Digitalisierung Papier: So klappt es bestimmt
Die Digitalisierung von Papieren wird vielfach unterschätzt. Laien bewerten diesen Prozess, als leicht zu realisieren. Der hohe Aufwand, der mit der Digitalisierung sämtlicher Unterlagen und Dokumente einhergeht, wird jedoch verkannt. Gehören Sie zu den Unternehmern, die den Weg zum papierlosen Büro unterschätzt haben? Wissen Sie nicht, wie Sie die Anforderungen der Digitalisierung in den betrieblichen Alltag integrieren sollen?
Wir von CENT Systems können dies aus eigener Erfahrung berichten und betreuen zahllose Kunden, die ein papierloses Büro anstreben. Jahrelange Erfahrung und umfassende Kompetenz kommen Ihnen zugute, wenn Sie uns mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens betrauen.
Warum ist die Digitalisierung von Papier so sinnvoll und wichtig?
Sie fragen sich, warum Sie eine Digitalisierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen anstreben sollten? Dann tun Sie gut daran, die Vorteile des papierlosen Büros zu ergründen. Im Zuge dessen offenbaren sich rasch die Vorzüge der Digitalisierung. Sie lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- kein Platzbedarf
- einheitliche Form
- komfortable Organisation
- einfache Auffindbarkeit von einzelnen Informationen
- hohe Effizienz
Der Umstieg auf digitalen Schriftverkehr ist in der Gegenwart und in Zukunft die ideale Massnahme. Alte Unterlagen und Dokumente sollten allerdings ebenfalls in digitaler Form vorliegen. Nur so verhindern Sie unpraktische Medienbrüche und haben stattdessen alle Dokumente in einem einheitlichen digitalen Format. Alte Verträge, Rechnungen und andere Unterlagen werden so nahtlos integriert.
Indem Sie den Posteingang digitalisieren, kommen Sie dem digitalen Büro näher. Papierlos arbeiten Sie so aber noch nicht, denn auch eine Digitalisierung der alten Papiere ist erforderlich. Dass die Umsetzung des papierlosen Büros als grosse Hürde wahrgenommen wird, ist folglich nicht verwunderlich. Das sollte Unternehmer aber nicht davon abhalten, aktiv zu werden und die digitalen Möglichkeiten zu nutzen.
Wie läuft die Digitalisierung von Papieren ab?
Sie haben die Sinnhaftigkeit der Digitalisierung von Papieren und Unterlagen erkannt? Dann sind Sie nun bereit für die Einführung papierloser Prozesse. Die konkrete Umsetzung wirft allerdings Fragen auf. Auf den ersten Blick erscheint es zunächst simpel. Alte Unterlagen auf Papier müssen gescannt und gespeichert werden. In der Theorie erscheint das einfach, in der Praxis ist es das aber nicht.
Alte Verträge und andere Dokumente füllen zahlreiche Aktenordner und haben somit einen erheblichen Umfang. Die Digitalisierung all dieser Papiere ist somit sehr aufwendig und zeitraubend. Zudem ist es auch nicht mit dem reinen Scanning getan, denn die digitalisierten Papiere müssen angemessen archiviert werden. Nur so fügen sie sich in das digitale Dokumentenmanagement ein und entfalten ihr Potenzial.
Eine professionelle Umsetzung der Digitalisierung von Papieren ist eine immense Arbeitserleichterung. Zugleich ergibt sich so ein effizientes System, das den Umgang mit sämtlichen Dokumenten erleichtert. Wir von CENT Systems haben uns genau darauf spezialisiert. Sie fragen sich nun, was wir für Sie leisten können? Unser umfassender Service gestaltet sich wie folgt:
- Unboxing
- Scanning
- Data Extraction
- Data Enrichment
- Export
Im Detail bedeutet dies, dass wir Ihre Dokumente zunächst aufbereiten und einscannen. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen, bevor eine manuelle Sach- und Nachbearbeitung erfolgt. Zuletzt werden die Daten über sichere Schnittstellen in ein einheitliches System übertragen. Gemeinsam mit dem aktuellen Posteingang und digitalen Dokumenten ergibt sich ein umfangreiches Archiv. Damit können Sie effizient und komfortabel arbeiten.
CENT Systems: Ihr Partner für das papierlose Büro
Sie möchten ein papierloses Büro in Ihrem Betrieb etablieren, wissen aber nicht, wie Sie es realisieren? Dann brauchen Sie einen zuverlässigen und erfahrenen Partner in Sachen Digitalisierung. Wir von CENT Systems stehen an Ihrer Seite und bieten Ihnen professionelle Lösungen für die Digitalisierung Ihrer Papiere. Unser mehr als 60-köpfiges Team bietet komfortable Lösungen für Ihr Vorhaben.
Als Digitalisierungs-Experten kennen wir die Herausforderungen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Insbesondere die Umstellung von Papier auf digitale Dokumente kann herausfordernd sein. Damit das Vorhaben des papierlosen Büros nicht scheitert, setzen wir passende Lösungen für Ihr Unternehmen kompetent und zuverlässig um.
Sie sind interessiert und möchten mehr erfahren? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich zunächst unverbindlich beraten. Erreichbar sind wir telefonisch, per E-Mail oder Kontaktformular oder persönlich an unserem Standort in Lohn-Ammannsegg.