Effizientere Abläufe, eine Verbesserung der internen Kommunikationswege und der Einsatz neuer Technologien: Der digitale Wandel bietet Unternehmen diverse Vorteile in Bezug auf Produktivität und Automatisierungen. Die Grundlage für jeden Digital Service – auch für das Intelligent Scanning, den e-Postkorb und das e-Archiv von CENT Systems – ist in jedem Fall eine Analyse der bestehenden Prozesse. Wir zeigen in diesem Beitrag auf, weshalb ein ineffizienter analoger Prozess auch in digitaler Form nur bedingt mehr Effizienz bedeutet. Und wir beschreiben das Vorgehen von CENT Systems bei der Implementierung innovativer Digitalisierungsdienstleistungen in Ihrem Unternehmen.

Digitalisierung bedeutet, den Mut zu haben, Prozesse neu zu denken

Oft haben sich Vorgehensweisen in Unternehmen oder Institutionen schon so lange bewährt, dass Schwachstellen ausgeblendet und notwendige Veränderungen nicht angestossen werden. Der erste wichtige Schritt hin zum digitalen Wandel ist deshalb die Entscheidung, die eigenen Prozesse neu zu denken und Verbesserungspotenziale systematisch offenzulegen. Denn: Wenn ein bestehender und vermeintlich bewährter Prozess ohne durchgehende Analyse auf dessen Effizienz und Notwendigkeit in einen digitalen Prozess überführt wird, ist dies noch nicht gleichbedeutend mit einer Prozessoptimierung. «Ein ineffizienter analoger Prozess bleibt auch in digitaler Form ineffizient», bestätigt Sascha Büchler, Leiter Innovation und Digital New Business bei CENT Systems. Der Fokus von Unternehmen, welche die Wettbewerbsfähigkeit mit einer nachhaltigen Optimierung ihrer Prozesse verbessern wollen, muss deshalb in einer ersten Phase bei der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen liegen.

Die wichtigsten Fragen vor der Prozessoptimierung

Im Rahmen eines Business Walkthrough analysiert CENT Systems das vorhandene Optimierungspotenzial direkt vor Ort und unterstützt Unternehmen und Organisationen so dabei, effizientere Arbeitsabläufe zu entwickeln. «Mit unserem Business Walkthrough gehen wir effektiv auf Wanderschaft in den Unternehmen und schauen uns an vorab definierten Tagen an, wie die bestehenden Prozesse funktionieren», erklärt Sascha Büchler. Folgende Fragen werden dabei unter anderem geklärt:

• Wie wird im Unternehmen oder in der Institution gearbeitet?
• Gibt es Medienbrüche, die optimiert werden können?
• Bei welchen Abläufen finden bereits Transformationen von analog zu digital statt?
• Wo liegen die Schwachstellen des bestehenden Prozessmanagements?
• Bei welchen Prozessen bietet die Implementierung von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) Potenzial zur Optimierung?
• Welchen Weg nehmen physische Dokumente und wie kann die Produktivität nachhaltig verbessert werden?
• Wie werden Informationen innerhalb der Organisation weitergegeben und wie kann die Durchlaufzeit verringert werden?

Die Antworten auf diese grundlegenden Fragen bilden die Grundlage für das weitere Vorgehen von CENT Systems. Die gesammelten Informationen werden im Anschluss in gemeinsamen Workshops weiter vertieft. In diesen werden die bestehenden Geschäftsprozesse hinterfragt und auf weiteres Optimierungspotenzial geprüft. Nach Abschluss der Analyse werden gemeinsame Ziele identifiziert und Vorbereitungen für die Implementierung der Digital Services von CENT System getroffen.

Die Prozessoptimierung beginnt mit Intelligent Scanning

Intelligent Scanning ist die Basis für jede Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen. Aufgrund der vorgängig durchgeführten Prozessanalyse können die entscheidenden Parameter für das Intelligent Scanning bestimmt werden. Werden bei der eingehenden physischen und digitalen Post die relevanten Daten ausgelesen, können diese direkt in die Folgesysteme übertragen werden – der Bearbeitungsprozess startet automatisiert. Lediglich bei definierten Fällen wie beispielsweise der Freigabe von grossen Rechnungsbeträgen oder Bestellungen sind manuelle Überprüfungen notwendig.

Vollständiger digitaler Zugriff auf Ihre Post

Auch beim e-Postkorb bestimmt die Qualität der vordefinierten Parameter, wie stark die Dunkelziffer der verarbeiteten Daten erhöht werden kann. Je besser die Daten ausgelesen werden, desto genauer können die Nachrichten einzelnen Mitarbeitenden oder den entsprechenden Teams zugeordnet werden. Der e-Postkorb von CENT Systems ermöglicht so den vollständigen digitalen Zugriff auf die jeweilige Post – orts- und zeitunabhängig.

