Die Digitalisierung macht vor nahezu keinem Lebensbereich mehr Halt und löst analoge Medien Schritt für Schritt ab. Auch Dokumente in Papierform dienen langsam, aber sicher aus. Doch dieser Übergang erschwert die Organisation oftmals, denn analoge und digitale Dokumente existieren nebeneinander. Die Post Digitalisierung setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht eine Vereinigung.

Weshalb lohnt sich die Post Digitalisierung?

Zunehmend häufig treffen digitale Dokumente auf analoge Exemplare. Wer beispielsweise mit E-Mails und Briefpost gleichzeitig arbeitet, verliert dann schnell den Überblick. Immer wieder stellt sich die Frage, wo die gesuchten Informationen zu finden sind – in analogen Ordner oder auf digitalen Datenträgern?

Haben Sie schon einmal daran gedacht, alle Dokumente, egal in welcher Form, zu bündeln? Das erleichtert die Suche ungemein, denn Sie müssen nicht mehrere Orte durchforsten und Sie finden alle Informationen, die Sie benötigen, gesammelt in einer digitalen Quelle.

Wie funktioniert die Post Digitalisierung?

Der Begriff «Post Digitalisierung» erklärt sich fast von selbst. Ihre analoge Post wird eingescannt und damit digitalisiert. Auf diese Weise wird sie Teil Ihrer virtuellen Quellen, die Sie ganz leicht durch die Eingabe von Schlagwörtern durchsuchen können.

Auch die Weiterverarbeitung wird damit deutlich erleichtert. So übertragen Sie beispielsweise Rechnungen ganz einfach in Ihre Buchhaltungssoftware, ohne jede Angabe einzeln abtippen zu müssen. Damit minimiert sich der Aufwand und Sie gewinnen viel Zeit, die Sie in das Tagesgeschäft oder andere wertvermehrende Aufgaben investieren können.

Auch den Weg in die Cloud finden die digitalisierten Dokumente rasch und unkompliziert. So stehen Sie allen Involvierten sofort zur Verfügung und Arbeitsprozesse müssen nicht wegen noch nicht eingetroffenen Briefen unterbrochen werden.

Im Grunde schafft die Post Digitalisierung einen digitalen Briefkasten. Dieser stellt Ihnen Ihre Post im Normalfall in Form von PDF-Dateien, mit oder ohne Suchfunktion, zur Verfügung – auf Wunsch auch in anderen Formaten.

Welche Vorteile liefert die Post Digitalisierung?

Bis die analoge Post bearbeitet wird, vergeht oft viel Zeit. Die Briefe, die am Firmensitz ankommen, müssen erst einmal sortiert, zugeordnet und schliesslich an den Empfänger übergeben werden. Allein dieser Prozess kann je nach Postaufkommen bereits viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen.

Dank des digitalen Briefkastens haben Sie sofort Zugriff auf Ihre Post. Sie müssen nicht darauf warten, bis analoge Briefe an Sie übergeben werden. Damit sparen Sie wertvolle Zeit ein, was vor allem bei Termingeschäften oder Fristen von grosser Bedeutung ist.

Gleiches gilt, wenn es sich um die Post von potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern handelt. Hierbei gilt oft: Wer zuerst reagiert, bekommt den Auftrag.

Doch nicht nur die Schnelligkeit spricht für die Nutzung der Post-Digitalisierung. Sie bietet Ihnen auch ein besonders hohes Mass an Flexibilität. Immer häufiger wird im Homeoffice gearbeitet. Damit gehen zahlreiche Vorteile einher, wie das unabhängige Arbeiten an jedem Ort.

Ihre Post kommt also genau dort an, wo Sie gerade sind. Dabei ist es irrelevant, ob Sie aktuell zu Hause arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Selbst wenn Sie das Homeoffice ins Ausland verlegt haben, verpassen Sie keinen einzigen Brief. Einer unkomplizierten und effizienten Arbeitsweise steht so nichts mehr im Weg.

Ihr digitaler Briefkasten von CENT Systems

Sind Sie aktuell mit dem Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zufrieden? Oder würden Sie Ihr Potenzial an dieser Stelle gern näher erkunden?

Wir von CENT Systems sind Ihr kompetenter Partner im Bereich Digital Services. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und rufen Ihren digitalen Briefkasten ins Leben. So empfangen Sie Ihre Post an jedem Ort und erhalten wichtige Informationen nie wieder zu spät. Bereits seit 1985 zählen wir folgende Bereiche zu unseren Spezialgebieten:

• Digitalisierung
• Scanning
• Datenextraktion
• Veredlung physischer und elektronischer Dokumente im Inbound Management

Mehr als 70 Mitarbeitende sorgen dafür, den Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen voranzutreiben und Ihre Prozesse zu optimieren. Dabei digitalisieren wir nicht nur Ihre Post in Ihrem täglichen Posteingang. Auch das Integrieren von Web- und App-Formularen sowie E-Mails in Ihre digitalen Prozesse steht bei uns an der Tagesordnung.

Zudem stellen wir Ihnen spezialisierte Services wie das Digitalisieren von Dokumenten, Rechnungen und Rückforderungsbelegen zur Verfügung. Dabei leisten wir stets effiziente, hochwertige und gleichzeitig kostengünstige Arbeit – selbstverständlich ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass wir den aktuellen Forderungen bezüglich Informations- und Cybersicherheit sowie Datenschutz zu jedem Zeitpunkt vollständig gerecht werden.

Suchen Sie einen kompetenten IT-Dienstleister mit Spezialkenntnissen im Bereich der Digitalisierung? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Sie erreichen uns telefonisch, per E-Mail oder über unser Kontaktformular.