Input Management: Definition und Tipps zur Optimierung
Sind Sie aktuell mit dem Grad der Digitalisierung Ihres Unternehmens zufrieden? Oder wünschen Sie sich ausgefeiltere Möglichkeiten, geschäftsrelevante Daten digital zu verwalten? Dann ist ein umfassend ausgearbeitetes Input Management gefragt. Als digitaler Experte sind wir die richtige Anlaufstelle, wenn es um Ihren Weg zum papierlosen Büro geht.
Was genau ist Input Management?
Beim Input Management handelt es sich um eine Möglichkeit zur digitalen Erfassung aller geschäftsrelevanten Daten. Kern des Ganzen ist die vollständige Aufnahme des gesamten Informationseingangs – und zwar unabhängig davon, auf welchem Weg die Daten eintreffen:
- per Brief
- per Fax
- per E-Mail
- telefonisch
- per Kontaktformular
- per Nachricht auf Social Media
Auf diese Weise vereinfacht das Input Management die Bearbeitung eingehender Dokumente verschiedenster Art erheblich und beschleunigt sie. Sie alle werden ganz automatisch erkannt, anschliessend klassifiziert und dann entsprechend eingeordnet.
Da so digitaler und analoger Content zusammengeführt wird, werden Verdopplungen und daraus resultierende Verwirrungen vermieden. Gleichzeitig gestaltet sich die Suche nach gewissen Inhalten oder Stichwörtern dank der zentralen Dokumentenverwaltung besonders leicht.
Es handelt sich dabei also um ein Organisationskonzept, keine Technologie. Es bildet die Basis für die Optimierung der Informationsversorgung aller Involvierten und den ersten Schritt in einem ganzheitlichen «End-to-End»-Ansatz. Gefolgt wird er vom Dokumentenmanagement samt automatisierter Vorgangssteuerung. Doch tatsächlich spielt das Thema Digitalisierung bereits im Input Management eine wichtige Rolle.
Schliesslich ermöglichen Prozesse, die automatisch ablaufen, einen besonders hohen Grad an Effizienz. Das wiederum schafft Freiraum für andere wertschöpfende Tätigkeiten für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um die Automatisierung im Input Management umzusetzen, sind Lösungen in drei Bereichen erforderlich:
- Klassifikation
- Extraktion
- Intelligente Validierungsverfahren
Welche Bearbeitungsschritte durchläuft das Input Management?
An erster Stelle steht der Multi-Channel-Input. In diesem Schritt geht es darum, eingehende papierbasierte Dokumente, E-Mails und andere digitale Nachrichten sowie weitere elektronische Dateien zu importieren. Diese werden im Anschluss entsprechend dem jeweiligen Eingangskanal vorbereitet.
Weiter geht es dann mit der maschinellen Indexierung. Dieser Schritt enthält die Kategorisierung und die inhaltliche Erschliessung aller Eingangsdokumente. Alle Daten werden routiniert geprüft und gegebenenfalls mit anderen, bereits vorhandenen Informationen verknüpft oder abgeglichen.
Den letzten Schritt markiert der Export. Alle eingegangenen Daten werden an die weiterverarbeitenden Systeme weitergegeben.
Tipps zur Optimierung Ihres Input Managements
Sind Sie auf der Suche nach Wegen, endlich vom Input Management zu profitieren? Wir haben wertvolle Tipps für Sie zusammengetragen, die Sie dabei beherzigen sollten.
Die passende Hard- und Software
Die Grundlage für ein erfolgreiches Input Management bildet eine optimierte Hard- und Software. Ihre Wahl sollte demnach sehr gut durchdacht sein. Das zeigt sich vor allem dann, wenn das Management mit Dokumentenverwaltungssoftware in Verbindung tritt.
Je nach aktuellem Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens sind Hard- und Software gefragt, die analoge Dokumente digitalisieren können. Dabei können verschiedene Techniken wie das Scannen von Papieren, Barcodes oder OCR/ICR-Techniken zum Einsatz kommen.
Mehrkanaliges Management
Mittlerweile gesellen sich zu analogen Kommunikationswegen unzählige digitale Varianten. Briefe, E-Mails, Bilder und Videos sowie Nachrichten und Posts auf Social Media und vieles mehr treffen aufeinander.
Veraltete Systeme zwingen Unternehmen dazu, all diese Kommunikationswege über einen einzigen Kanal laufen zu lassen. So kommt beispielsweise Scanner- und Bild-Workflow-Software zum Einsatz, die alle digitalen Informationen in einen bildbasierten Kanal überführt. Diese werden dann wie analoge Papierdokumente verarbeitet. Doch dieser Ansatz ist alles andere als effizient.
Ausserdem kann beispielsweise Videomaterial nicht auf diese Weise verarbeitet werden. Statt eines einkanaligen, ist also ein mehrkanaliges System für das Input Management gefragt. So können alle Informationen fehlerfrei und lückenlos integriert werden.
Überprüfen von Input
Es kann durchaus vorkommen, dass Dokumentinhalte nicht vollständig oder inkorrekt übernommen werden. Das liegt in der Regel an Lesefehlern, die nicht immer vermeidbar sind. In diesen Fällen sind manuelle Ergänzungen oder auch Korrekturen notwendig.
Es gilt also, regelmässig zu prüfen, ob es zu Fehlern bei der Übernahme gekommen ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass der reibungslose Ablauf von Geschäftsprozessen nicht gefährdet wird.
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