services Smart Mailbox und Smart Archive entscheidende Mehrwerte für Ihre internen Abläufe und die geschäftsrelevante Archivierung sensibler Daten. Mehr über die beiden innovativen Digital Services erfahren Sie weiter unten im Beitrag

Vom KMU bis zum Konzern – unsere digitalen Services sind skalierbar

Die Expertinnen und Experten von CENT Systems führen bei jeder Prozessoptimierung mit unseren Digital Services eine eingehende Analyse durch. So können Sie sicher sein, dass unsere Dienstleistungen mit dem grösstmöglichen Mehrwert in Ihrem Unternehmen implementiert werden. Konkret bedeutet dies, dass CENT Systems gemeinsam mit Ihnen die entscheidenden Parameter der zu scannenden Dokumente festlegt. So können die relevanten Daten komplett automatisiert in die jeweiligen Folgesysteme übertragen werden: Rechnungen landen direkt nach dem Scannen im Rechnungswesen, Personalakten in der HR-Abteilung und Verträge beispielsweise im Vertragsmanagement. Nachfolgend finden Sie, stellvertretend für weitere Branchen, eine Auswahl von Mehrwerten für Schweizer Wirtschaftssektoren:

• Banken und Versicherungswesen: Die physischen Kundendossiers sind bei Banken und Versicherungen in den letzten Jahren dünner geworden. Insbesondere in Kreditabteilungen von Banken oder in der Dokumentation von Schadensfällen bei Versicherungen ist jedoch nach wie vor Papier im Umlauf. Unser Scandienstleistung Smart Scanning bietet Banken und dem Versicherungswesen ideale Möglichkeiten, um sämtliche eingehenden Dokumente schnell und zuverlässig zu digitalisieren.
• Gesundheitswesen: Jeder Patientenkontakt in Spitälern oder Arztpraxen löst Dokumente aus. Diese gesundheitsrelevanten Unterlagen müssen nicht nur lückenlos und präzise sein, sondern auch jederzeit zugänglich. Mit unserem Digital Service Smart Scanning schaffen Gesundheitsinstitutionen die Grundlage, um komplexe Patientendokumentationen in einen effizienten Workflow zu verwandeln.
• Immobilienwesen: Rund 2,4 Millionen Haushalte wohnen in der Schweiz zur Miete. Entsprechend gehört das Immobilienwesen zu den wirtschaftlich besonders relevanten Branchen. Mit der Erfassung und Handhabung von Mietverträgen, der Fakturierung von Nebenkostenabrechnungen sowie der Erstellung von Protokollen ist das Immobilienwesen nach wie vor sehr papierlastig. Unser Smart Scanning erfasst physische Post und digitale Post, die Sie von Ihrer Mieterschaft, von Handwerkern oder anderen Absendern erhalten, und digitalisiert den Input gemäss vorgängig definierter Parameter.
• Bau, Logistik und Transport: Grossformatige Baupläne, Zeichnungen, Ausschreibungsverfahren und Lieferscheine für erbrachte Leistungen: Im Sektor Bau, Logistik und Transport spielen physische Dokumentenarten in sämtlichen Variationen nach wie vor eine zentrale Rolle. Unternehmen, die im Projektmanagement auf digitale Prozesse setzen, können von entscheidenden Wettbewerbsvorteilen profitieren. Das Smart Scanning von CENT Systems erfasst sämtliche eingehenden physischen und digitalen Dokumente und bereitet diese für die weitere automatisierte Bearbeitung auf.
• Behörden und Verwaltungen: Die Anforderungen an Verwaltungen und Behörden sind seit Jahren im Wandel. Die einst klassischen öffentlichen Institutionen werden von der Bevölkerung immer stärker als moderne Dienstleister wahrgenommen. Die internen Verwaltungsabläufe stehen deshalb vor Herausforderungen. Das Smart Scanning von CENT Systems ist der Wegbereiter für die digitale Verwaltung und beschleunigt mit einem vollständig digitalisierten Dokumenteneingang verwaltungsinterne Prozesse. Mit unserem Buchscanner verfügen wir zudem über die passende Infrastruktur für die effiziente Digitalisierung von Bibliotheken.
• Rechts- und Steuerberatungen: Das Schweizer Justizsystem steht mit dem Projekt Justitia 4.0 im Bereich Digitalisierung vor weitreichenden Veränderungen. Rechts- und Steuerberatungen, die gegenwärtig noch auf einen papierbasierten Workflow setzen, haben mit dem Smart Scanning von CENT Systems schon heute die Möglichkeit, den digitalen Wandel in ihrer Kanzlei oder ihrem Treuhandbüro einzuleiten. Die Zeit, welche Sie bisher in die ordentliche Ablage oder die Suche nach Dokumenten investiert haben, können Sie neu in Ihre Mandate investieren.

Mehrwerte mit dem Bundle Digital Service

Unser Smart Scanning ist Teil des umfassenden Digital-Service-Bundles, zu welchem auch die beiden Services Smart Mailbox und Smart Archive gehören. Gemeinsam ermöglichen die drei Services durchgängig digitale Prozesse für die ganze Lebensdauer von Dokumenten.

Smart Mailbox: Digitalisieren Sie Ihr Postfach 

Der e-Postkorb Smart Mailbox verteilt die via Smart Scanning erfassten physischen und digitalen Dokumente mit intelligenten Sortier-Algorithmen automatisch an die jeweiligen Teams oder Mitarbeitenden. Ausschlaggebend dafür sind die im Rahmen des Smart Scanning definierten Parameter. Ihre Mitarbeitenden erhalten so jederzeit vollständigen digitalen Zugriff auf ihren Posteingang.

Smart Archive: Digitalisieren Sie Ihr Archiv

Komplettiert werden die digitalen Services Smart Scanning und Smart Mailbox von unserem Smart Archive. Unsere e-Archivlösung archiviert sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente zuverlässig und GeBüV-Konform in einer eigens dafür geschaffenen digitalen Umgebung. KI-gestützte Suchfunktionen ermöglichen zudem die direkte Interaktion mit den archivierten Dokumenten. Die erfassten Parameter sorgen dafür, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bei sämtlichen Dokumenten automatisiert berücksichtigt wird.

Scannen und mehr: Im Innovation-Lab entstehen neue Services

Im kreativen Herz von CENT Systems arbeiten unsere Expertinnen und Experten Hand in Hand, um massgeschneiderte Digitalisierungslösungen für Unternehmen und Institutionen zu entwickeln. Hier entstehen innovative digitale Anwendungen, die den Weg für papierlose Prozesse und weitreichende Workflow-Optimierungen frei machen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Dynamik im Innovation-Lab zu erfahren.