Digitalisierung fängt beim Posteingang an
Möchten Sie sich der Digitalisierung Ihres Posteingangs widmen, wissen aber nicht wie? Dann sind Sie bei CENT Systems an der richtigen Adresse. Für alle, die bereits vom papierlosen Büro gehört haben, bislang aber an der Umsetzung gescheitert sind, gibt es uns. Etablierte Prozesse neu zu organisieren, erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Sie sollten sich jedoch nicht abschrecken lassen.
Zunächst sollten Unternehmer den Weg zum papierlosen Büro in viele kleine Schritte aufteilen. Durch viele Zwischenetappen verliert die Mammutaufgabe der Digitalisierung an Schrecken. So zeigt sich immer wieder, dass die Digitalisierung beim Posteingang anfängt. Hinterfragen Sie zunächst den Umgang mit dem Posteingang. Stellen Sie hier die ersten Weichen für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen.
Gehören Sie auch zu den Menschen, die in der Digitalisierung eine kaum zu bewältigende Aufgabe sehen? Scheuen Sie den Aufwand und fürchten Sie Beeinträchtigungen der betrieblichen Abläufe? Indem Sie Schritt für Schritt vorgehen, können Sie derartige Szenarien verhindern. Zudem ist es sinnvoll, erfahrene Digitalisierung Experten zu konsultieren. Wir von CENT Systems unterstützen Sie und nehmen den digitalen Posteingang in Angriff.
Wie funktioniert die Digitalisierung des Posteingangs?
Der Weg zum digitalen Posteingang ist weitaus weniger komplex, als es den Anschein hat. Zunächst müssen die physischen Dokumente digitalisiert werden. Im Zuge dessen finden die folgenden Prozesse statt:
- Unboxing
- Scanning
- Data Extraction
- Data Enrichment
- Export
Die physische Post muss folglich geöffnet und aufbereitet werden, bevor die Dokumente eingescannt werden können. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen und manuell nachbearbeitet. Zu guter Letzt findet der Export über sichere Schnittstellen statt.
Jeder einzelne Schritt auf dem Weg zum digitalen Posteingang erscheint nachvollziehbar und simpel. Die Komplexität ergibt sich erst durch die Vielschichtigkeit dieser Aufgabe. Zudem gilt es, physische Post nach und nach zu reduzieren, indem man die Kommunikation auf digitale Formate umstellt.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Posteingangs?
Die Digitalisierung geht mit zahlreichen Herausforderungen einher und ist kein einfaches Unterfangen. Selbst wenn es lediglich um den Posteingang geht, müssen zahlreiche Hürden genommen werden. Fragen Sie sich, ob Sie die Herausforderung annehmen oder nicht doch lieber alles beim Alten belassen sollten? Das ist keine gute Idee, denn die Zukunft ist digital.
Der Staat hat die Zeichen der Zeit erkannt und die Strategie «Digitale Schweiz» geschaffen. Neben Behörden, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik ist auch die Zivilgesellschaft gefordert. Die digitale Transformation ist folglich eine nationale Aufgabe. Dieser sollten Sie sich nicht entziehen. Stattdessen sollten Sie die Weichen für die digitale Zukunft stellen und beim Posteingang anfangen.
Verlieren Sie nicht den Anschluss, sondern machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Zudem profitieren Sie enorm von einem digitalen Posteingang, da er die folgenden Vorteile bietet:
- Verringerung des Papierverbrauchs
- Vermeidung einer Platz intensiven Lagerung
- Vollständigkeit und stetige Verfügbarkeit des Posteingangs
- Erhöhung der Effizienz
Dass es sich lohnt, ins papierlose Büro zu investieren, liegt somit auf der Hand. Insbesondere mit einem erfahrenen Partner an der Seite kann dieses Unterfangen zu einer wahren Erfolgsgeschichte werden.
CENT Systems ist Ihr Partner für den digitalen Posteingang
Sind Sie überzeugt und möchten nun den digitalen Posteingang in die Tat umsetzen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. CENT Systems ist Ihr zuverlässiger und erfahrener Partner in Sachen Digitalisierung. Für uns sind derartige Prozesse kein Neuland, denn wir beschäftigen uns bereits seit 1985 damit. Mehr als 60 Mitarbeitende bringen ihre Fach- und Branchenkenntnisse ein und sorgen für gelungene Lösungen.
Der Weg zum papierlosen Büro mag zunächst schwer und lang erscheinen. Entscheidend ist aber, dass Sie den Anfang machen. Wir von CENT Systems setzen dazu auf die Digitalisierung des Posteingangs. Er bildet das Fundament für die Digitalisierung der betrieblichen Prozesse.
Die Umstellung vom physischen Posteingang auf digitale Dokumente kann viel Zeit und Nerven kosten. Damit Sie sich dennoch auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, übernehmen wir die Digitalisierung für Sie.
Möchten Sie mehr über unseren Service zur Umsetzung eines digitalen Posteingangs erfahren? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage, beraten Sie ausführlich und stellen Ihnen auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen vor.