Das e-Archiv komplettiert die Prozessoptimierung

Komplettiert werden die Digital Services von CENT Systems durch das e-Archiv, das mithilfe von KI die direkte Interaktion mit den archivierten Daten ermöglicht. Im Rahmen einer durchgängigen Prozessautomatisierung bietet CENT Systems so für die ganze Lebensdauer von Dokumenten die passende Lösung. Dazu gehört die erstmalige Erfassung von Dokumenten im modernen Scanner-Park wie auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Daten mit dem e-Archiv. Die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist wird vom e-Archiv aufgrund der bereits vorgenommenen Klassifizierung der Daten automatisch definiert.

Branchenspezifische Beispiele optimierter Prozesse

Immobilienbewirtschaftung: Für Immobilienverwaltungen sind Kündigungsprozesse oft eine herausfordernde Aufgabe. Nicht nur, weil die Kündigung für die Mieterinnen und Mieter oftmals ein einschneidendes Ereignis ist, sondern auch weil eine Kündigung diverse betriebsinterne Prozesse auslösen kann. Eine Prozessanalyse mit nachfolgender Optimierung des Prozessmanagements durch CENT Systems kann die Abläufe automatisieren.

Gesundheitswesen: In Spitälern, Arztpraxen oder Pflegeheimen erfolgt der Eintrittsprozess von Patientinnen und Patienten oder Bewohnenden oft noch manuell. CENT Systems bietet die passenden Services, um die entsprechenden Abläufe zu automatisieren und unterstützt Gesundheitsinstitutionen so bei der effizienteren Nutzung von Ressourcen.

Versicherungswesen: Bei einem Schadensfall, beispielsweise bei einem Autounfall, werden bei Sachversicherungen diverse Subprozesse angestossen, die von der Erfassung des eigentlichen Schadens bis hin zu rechtlichen Abklärungen reichen. Unsere Digital Services ermöglichen eine Automatisierung der gesamten Schadensabwicklung bis hin zur rechtskonformen digitalen Archivierung des Schadensdossiers.

Krankenkassen: Abrechnungen zwischen Leistungserbringern und Leistungsbeziehern sind das Kerngeschäft von Krankenkassen. Mit einer professionellen Prozessanalyse prüft CENT Systems Möglichkeiten zur Harmonisierung und Zusammenführung von Dokumentenflüssen. Der automatisierte Workflow trägt der Einhaltung von wichtigen Fristen Rechnung und berücksichtigt die Rahmenbedingungen in Bezug auf die rechtskonforme Archivierung geschäftsrelevanter Daten.

Bauwirtschaft und herstellende Industrie: Sowohl die Bauwirtschaft als auch die herstellende Industrie sind aufgrund branchenspezifischer Umstände dazu gezwungen, diverse Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine aufzubewahren. Ein digitalisiertes Prozessmanagement führt die entsprechenden Dokumentenflüsse zusammen und schafft mit der Ablage im e-Archiv gemäss GeBüV Rechtssicherheit.

Pharma und Chemie: Die Anforderungen, die an Dokumentationsprozesse im Bereich Pharma und Chemie gestellt werden, sind enorm. Wir prüfen die relevanten internen Abläufe und zeigen nach eingehender Analyse das Optimierungspotenzial für Pharma- und Chemieunternehmen auf. Mit automatisierten Prozessen und der zugehörigen digitalen Archivierung von Dokumenten können die betrieblichen Abläufe markant effizienter gestaltet werden.

Innovation-Lab: Die Schmiede weiterer Prozessoptimierungen

Die drei erwähnten Services Intelligent Scanning, e-Postkorb und e-Archiv werden von unseren Digitalisierungsexperten individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution abgestimmt. Für die Entwicklung komplett neuer Prozesse setzen wir auf das Innovation-Lab, das als kreatives Herz von CENT Systems gilt. Hier arbeiten wir mit fortschrittlichen Technologien wie Robotic Process Automation (RPO) oder künstlicher Intelligenz (KI) an der Weiterentwicklung unserer innovativen Services. Gleichzeitig dient das Innovation-Lab als namensgebendes Labor für die Entwicklung neuer Services. Neue Services können so effektiv getestet werden, bevor diese auf reale kundenspezifische Situationen angewandt werden.

Initiieren Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen

Als Pioniere der Digitalisierung verfügen die Expertinnen und Experten von CENT Systems über das strategische Know-how, um das Potenzial zur Verbesserung von Prozessen in Ihrem Unternehme zu identifizieren und die entsprechenden Massnahmen umzusetzen. Initiieren Sie den digitalen Wandeln in Ihrem Unternehmen und erfahren Sie bei einem kostenlosen Erstgespräch mehr über unsere innovativen Digital Services.