Digitale Dokumentenabläufe verändern die öffentliche Verwaltung in der Schweiz nachhaltig. In Gemeinden, Kantonen und Bundesämtern entstehen täglich unzählige papierbasierte Vorgänge – von Gesuchen über Verträge bis hin zu Personaldossiers. Durch den stark ausgeprägten Föderalismus und den damit verbundenen «Kantönligeist» sind viele Abläufe historisch gewachsen und unterscheiden sich von Verwaltung zu Verwaltung. Diese Vielfalt kann die Vergleichbarkeit, Standardisierung und Transparenz erschweren – insbesondere dort, wo gemeinsame digitale Grundlagen fehlen. Wer seine Prozesse digitalisiert, schafft nicht nur Entlastung für Verwaltungsangestellte, sondern kann die eigene Prozesseffizienz erstmals systematisch erfassen und verbessern.

Warum digitale Dokumentenabläufe in der öffentlichen Verwaltung entscheidend sind

Öffentliche Verwaltungen von Gemeinden, Kantonen oder beim Bund stehen vor wachsenden Erwartungen: Bürgerinnen und Bürger verlangen schnelle Antworten, transparente Abläufe und jederzeit nachvollziehbare Entscheidungen. Gleichzeitig steigen die internen Anforderungen an Datenschutz, Archivierung und rechtssichere Prozesse. Digitale Dokumentenabläufe bilden die Grundlage, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie ermöglichen:

• kürzere Bearbeitungszeiten durch automatisierte Workflows
• eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
• geringere Fehlerquoten durch standardisierte Prozesse
• Entlastung von Sachbearbeitenden bei Routineaufgaben

Laut Swiss Digital Monitor 2025 planen über 60% der Schweizer Gemeinden, ihre digitalen Verwaltungsprozesse bis 2026 auszubauen – doch nur rund 30% messen den konkreten Nutzen. Genau hier setzt die Strategie Digitale Verwaltung Schweiz 2024–2027 an: Sie schafft einen gemeinsamen Rahmen, damit Bund, Kantone und Gemeinden Verwaltungsprozesse digital, sicher, effizient und medienbruchfrei gestalten können. Zentrale Schwerpunkte sind gemeinsame Standards für Daten- und Dokumentenmanagement, eine messbare Effizienzsteigerung durch datenbasierte Steuerung sowie der Abbau von Doppelspurigkeiten. Damit entsteht die Grundlage, um digitale Dokumentenabläufe nicht nur einzuführen, sondern ihren Nutzen auch messbar zu machen.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Abläufe ist der Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen. Jede Information durchläuft dabei drei Phasen – unabhängig davon, ob sie auf Papier oder digital vorliegt:

• In der laufenden Ablage werden Geschäfte aktiv bearbeitet, bis sie abgeschlossen sind.
• Anschliessend gelangen die Unterlagen in die ruhende Ablage, wo sie während der definierten Aufbewahrungsfrist sicher gespeichert und bei Bedarf wieder eingesehen werden können.
• Nach Ablauf dieser Frist prüfen Fachpersonen die Archivwürdigkeit: Wichtige Unterlagen werden archiviert, andere datenschutzkonform vernichtet.

Digitale Dokumentenabläufe unterstützen diesen gesamten Lebenszyklus, indem sie jede Phase automatisieren, strukturieren und revisionssicher dokumentieren. So entstehen klare Verantwortlichkeiten, transparente Prozesse und die Basis für messbare Effizienz – ganz im Sinne der nationalen Digitalstrategie und der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor.

Wie lässt sich diese Effizienz konkret messen?

Genau hier liegt der entscheidende Mehrwert digitaler Dokumentenabläufe: Jeder Schritt hinterlässt automatisch Datenpunkte – etwa zu Bearbeitungszeiten, Freigabezyklen oder Fehlerquoten. Diese Informationen machen den Verwaltungsalltag nicht nur transparenter, sondern ermöglichen erstmals, den Erfolg von Digitalisierungsvorhaben anhand objektiver Kennzahlen (KPIs) zu bewerten.

KPIs zeigen Prozesseffizienz in digitalen Dokumentenabläufen

Prozesse lassen sich nur gezielt verbessern, wenn sie messbar sind. In digitalen Dokumentenabläufen entstehen fortlaufend Datenpunkte, die sich in aussagekräftige Key Performance Indicators (KPIs) übersetzen lassen. Sie zeigen, wie effizient eine Verwaltung tatsächlich arbeitet – und wo Optimierungspotenzial besteht. Besonders relevant sind:

• Bearbeitungszeit pro Vorgang – misst die Zeit von der Einreichung bis zur Entscheidung, etwa bei Baugesuchen oder Bewilligungen.
• Fehlerquote – zeigt, wie oft Dokumente nachbearbeitet oder manuell korrigiert werden müssen.
• Rücklaufgeschwindigkeit – erfasst, wie schnell fehlende Unterlagen oder Unterschriften nachgereicht werden.
• Durchlaufquote – Anteil der Fälle, die ohne Unterbrechung oder Rückfrage abgeschlossen werden.
• Zufriedenheit der Antragstellenden – gemessen über digitale Feedback-Formulare oder automatisierte Auswertungen.

