Cyberangriffe, Datenverlust, Personalengpässe oder Umstellungen auf Remote-Arbeit: Unternehmen stehen heute mehr denn je unter Druck. Digitale Resilienz ist kein «nettes Extra» mehr, sondern ein essenzieller Schutzfaktor. KMU, aber auch grosse Organisationen in allen Branchen, profitieren von robusten Scan‑, Mailbox‑ und Archivlösungen, um im Falle einer Krise handlungsfähig zu bleiben.

Aktuelle wirtschaftliche Entwicklung in der Schweiz: Warum jetzt handeln wichtig ist

• Laut SECO wächst die Schweizer Wirtschaft 2025 nur um zirka 1.3%, gefolgt von rund 1.2% im Jahr 2026. (seco.admin.ch)
• Die Exportwirtschaft und Industrie leiden unter globalen Unsicherheiten und Handelskonflikten, was Investitionen dämpft.
• Der Arbeitsmarkt zeigt erste Anzeichen einer Schwäche: Die Arbeitslosenquote soll 2025 auf etwa 2.9 % steigen, 2026 sogar auf 3.2 %. (SECO, Prognose Szenarien 2025–2026)
• Obwohl die Teuerung in der Schweiz aktuell moderat bleibt, belasten hohe Energiepreise, volatile Rohstoffmärkte und anhaltende Logistikprobleme die Betriebskosten vieler Unternehmen (FINAD AG, Marktbericht September 2025)

In Anbetracht dieser Herausforderungen sind Massnahmen zur Effizienzsteigerung und Kostensicherheit sowie eine schnelle Reaktionsfähigkeit keine blossen Ziele, sondern dringend erforderliche Strategien.

Was bedeutet digitale Resilienz konkret?

Digitale Resilienz beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, auf externe Bedrohungen wie Cyberattacken oder interne Ausfälle flexibel zu reagieren – ohne die Geschäftsfähigkeit zu verlieren. Dazu gehören:

• Sicherstellung der Verfügbarkeit kritischer Informationen
• Strukturierte Abläufe trotz personeller oder technischer Einschränkungen
• Nachvollziehbarkeit und Compliance bei sensiblen Daten

Unternehmen, die ihre Prozesse und Informationsflüsse digital und resilient aufstellen, können schneller reagieren, Risiken minimieren und regulatorische Anforderungen effizient erfüllen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, wenn sie ihre Dokumente nicht nur digital erfassen, sondern auch sicher speichern und gezielt weiterverarbeiten können. Technologien wie die digitale Dokumentenverarbeitung für KMU werden so zum zentralen Erfolgsfaktor.

Vom Dokumenteneingang bis ins Archiv: Drei konkrete Hebel für digitale Resilienz

Digitale Resilienz entsteht entlang des gesamten Informationsflusses – von der Erfassung über die Verteilung bis hin zur gesicherten Ablage. Die Lösungen von CENT Systems lassen sich dabei schrittweise in die Geschäftsprozesse einsetzen oder als integrierte Gesamtlösung kombinieren. Nachfolgend drei typische Szenarien aus der Praxis.

Smart Scanning: Wenn der Briefkasten zur Schwachstelle wird

Ein Unternehmen erhält täglich physische Rechnungen, Verträge oder Behördenpost. Bei Ferienabwesenheiten oder Krankheitsausfällen stapeln sich diese unbeachtet. Das Risiko: Fristen werden verpasst, wichtige Informationen versickern.

Mit einem strukturierten Scanning-Service kann die Eingangspost zentralisiert, digitalisiert und automatisiert weitergeleitet werden – unabhängig davon, ob Personal vor Ort ist oder nicht. Die Reaktionsfähigkeit bleibt erhalten, auch bei minimaler Besetzung.

Smart Mailbox: Automatisiert statt improvisiert

Trotz digitaler Infrastruktur werden viele Dokumente im Alltag noch ineffizient verarbeitet. Ohne klare Systemunterstützung entstehen vermeidbare Verzögerungen, doppelte Bearbeitungen oder unklare Verantwortlichkeiten – mit potenziellen Folgen für Compliance und Produktivität.

