Archivierung sensibler Dokumente: Document Scanning für den Sozialdienst der Kapo Basel-Stadt
Zuverlässige Lösungen für komplexe Projektanforderungen
Das 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten umfassende Papierarchiv des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt wurde zwischen Juli und September 2023 von CENT Systems digitalisiert. Die einmaligen Scanning Services umfassten folgende Aufgaben und Besonderheiten:
- Scanning des Archivs des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt
- Elektronische Erfassung von 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten und digitale Archivierung sämtlicher Files
- Document Scanning vor Ort mit Scannern von CENT Systems
- Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben im Zusammenhang mit hochsensiblen Daten
- Zuverlässiges Dokumentenmanagement unter Berücksichtigung von Vorgaben wie der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
In Interview geht Thomas Jannsen, Projektingenieur Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel-Stadt, auf die besonderen Rahmenbedingungen und die Herausforderungen ein, die es bei der Digitalisierung des Papierarchivs des Sozialdienstes zu beachten galt.
CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für hochsensible Scanning Services beauftragt. Weshalb war die digitale Archivierung für den Sozialdienst von Basel-Stadt von Bedeutung?
Thomas Jannsen: Papier-Archive sind nicht mehr zeitgemäss. Ein Informationsverlust durch Brand und Wasser wäre ein unermesslicher Schaden für die Abteilung Sozialdienst und die Kantonspolizei. Die Erfahrung und das Wissen der letzten Jahre, welche überwiegend in Papierakten dokumentiert und festgehalten wurden, wären unwiederbringlich verloren oder nur sehr beschränkt rekonstruierbar. Auch räumlich stiessen wir an unsere Grenzen. So sind wir zur Überzeugung gelangt, dass eine Digitalisierung unseres Archivs mit professionellen Scanning Services notwendig ist.
Für die Durchführung der Scanning Services setzten Sie auf das On-Site Scanning von CENT Systems. Weshalb?
Als Projektingenieur hatte ich bereits in anderen Abteilungen des Kantons Basel-Stadt mit Fragestellungen rund um Scanning Document Services zu tun. Aufgrund früherer Erfahrungen und der Grösse des Papierarchivs des Sozialdienstes mit rund 280’000 Seiten war mir klar, dass wir bei diesem Projekt auf einen externen Dienstleister zurückgreifen werden. Während meiner Recherchen bin ich auf CENT Systems gestossen. Insbesondere die Expertise von Scanning Services für das Gesundheitswesen mit entsprechend sensiblen Daten hat uns überzeugt, dass unsere hohen Ansprüche bezüglich Datensicherheit erfüllt werden können. Für CENT Systems sprach auch das konkrete Verrechnungsmodell. Dieses richtet sich nach der Menge der eingescannten Dokumente, was uns im Vorfeld des Projekts eine nachvollziehbare Kalkulation ermöglichte.
Wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam.
Thomas Jannsen
Welches waren die besonderen Herausforderungen bei der Digitalisierung des Papierarchivs?
Die Scanning Services mussten parallel zum operativen Betrieb umgesetzt werden. Die Dienstleistungen für die Bevölkerung und die Polizeiorganisation mussten während der Digitalisierung des Papierarchivs jederzeit gewährleistet sein – unter anderem auch, weil die archivierten Sozialdienst-Dossiers Warnhinweise enthalten, die für die Sicherheit der Polizeieinsatzkräfte und der Bevölkerung von Bedeutung sind. Auf den reibungslosen Digitalisierungsprozess mussten wir uns verlassen können. CENT Systems hat dies mit der Zusicherung gewährleistet, dass ein eingescanntes Dokument spätestens am Folgetag digitalisiert verfügbar sein wird. In den meisten Fällen ging es sogar noch schneller, so dass die Dokumente mehrfach untertags digital eingeliefert wurden.
Mussten vor Beginn des Document Scannings besondere Vorkehrungen getroffen werden?
Alle Mitarbeitende von CENT Systems, die bei der elektronischen Archivierung der Unterlagen involviert waren, wurden vorgängig einer polizeilichen Überprüfung unterzogen. Die Arbeiten mussten so geplant werden, dass Mitarbeitende des Sozialdienstes zur Sicherheit vor Ort waren und den Zugriff zu den Räumlichkeiten gewährleisten konnten.
Wie lief die Digitalisierung der Dokumente vor Ort ab?
Wir haben den Mitarbeitenden von CENT Systems zwei unserer Räume zur Verfügung gestellt, in welchen bis zu vier Personen arbeiteten. Die Infrastruktur, bestehend aus Scannern und EDV-Geräten, stammte von CENT Systems. Danach ging es schnell – wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam. Das Tagesgeschäft wurde nie beeinträchtigt. Wir wussten zu jeder Zeit, welche Dossiers gerade gescannt und welche Unterlagen bereits digital archiviert wurden. Physisch waren zu jedem Zeitpunkt alle Dokumente in den Räumlichkeiten des Sozialdienstes abgelegt und zugänglich. Das war eine wichtige Vorgabe, weil das Tagesgeschäft des Sozialdienstes nicht berechenbar ist. Wir haben im Alltag viele Fälle, bei denen wir kurzfristig reagieren und schnell erfahren müssen, ob unsere polizeilichen Einsatzkräfte bei einem Einsatz gefährdet sein könnten oder ob gewisse Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sind.
Es gab Tage, an denen mehr als 700 Dossiers gescannt wurden.
Thomas Jannsen
In welchem Zeitraum wurde das Document Scanning vorgenommen?
Die rund 12’500 Dossiers wurden innerhalb von 40 Arbeitstagen, verteilt auf acht Wochen, gescannt und gespeichert. Es gab Tage, an denen mehr als 700 Dossiers gescannt wurden. Das ist insbesondere unter Berücksichtigung der Tatsache beeindruckend, dass sich unsere Vorgaben bezüglich Dokumentenmanagement im Verlauf des Auftrags verändert haben.
Inwiefern beeinflusst die digitale Transformation der Unterlagen den Arbeitsalltag der Sozialdienst-Mitarbeitenden?
Die abgeschlossene Digitalisierung des Archivs vereinfacht vieles, macht aber auch einige Anpassungen der Abläufe notwendig. Unser Ziel ist es, dass wir künftig noch mehr bereits digitalisierte Dokumente erhalten, sodass weniger Papier gescannt werden muss. Hervorzuheben ist ausserdem, dass wir nun noch besser in der Lage sind, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, die uns das Informations- und Datenschutzgesetz vorgeben. Mit dem ersetzten Archiv in Papierform war es mitunter anspruchsvoll, den hohen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Besten Dank für das Gespräch!
Über den Sozialdienst
der Kantonspolizei Basel-Stadt
Die Einführung des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt geht zurück auf Elsa Bäumle, die im Juli 1931 als erste Polizei-Assistentin ihre Arbeit aufnahm. Ihr damaliger Auftrag lautete, sich der Fürsorge von Kindern und Frauen in Notlagen zu widmen. Heute ist der Sozialdienst eine operative Abteilung der Sicherheitspolizei. Der Sozialdienst unterstützt die Polizeiorganisation in den Bereichen „Soziales“ und «Polizeiliche Einsatzunterstützung» bei psychosozialen Fragestellungen. Der Sozialdienst ist zuständig für Personen, die aufgrund einer akuten oder psychosozialen Krise sich selbst oder Dritte gefährden sowie im Falle einer Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung.
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