Diese Kennzahlen machen sichtbar, wo sich Engpässe befinden und wo digitale Abläufe bereits Wirkung zeigen. Sie bilden die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen, kontinuierliche Prozessoptimierung und eine nachhaltige Effizienzsteigerung in der Verwaltung.

Potenzial für die digitale Transformation– typische digitale Dokumentenflüsse in Schweizer Verwaltungen

Digitale Dokumentenabläufe entfalten ihr Potenzial besonders dort, wo bisher viele manuelle Schritte nötig sind. In Verwaltungen betrifft das nahezu alle dokumentenintensiven Vorgänge – vom Eingang über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung. Typische digitale Flüsse von Verwaltungsunterlagen umfassen dabei den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: von der Einreichung durch Bürgerinnen und Bürger bis zur revisionssicheren Ablage.

Im Idealfall erfolgt dieser Prozess vollständig digital – von der Antragstellung über die interne Bearbeitung bis hin zum Entscheid und zur Archivierung. In der Praxis zeigt sich jedoch ein gemischtes Bild: Einige Dokumente werden digital eingereicht, andere weiterhin auf Papier. Dies bringt unterschiedliche Bearbeitungsschritte und Formate mit sich. Dadurch entstehen verschiedene Eingangskanäle, parallele Abläufe und Medienbrüche, die Zeit und Ressourcen kosten können.

Mit der schrittweisen Ablösung papierbasierter Prozesse durch digitale Workflows lassen sich diese Brüche auflösen. Schnittstellen zwischen Abteilungen werden vereinfacht, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Nachvollziehbarkeit verbessert. Verschiedene Systeme – etwa für Dokumentenmanagement, elektronische Signaturen oder Registerführung – können dabei zu einem durchgängigen, transparenten Prozess verbunden werden.

Praxisbeispiele aus der öffentlichen Verwaltung:

In vielen Gemeinden werden Baugesuche, Sozialhilfebeiträge oder Bewilligungsanträge noch teils auf Papier, teils digital eingereicht. Dokumente treffen über unterschiedliche Kanäle ein – per Post, E-Mail oder Online-Formular. Damit solche gemischten Abläufe reibungslos funktionieren, braucht es Lösungen, die alle Eingangskanäle zusammenführen, Dokumente automatisch zuordnen und sicher speichern.

Hier setzt CENT Systems mit seinen Managed Services an:

• Smart Scanning digitalisiert physische Dokumente direkt beim Posteingang. Papierunterlagen werden eingescannt, automatisch klassifiziert und in elektronische Workflows überführt – so werden auch klassische Eingänge Teil des digitalen Prozesses.
• Smart Mailbox bündelt alle eingehenden Dokumente in Organisationen oder in der öffentlichen Verwaltung – unabhängig davon, ob sie gescannt, per E-Mail oder über ein Online-Portal übermittelt wurden – in einer zentralen Plattform. Sie erkennt automatisch den richtigen Adressaten oder das zuständige Team und leitet die Dokumente gezielt weiter. Bei Bedarf lassen sich auch Folgeprozesse wie Rückfragen oder Freigaben automatisch anstossen.
• Smart Archive sorgt für die strukturierte und revisionssichere Aufbewahrung aller digitalen Dokumente. Dabei werden Aufbewahrungsfristen, Versionierungen und Zugriffsrechte automatisch berücksichtigt. Elektronische Signaturen, bestehende Fachapplikationen und weitere innovative Technologien lassen sich bei Bedarf problemlos integrieren. Eine ausschliesslich lokal tätige künstliche Intelligenz ermöglicht die intuitive Interaktion mit den archivierten Dokumenten.

So entstehen durchgängige digitale Dokumentenabläufe, in denen physische und elektronische Kanäle nahtlos miteinander verbunden sind. Geschäftsprozesse werden nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und nachvollziehbarer – unabhängig davon, in welcher Form die Unterlagen ursprünglich eingereicht wurden.

Wie machen digitale Dokumentenabläufe Verwaltungsprozesse messbar?

Sobald Dokumentenflüsse digital abgebildet sind, erreicht die Transparenz eine neue Ebene. Jeder Bearbeitungsschritt – vom Eingang eines Dokuments über die interne Weiterleitung bis hin zur finalen Ablage – wird automatisch erfasst und protokolliert. Diese Datenspur bildet die Grundlage, um Abläufe erstmals objektiv zu analysieren und die Verwaltungsdigitalisierung strategisch voranzutreiben. Digitale Dokumentenabläufe liefern damit wertvolle Informationen, die früher nur schwer oder gar nicht messbar waren. Jede erfasste Aktion – ob Scannen, Prüfen, Freigeben oder Archivieren – erzeugt Metadaten, aus denen sich konkrete Kennzahlen ableiten lassen. So wird sichtbar:

• Wie viele Gesuche werden pro Monat abgeschlossen?
• Welche Schritte verursachen innerhalb der Behörde die längsten Wartezeiten oder stellen die grössten Herausforderungen dar?
• Welche Abteilungen oder Teams arbeiten besonders effizient?