Die Smart Mailbox von CENT Systems harmonisiert den digitalen und physischen Posteingang und sorgt dafür, dass die Dokumente direkt dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden – sei es an ein Team oder einen bestimmten Sachbearbeitenden. Verantwortlich für die Steuerung der eingehenden Dokumente ist das regelbasierte Zuweisungssystem. Dieses greift dafür auf intelligente Dokumentenklassifizierungen, Inhaltsanalysen sowie erkannte Anschriften zurück und ist in der Lage, vordefinierte Folgeprozesse automatisiert anzustossen. Auf diese Weise kann die Smart Mailbox Workflows wie die Freigabe von Schadenszahlungen, Verträgen oder Kündigungen gemäss vordefinierter Kriterien selbstständig auslösen. Der Vorteil: Die Prozesse bleiben auch bei hoher Belastung jederzeit stabil und nachvollziehbar.

Smart Archive: Wenn Dokumentation zur Überlebensfrage wird

In der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen geordnet, vollständig und für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Was vielen Unternehmen nicht bewusst ist: Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen laut Obligationenrecht (Artikel 957a) sämtliche Dokumente, die einen Geschäftsvorfall mit Auswirkungen auf die wirtschaftliche Lage des Unternehmens beinhalten. In der Praxis bedeutet dies, dass auch Bestellungen, Rechnungen, Vertragsänderungen oder E-Mails zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Ein digitales, revisionssicheres Archiv wie das Smart Archive kann die regulatorischen Vorgaben auf Wunsch automatisiert oder manuell berücksichtigen und speichert diese Informationen zentral und nachvollziehbar. Intelligente Klassifikationslogiken und klare Strukturen sorgen dafür, dass geschäftskritische Dokumente im Ernstfall rasch auffindbar und juristisch belastbar sind.

Ein zentrales Element ist zudem der integrierte KI-Chatbot, der nicht nur einzelne Dokumente schnell auffindbar macht, sondern auch dokumentübergreifend Informationen liefert. Statt mühsam durch verschiedene Ordner und Dateien zu navigieren, genügt eine einfache Frage – etwa: «Welche Verträge mit Anbieter X laufen nächstes Jahr aus?» Die KI liefert Antworten, Zusammenfassungen oder direkt die relevanten Dokumente.

Das spart wertvolle Zeit, reduziert Fehlerquellen und stärkt die digitale Resilienz – insbesondere in Stresssituationen, in denen schnelle und präzise Informationen entscheidend sind.

Modular und wirksam – auch schrittweise

Die drei Services von CENT Systems – Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive – entfalten im Zusammenspiel ihre volle Stärke. Doch auch einzeln helfen sie Unternehmen, konkrete Schwachstellen zu beheben. Wer schrittweise digitalisieren möchte, kann gezielt dort ansetzen, wo der Hebel am grössten ist. Die resilienzbezogenen Vorteile der Managed Services von CENT Systems auf einen Blick:

• Ein strukturierter Scanning-Service wie das Smart Scanning stärkt die digitale Resilienz von Unternehmen, indem wichtige eingehende Dokumente auch bei minimaler Besetzung automatisiert weitergeleitet werden.
• Die Smart Mailbox kann dank der damit möglichen Automatisierung von Workflows entscheidend sein für die digitale Transformation von Unternehmen und Organisationen.
• Mit dem Smart Archive wird künstliche Intelligenz genutzt, um regulatorische Vorgaben in Bezug auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch zu berücksichtigen.

Fazit: jetzt die digitale Resilienz stärken

Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz zeigen deutlich: Wachstum ist moderat, Unsicherheiten sind hoch, Kosten steigen. Gerade jetzt müssen Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit aktiv stärken. Die Lösungen von CENT Systems helfen, zentrale Dokumentenprozesse robuster, sicherer und nachvollziehbarer zu gestalten – modular oder als Gesamtlösung.

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