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Dokumente digitalisieren in fünf Schritten

Digitalisierung Ihrer Dokumente

Dokumente digitalisieren in fünf Schritten

Dokumente digitalisieren

Sie wissen um die Relevanz der Digitalisierung für die Arbeitswelt und möchten auch in Ihrem Unternehmen einen digitalen Wandel vollziehen? Dann sollten Sie alte Dokumente digitalisieren und so ein digitales Archiv aufbauen. Als eine der zentralen Herausforderungen der heutigen Wirtschaft ist die Digitalisierung nicht zu unterschätzen.

Sie brauchen einen erfahrenen und kompetenten Partner an Ihrer Seite, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet. Wir von der CENT Systems AG unterstützen Sie gerne und bringen unsere Expertise als Digitalisierungs-Experten ein. Moderne Technik und qualifizierte Fachkräfte zeichnen uns aus und kommen Ihnen zugute, wenn es darum geht, Dokumente zu digitalisieren. Wir begleiten die Digitalisierung Ihrer Dokumente Schritt für Schritt.

Was bedeutet es, Dokumente zu digitalisieren?

All diejenigen, die Dokumente digitalisieren, bringen sie von der klassischen Papierform in ein elektronisches Format. Es geht also darum, Dokumente und die darin enthaltenen Daten für die moderne IT zugänglich zu machen. Physische Unterlagen werden somit durch digitale Formate ersetzt. Auf diese Weise gelingt der Übergang ins digitale Informationszeitalter.

Worin bestehen die Vorteile, Dokumente zu digitalisieren?

Vorteile Dokumente zu digitalisieren

Die Umsetzung eines papierlosen Büros ist ein Prozess, der mit der Digitalisierung Hand in Hand geht. Indem physische durch digitale Dokumente ersetzt werden, ergibt sich zunächst ein schonender Umgang mit knappen Ressourcen. Dadurch kann Papier gespart werden, was der Umwelt zugutekommt. Darüber hinaus sparen Unternehmen Platz und benötigen keine umfangreichen Räumlichkeiten für ihr Archiv.

Dokumente zu digitalisieren, kann ebenfalls zur Steigerung der Effizienz beitragen. Durch die Einbindung in funktionale Dokumenten-Management-Systeme lassen sich die Dokumente komfortabel verwalten, verarbeiten und abrufen. Die betreffenden Informationen sind über die IT problemlos zugänglich. Weiterhin werden sämtliche Unterlagen in ein einheitliches digitales Format gebracht. Der Umgang mit den Unterlagen gestaltet sich somit einfacher.

Dass die Digitalisierung von Dokumenten von grossem Nutzen sein kann, liegt auf der Hand. Der digitale Wandel ist die logische Konsequenz der zahlreichen Vorzüge, die sich folgendermassen zusammenfassen lassen:

  • einheitliches digitales Format aller Unterlagen 
  • platzsparend 
  • effizienter und bequemer Zugriff auf alle Informationen 
  • umweltschonend durch geringen Papierverbrauch 

Dokumente digitalisieren: So läuft es ab 

Die Dokumenten-Digitalisierung ist eine Herausforderung der Gegenwart, die Unternehmen von grossem Nutzen sein kann. Sie haben dies erkannt und möchten von den positiven Effekten profitieren? Dann sollten Sie wissen, wie sich der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten darstellt. Grundsätzlich finden dazu die folgenden fünf Schritte statt:

  1. Unboxing: Im Zuge des Unboxings erfolgt eine Aufbereitung der physischen Dokumente.  
  2. Scanning: Mit leistungsstarken Scannern werden die physischen Unterlagen nun gescannt und so in ein digitales Format gebracht. 
  3. Data Extraction: Dabei werden Informationen, wie zum Beispiel Adressen, Kundennummern und Formular-Felder, automatisch erkannt. 
  4. Data Enrichment: Dabei findet eine manuelle Sach- und Nachbearbeitung der digitalen Dokumente unter Berücksichtigung der individuellen Zielsetzung statt.  
  5. Export: Die digitalisierten Dokumente werden abschliessend über sichere Schnittstellen exportiert und so in das gewünschte System übertragen. 

Der Digitalisierungsprozess ist nach diesen Schritten abgeschlossen. Wer sich Unterstützung wünscht und nach professionellen Lösungen sucht, ist bei uns goldrichtig. Wir übernehmen die Dokumenten-Digitalisierung gerne und führen jeden einzelnen Schritt nach höchsten Standards aus.

CENT Systems AG: Digitalisieren von Dokumenten leicht gemacht 

Dass die Digitalisierung von Dokumenten und Akten herausfordernd sein kann, steht ausser Frage. Sie möchten sich dennoch dieser Herausforderung stellen und von den Vorzügen eines digitalen Archivs profitieren? Bei der CENT Systems AG sind Sie an der richtigen Adresse und finden in uns Ihren Partner für die Digitalisierung.

Unser Team aus Digitalisierungs-Experten besteht aus mehr als 60 Mitarbeitern, die gerne auch Ihre Dokumente digitalisieren. Die CENT Systems AG ist nach ISO 27001 Informationssicherheit zertifiziert und zudem Mitglied von SchweizerUnternehmen.ch. Hier treffen Schweizer Tradition und jahrelange Expertise in Sachen Digitalisierung aufeinander.

Sie haben Interesse am Digitalisierungs-Service der CENT Systems AG? Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Anfrage und finden passende Lösungen für Ihr Unternehmen. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.

 

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