Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange und bringt für Unternehmen aller Branchen Chancen und Herausforderungen mit sich. Während zu den Herausforderungen auch die Wahl des passenden Digitalisierungsdienstleisters für Ihr Unternehmen zählt, sind die Chancen um ein Vielfaches grösser. Ein Grundsatz gilt dabei für KMU und grosse Unternehmen gleichermassen: Je früher die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorangetrieben wird, desto umfassender können Sie von den neuen Gegebenheiten profitieren. Als erster Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens gilt das Initial-Scanning, bei welchem sämtliche physische Medien wie Dokumente oder Ihre Post gescannt, archiviert und für die entsprechende Nutzung aufbereitet wird. Zu den offensichtlichsten Vorteilen von Initial-Scanning gehören folgende Punkte:

  • Einfacher Zugang zu sämtlichen Dokumenten, Aufzeichnungen, Fotografien oder Büchern
  • Effizienter Workflow dank schneller Auffindbarkeit sämtlicher Daten
  • Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente und Daten nach Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
  • Platzersparnis dank wegfallender physischer Archive
  • Kategorisierung von Metadaten führt zu Prozessoptimierung innerhalb von Organisationen

Was bedeutet Intelligent Scanning?

Intelligent Scanning ist ein Digitalisierungsprozess, bei welchem physische Dokumente, Archive oder die eingehende Post eingescannt und für die weitere effiziente Nutzung aufbereitet werden. CENT Systems leistet als Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen seit 1985 Pionierarbeit in der Digitalisierung und unterscheidet beim Intelligent-Scanning zwischen den beiden Services Initial-Scanning und Back-Scanning.

Was geschieht beim Initial-Scanning?

Initial-Scanning gilt als erster Schritt zur Digitalisierung von Dokumenten. Dieser Prozess ist für Unternehmen, die einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung ihrer Abläufe machen wollen, von grosser Bedeutung. Im Rahmen des Initial-Scanning werden sämtliche eingehenden Dokumente, beispielsweise Kundenverträge, Briefe, Rechnungen, Fotografien oder Aufzeichnungen, digital eingescannt und indexiert. So wird die Grundlage für das papierlose Büro, die Automatisierung von Prozessen und einen effizienteren Workflow sowie Raum für Innovationen geschaffen.

Was geschieht beim Back-Scanning?

Die Scanning-Dienstleistungen beim Back-Scanning unterscheiden sich nicht von jenen beim Initial-Scanning. Der Unterschied besteht darin, dass beim Initial-Scanning sämtliche eingehenden Dokumente gescannt werden, während mit Back-Scanning das nachträgliche Scannen von Dokumenten gemeint ist. Back-Scanning kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn die Umwandlung ganzer Archive oder Datensammlungen in digitale Formate vollzogen wird. Mit Back-Scanning können Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad demnach noch stärker erhöhen.

Diese Möglichkeiten und Vorteile eröffnen sich Ihrem Unternehmen mit Intelligent-Scanning von CENT Systems:

  • Rechtskonforme Dokumentenarchivierung: In physischen Archiven von Unternehmen oder Institutionen werden nebst Dokumenten mit historischem Charakter auch sensible Kundendaten aufbewahrt. Für die Digitalisierungsprofis von CENT Systems ist der Schutz von geschäftsrelevanten und sensiblen Daten ein zentrales Anliegen. Mit der Digitalisierung Ihres Archivs durch CENT Systems setzen Sie auf einen sicheren digitalen Speicherplatz, der die Archivierung sensibler Dokumente unter Einhaltung der GeBüV-Richtlinien ermöglicht. Der hohe Anspruch im Bereich Datensicherheit wird zudem durch die Zertifizierung von CENT Systems nach ISO 27001:2022 sichergestellt.
  • Sicherung vor physischem Dokumentenverlust: Physische Archive benötigen nicht nur viel Platz und entsprechende konservatorische Pflege, sondern bergen auch ein erhöhtes Verlustrisiko durch Brände oder andere Katastrophen. Ein tragisches Beispiel hierfür ist der Grossbrand, der im September 2004 auf einen Schlag rund 50’000 Bücher der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar (D) vernichtete. Die Restaurierung von Millionen beschädigter Seiten dauert bis heute an. Digitale Archivsysteme sind von äusseren Einwirkungen nicht betroffen und werden mit fortschrittlichen Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen im digitalen Umfeld zuverlässig geschützt.
  • Legacy-Dokumentenkonvertierung: Legacy-Anwendungen sind veraltete Softwareprogramme, die zwar noch funktionieren können, aber je nach Infrastruktur nicht mehr mit aktuellen Betriebssystemen kompatibel sind. CENT Systems übernimmt im Rahmen des Intelligent Scanning die Konvertierung der betroffenen Dokumente und überführt die entsprechenden Daten in Ihr digitales Archivsystem.
  • Workflow-Optimierung und Migration zu digitalen Prozessen: Das Initial-Scanning ist für viele Unternehmen der erste Schritt in die Digitalisierung. Sobald das Scannen der eingehenden physischen Post erfolgreich in die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens implementiert wurde, öffnen sich neue Möglichkeiten der digitalen Transformation. Als erfahrenes IT-Dienstleistungsunternehmen bietet CENT Systems eine Reihe von Managed Services, die auf dem Initial-Scanning und dem Back-Scanning aufbauen. Dazu gehört beispielsweise der Digital Service e-Postkorb, der sämtliche Posteingänge intelligent strukturiert und Ihre Mitarbeitenden mit künstlicher Intelligenz (KI)-gesteuerten Benachrichtigungen in Echtzeit über wichtige Ereignisse informiert. Zu einer deutlichen Workflow-Optimierung führt auch die Mailroom Automation von CENT Systems. Dieser innovative Managed Service bietet die Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu grossen Teilen zu automatisieren und leitet eingehende Korrespondenz direkt an die korrekten internen Stellen weiter.

On-Site Scanning: Zuverlässiges Document Scanning vor Ort

Mit dem On-Site Scanning – der Digitalisierung vor Ort – bietet CENT Systems einen auf höchste Sicherheitsanforderungen massgeschneiderten Service an. Unternehmen, Verwaltungen und Institutionen behalten beim On-Site Scanning zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die zu scannenden Dokumente, da CENT Systems die notwendige Hardware zum jeweiligen Standort bringt. Das On-Site Scanning ermöglicht ausserdem den Miteinbezug von eigenen Expertinnen und Experten. Weiter entfallen für die auftraggebenden Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen die Transport- und Versandkosten.

CENT Systems: ein erfahrener Partner im Bereich Document Scanning

Mit CENT Systems setzen Sie für das Initial-Scanning, das Back-Scanning und für weitere Digitalisierungsdienstleistungen auf einen erfahrenen Partner. Mit unserem umfassenden Know-how im Digitalisieren von Dokumenten aller Art wissen wir genau, worauf es beim Archivieren und Aufbewahren Ihrer sensiblen Kundendaten ankommt. Mit einem Höchstmass an Zuverlässigkeit und unserem vielseitigen, modernen Scanner-Park begleiten wir Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, erfahren Sie mehr über unser Know-how und entdecken Sie unsere realisierten Erfolgsgeschichten.