Der Kern des Input Managements ist es, relevante Daten, die über unterschiedlichste Kanäle eingehen, digital zu erfassen und zu verarbeiten. Dabei kann es sich um Dokumente in verschiedensten Formen handeln, darunter:

  • Papierdokumente
  • Digitale Dokumente wie E-Mails und Web-Formulare
  • PDF-Dateien
  • Bilddateien wie JPG ab mobilen Endgeräten

Trotz ihrer unterschiedlichen Art und Verfügbarkeit in analoger oder digitaler Form führt das Input Management sie alle problemlos zusammen.

Welche Aufgaben erfüllt das Input Management?

Die Aufgabe des Input Managements ist nicht nur das reine Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten verschiedenster Ausführungen. Es verteilt sie zudem an die passenden Stellen im Unternehmen. Im Rahmen des Input Managements gelangen die enthaltenen Informationen also auf direktem Weg bei den verantwortlichen Mitarbeitenden.

Beim Input Management wird zudem überprüft, ob die Dokumente vollständig und die Inhalte korrekt sind. So gewährleistet es eine stets hohe Qualität der Daten und schafft eine zuverlässige Informationsbasis für die Mitarbeitenden.

Wie läuft das Input Management ab?

Insgesamt umfasst das Input Management fünf Schritte:

  1. Eingang
  2. Digitalisierung
  3. Kontrolle
  4. Zuordnung
  5. Weiterleitung

Zunächst gehen Dateien verschiedenster Art ein. Das kann beispielsweise ganz klassisch per Post geschehen, aber auch per E-Mail, über die Cloud oder ein anderes digitales Medium.

Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden nun in eine digitale Form überführt. Das geschieht durch Einscannen und mithilfe von OCR oder ICR werden Daten extrahiert. Dabei handelt es sich um Systeme, die Texte und Bildmaterial erfassen und in digitaler Form wiedergeben. Sie sind sogar in der Lage, handschriftlich verfasste Texte zu erfassen.

Dokumente, die bereits in digitaler Form vorhanden sind, werden ihrerseits in ein entsprechendes Format konvertiert. Dadurch herrscht Einheitlichkeit, was sich auf die Handhabung der Dokumente sehr positiv auswirkt.

Nun liegen alle Dateien in digitaler und einheitlicher Form vor. Sie werden jetzt auf Vollständigkeit und Korrektheit kontrolliert. Werden Lücken oder Fehler gefunden, dann werden entsprechende Überarbeitungen vorgenommen.

Auf dieser Grundlage können jetzt alle wichtigen Informationen extrahiert und in verschiedene Klassen oder Kategorien eingeteilt werden.

Im letzten Schritt werden die Daten weitergeleitet und gelangen zu den Mitarbeitenden, die für die Bearbeitung zuständig sind. Alternativ werden sie in ein Dokumentenmanagement-System überführt, auf das alle Involvierten Zugriff haben.

Welchen Stellenwert nimmt das Input Management bei der Kundenkommunikation bei Krankenkassen und Versicherungen ein?

Dank der direkten Weiterleitung von Dokumenten an die dafür zuständigen Mitarbeitenden lassen sich die Bearbeitungszeiten verkürzen. Das Input Management verhindert, dass Informationen an falschen Stellen landen und dann erneut zugewiesen werden müssen. Aufgrund derartiger Verwechslungsfälle kann schnell viel Zeit verloren gehen.

Die Mitarbeitenden, die die Dokumente fälschlicherweise erhalten haben, bemerken dies oft erst, wenn sie sie bearbeiten möchten. Im Zweifelsfall sind dann bereits einige Tage vergangen. Je nachdem, wie das Unternehmen strukturiert ist, gehen die falsch zugewiesenen Dokumente dann erst wieder an die Verteilstelle zurück. Dort müssen sie neu bearbeitet werden und die Kundenkommunikation zieht sich in die Länge.

Es entstehen unnötige Wege bei Krankenkassen und Versicherungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen und die Kundenkommunikation verlangsamen. Gerade in Versicherungsfällen kann aber Zeit sehr wertvoll sein. Nicht selten geht es um das Übernehmen von Zahlungen oder das Ausstellen von Bewilligungen, die Voraussetzung für weitere Tätigkeiten sind.

So kann beispielsweise erst eine Rückmeldung von der Versicherung notwendig sein, um einen schwerwiegenden Defekt an einem Auto zu beheben. Für Personen, die darauf angewiesen sind, zählt dann jeder Tag.

Gleiches gilt für medizinische Leistungen, die erst einmal bewilligt werden müssen. In sehr schwerwiegenden Fällen können übermässig lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten also sogar die Genesung einer Person negativ beeinflussen. Umso wertvoller gestaltet sich der Einsatz von Input Management nicht für Krankenkassen und Versicherungen, sondern auch für die dort Versicherten.

Probleme bei unvollständigen oder falschen Angaben

Nicht zu vergessen ist die inhaltliche Vollständigkeit und Korrektheit, die das Input Management sicherstellt. Fehlerhafte oder gar gänzlich fehlende Daten können schwerwiegende Auswirkungen bei Versicherungen und Krankenkassen haben.

So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass Beiträge zu hoch berechnet werden, weil falsche Einkommenszahlen der Versicherten vorliegen. Es bestünde zudem die Gefahr, dass Zahlungen der Versicherung nicht ankommen, weil fehlerhafte Bankdaten übernommen wurden.

Gleiches gilt, wenn Meldefristen augenscheinlich nicht eingehalten wurden, obwohl die Meldung nicht an die richtige Abteilung weitergeleitet wurde. Auch hier zeigt sich Input Management als wichtiges Mittel, das verhindert, dass Klienten Nachteile aufgrund fehlerhafter Kundenkommunikation erleben.

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