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Digitalisierung von Rechnungen und Verträgen: Das sollten Sie beachten

Digitalisierung Ihrer Dokumente

Digitalisierung von Rechnungen und Verträgen: Das sollten Sie beachten

Sie möchten Rechnungen digitalisieren? Oder bauen Sie ein digitales Archiv auf und widmen sich daher der Digitalisierung von Verträgen? Dass es sich dabei um wichtige Schritte auf dem Weg zum digitalen Büro handelt, steht ausser Frage. Ein kompetenter Partner wie die CENT Systems AG greift Ihnen unter die Arme und sorgt für passende Lösungen.  

Die Digitalisierung von Verträgen und Rechnungen ist im digitalen Zeitalter unverzichtbar. Zugleich ergeben sich daraus einige Vorteile, denn so werden alle Dokumente in eine einheitliche Form gebracht. Daraus ergeben sich eine hohe Effizienz und viel Komfort im Büroalltag. Indem Sie das Konzept des digitalen Büros konsequent verfolgen, müssen Sie nicht länger mit unsortierten Papieren oder unübersichtlichen Aktenordnern kämpfen.  

Papiere nehmen viel Platz in Anspruch und lassen in Sachen Übersichtlichkeit zu wünschen übrig. Ein Verzicht auf Papier durch den Wechsel auf digitale Dokumente kommt ausserdem auch der Umwelt zugute. Das digitale Büro ist demnach nicht nur effizient und komfortabel, sondern auch nachhaltig. Für den Umstieg müssen Rechnungen und Verträge digitalisiert werden. Dabei muss einiges beachtet werden.  

Wie lassen sich Rechnungen digitalisieren? 

CENT am Dokumente scannen

Viele Unternehmen in der Schweiz erleben die Digitalisierung hautnah und müssen ihre Arbeitsweise anpassen. Bei einer näheren Betrachtung zeigt sich, dass es sich um keine zusätzliche Last handelt. Die Digitalisierung erweist sich vielmehr als Erfolgsfaktor. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen haben hier vielfach Nachholbedarf.  

Die Tatsache, dass die Digitalisierung mit einem gewissen Aufwand einhergeht und zahlreiche Schritte erfordert, schreckt viele Unternehmen ab. Der mehrstufige Prozess der Digitalisierung beginnt bereits mit der Digitalisierung von Rechnungen. Wenn Sie Ihr Büro digitaler aufstellen möchten, können klassische Papierrechnungen den Prozess kompliziert gestalten. 

Sie möchten ein digitales Archiv mit sämtlichen Rechnungen aufbauen? Dann müssen Sie eingehende Rechnungen digitalisieren. Im Zuge dessen sind typischerweise die folgenden Schritte erforderlich:  

  • Scanning 
  • Data Extraction 
  • Data Enrichment 
  • Export 

Zunächst müssen die eingehenden Rechnungen gescannt werden. Anschliessend werden die betreffenden Daten extrahiert und gegebenenfalls ergänzt. Danach muss die so entstandene digitale Rechnung in das richtige System übertragen werden. Erst der korrekte Export macht die Rechnung digital verfügbar und auffindbar. Für Ihr digitales Archiv ist dies von zentraler Bedeutung.  

Auf den ersten Blick wirkt die Digitalisierung von Rechnungen simpel. Vor allem KMUs sind daher zuweilen geneigt, sie in Eigenregie durchzuführen. Dass dies gar nicht so einfach ist und wertvolle Ressourcen innerhalb des Unternehmens kostet, offenbart sich erst in der Praxis. Ein professioneller Dienstleister kann hier unterstützend tätig werden und beispielsweise die Rechnungen digitalisieren.  

Vom Scanning bis zum Export bietet Ihnen die CENT Systems AG alles, was notwendig ist, um Rechnungen zu digitalisieren. Falls Sie einen zuverlässigen Partner für das digitale Zeitalter im Büro suchen, bieten wir Ihnen kompetente Unterstützung.  

Worauf kommt es bei der Digitalisierung von Verträgen an?  

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Neben Rechnungen müssen unter anderem auch Verträge digitalisiert werden. Haben Sie langfristige Verträge, die ganze Aktenordner füllen? Das bedeutet nicht nur einen enormen Platzbedarf, sondern ist zudem auch sehr unübersichtlich. Sie brauchen ein digitales Vertragsmanagement, das Ihnen eine maximale Effizienz beschert. Die Digitalisierung von Verträgen ist folglich ein wichtiger Schritt zum digitalen Büro. 

Verträge sind im unternehmerischen Bereich die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen. Aus diesem Grund ist ein sorgfältiger Umgang mit Vertragsunterlagen von enormer Wichtigkeit. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung erweisen sich papierbasierte Prozesse allerdings als veraltet, unflexibel und ineffizient. Die Digitalisierung der Verträge ist somit die logische Konsequenz.  

Dass es sich lohnt, Verträge zu digitalisieren, liegt in Anbetracht der folgenden Vorteile auf der Hand: 

  • Platzersparnis 
  • schnelle Auffindbarkeit sämtlicher Vertragsdokumente 
  • Integration in das digitale Archiv 
  • Nachhaltigkeit 

Dank digitaler Verträge haben Sie stets alle Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen im Blick. Damit dies gelingt und die Digitalisierung der Verträge maximalen Nutzen zeigt, müssen einige Dinge beachtet werden. In erster Linie müssen die Vertragsinhalte korrekt digitalisiert werden. Die Dateien brauchen aussagekräftige Namen, während zugleich ein übersichtliches System aufgebaut werden muss.  

CENT Systems AG: Ihr professioneller Dienstleister für die Digitalisierung von Verträgen und Rechnungen  

Sie haben die Relevanz der Digitalisierung erkannt und möchten die Zettelwirtschaft im Büro endgültig beenden? Dann helfen wir von der CENT Systems AG Ihnen gerne weiter. Als Experten für die Digitalisierung kümmern wir uns gerne auch um Ihre Rechnungen und Verträge. Unser mehr als 60-köpfiges Team übernimmt alle erforderlichen Schritte, sodass wir Ihnen ein komfortables Komplettpaket anbieten können. 

Dass die Digitalisierung eine grosse Herausforderung darstellen kann, ist Tatsache. Damit daraus keine Überforderung erwächst, gibt es uns. Wir von der CENT Systems AG verfügen über jahrelange Erfahrung. Wir haben bereits für zahlreiche Kunden Lösungen für das digitale Büro umgesetzt. Gerne können auch Sie von unserer Expertise profitieren und so einen reibungslosen Sprung ins digitale Zeitalter vollziehen.  

Sie haben Interesse an unseren Leistungen im Bereich der Digitalisierung von Rechnungen und Verträgen? Möchten Sie mehr über das Potenzial des digitalen Büros erfahren? Dann nehmen Sie jetzt unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und erstellen Ihnen ein Angebot für ein individuelles digitales Konzept.  

 

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