Solche «W-Fragen» schaffen Transparenz und ermöglichen eine datenbasierte Steuerung. Anstatt sich nur auf das Endergebnis zu konzentrieren, können Verwaltungen gezielt dort ansetzen, wo Optimierungspotenzial besteht – etwa in der Bearbeitungszeit, in internen Übergaben oder in der Rücklaufgeschwindigkeit von Unterlagen.

Digitale Dokumentenabläufe machen also nicht nur Prozesse schneller, sondern auch messbar. Sie liefern die Grundlage, um Fortschritte nachweisbar zu belegen und den Erfolg von Digitalisierungsinitiativen faktenbasiert zu steuern – ganz im Sinne der Strategie Digitale Verwaltung Schweiz 2024–2027, die den Aufbau einer datenbasierten Verwaltung unterstützt. So werden Digitalisierungsvorhaben greifbar, vergleichbar und nachhaltig wirksam – ein entscheidender Schritt hin zu einer effizienten und serviceorientierten öffentlichen Verwaltung mit modernem Prozessmanagement.

Dank einer tiefgreifenden Prozessanalyse und wichtigen Kennzahlen wird Digitalisierung von einem abstrakten Ziel zu einem messbaren Steuerungsinstrument. Verwaltungen erkennen, wo Abläufe effizient funktionieren – und wo Optimierungspotenzial besteht. Damit rückt die Frage in den Vordergrund, wie sich digitale Dokumentenabläufe konkret in die Praxis umsetzen lassen, um diese Erkenntnisse auch wirksam zu nutzen.

Von der Digitalisierung zur messbaren Effizienz

Die Einführung digitaler Dokumentenabläufe ist kein Selbstzweck. Sie ist der Schlüssel, um messbare Verbesserungen in Effizienz, Transparenz und Servicequalität zu erzielen. Entscheidend ist, klein zu beginnen – zum Beispiel mit dem Posteingang oder einem Pilotbereich – und aus den gewonnenen Daten zu lernen.

Drei Erfolgsfaktoren aus der Praxis:

1. Prozesse zuerst analysieren – wo entstehen innerhalb der Verwaltung Medienbrüche?
2. KPIs früh definieren – nur messbare Ziele ermöglichen Verbesserung.
3. Change-Management, Ressourcen und Methoden einplanen – Mitarbeitende aktiv einbeziehen, Schulungen und klare Verantwortlichkeiten schaffen.

So entsteht aus Digitalisierung messbare Prozesseffizienz – und damit ein klarer Mehrwert für Verwaltung und Bevölkerung.

CENT Systems: Ihr Partner für digitale Dokumentenabläufe

Die Umsetzung solcher digitalen Abläufe erfordert verlässliche Strukturen – sowohl technisch als auch organisatorisch. Nur wenn Dokumente sicher erfasst, korrekt weitergeleitet und nachvollziehbar sowie GeBüV-zertifiziert archiviert werden, lassen sich Prozesse langfristig messen und verbessern. Genau hier setzt CENT Systems an.

Mit 40 Jahren Erfahrung in der digitalen Dokumentenverarbeitung unterstützt CENT Systems Gemeinden, Kantone und öffentliche Institutionen in der Schweiz auf dem Weg zu messbarer Prozesseffizienz. Die modularen Managed Services – Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive – lassen sich einzeln oder kombiniert einsetzen. Sie sorgen dafür, dass Dokumente sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform verarbeitet werden. So entstehen Prozesse, die sich kontinuierlich messen und verbessern lassen.

Fazit: Prozesseffizienz ist messbar – mit digitalen Dokumentenabläufen

Digitale Dokumentenabläufe sind weit mehr als ein technisches Modernisierungsprojekt. Sie bilden die Grundlage, um Abläufe in Verwaltungen effizienter, transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten – und gleichzeitig den Erfolg der Digitalisierung erstmals messbar zu machen. Durch die systematische Erfassung von Prozessdaten entsteht eine neue Qualität der Steuerung: Verwaltungen können auf Basis objektiver Kennzahlen erkennen, wo Ressourcen optimal eingesetzt sind, wo Zeit verloren geht und wie sich Servicequalität gezielt verbessern lässt.

Die Kombination aus klar definierten KPIs, automatisierten Workflows und rechtssicherer Archivierung schafft so eine solide Basis für nachhaltige Effizienzsteigerung. Wer klein beginnt und aus den gewonnenen Daten lernt, kann Schritt für Schritt messbare Fortschritte erzielen – von der Posteingangsverarbeitung bis hin zur vollständigen digitalen Aktenführung. CENT Systems unterstützt Verwaltungen auf diesem Weg mit praxisnahen, modularen Lösungen, die bestehende Strukturen respektieren und den digitalen Wandel planbar machen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Ihre Verwaltung mit digitalen Dokumentenabläufen Prozesseffizienz gewinnt, freut sich das Team von CENT Systems über Ihre Nachricht. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.