Zuverlässiges Dokumentenmanagement mit besonderen Rahmenbedingungen: CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für hochsensible Scanning Services beauftragt.

Für den Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt digitalisierte CENT Systems das 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten umfassende Papierarchiv. Aufgrund der hochsensiblen Daten und unter Berücksichtigung entsprechender gesetzlicher Vorgaben wurde ein On-Site Scanning in den Räumlichkeiten des Sozialdienstes durchgeführt. Die eingescannten Dokumente standen dem Auftraggeber dabei jeweils spätestens am Folgetag digitalisiert zur Verfügung.

Die Ausgangslage

Das Papierarchiv des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt ist über die Jahre auf rund 280’000 Einzelseiten angewachsen. Die Dossiers brachten nicht nur räumliche Herausforderungen mit sich, sondern wären bei einem Brand oder einem Wasserschaden auch unwiederbringlich verloren gewesen. «Ein Informationsverlust hätte einen unermesslichen Schaden für die Abteilung Sozialdienst und die Kantonspolizei bedeutet», sagt Thomas Jannsen, Projektingenieur des Justiz- und Sicherheitsdepartements Kanton Basel-Basel-Stadt, im Interview mit CENT Systems. So wurde entschieden, auf eine Digitalisierung des Papierarchivs zu setzen. Den Ausschlag für die professionellen Scanning Services von CENT Systems hat nebst der Expertise im Bereich sensibler Daten, unter anderem aus dem Gesundheitswesen, auch die nachvollziehbare Kalkulation von CENT Systems gegeben.

Thomas Jannsen, Projektingenieur

Wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam.

Thomas Jannsen, Projektingenieur

Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel-Stadt

Die Lösung

CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für ein zuverlässiges Dokumentenmanagement beauftragt, das aufgrund der sensiblen Daten der Sozialdienst-Dossiers besondere Anforderungen an die Scanning Services stellte. Sämtliche Mitarbeitenden von CENT Systems wurden vorgängig einer polizeilichen Überprüfung unterzogen und die Scanning Services mussten so geplant werden, dass die Sozialdienst-Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die Dossiers hatten. Die Infrastruktur für das On-Site Scanning stammte von CENT Systems. In zwei zur Verfügung gestellten Räumen wurden innerhalb von 40 Arbeitstagen sämtliche 12’500 Dossiers gescannt und gespeichert. An einzelnen Tagen wurden mehr als 700 Dossiers gescannt. Der Zugriff auf die physischen Dossiers war dabei zu jeder Zeit gewährleistet.

Der Mehrwert

Die erfolgreich abgeschlossene Digitalisierung des Archivs vereinfacht den Arbeitsalltag der Sozialdienst-Mitarbeitenden auf unterschiedliche Arten. Zum einen sind die sensiblen Daten neu nachhaltig vor Schäden durch Brand und Wasser geschützt, zum anderen bietet die zeitgemässe Lösung bei dringlichen Einsätzen der Kantonspolizei Basel-Stadt noch schnelleren und zuverlässigeren Zugriff auf die benötigten Dossiers. Nicht zuletzt kann der Sozialdienst den hohen gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen, mit den digitalisierten Daten noch besser gerecht werden.

Der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt

1934 mit dem Auftrag gegründet, sich der Fürsorge von Kindern und Frauen in Notlagen zu widmen, ist der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt auch 90 Jahre später ein unverzichtbarer Teil der Polizeiarbeit im Kanton Basel-Stadt. Heute ist der Sozialdienst im Bereich Soziales und in der polizeilichen Einsatzunterstützung insbesondere bei psychosozialen Fragestellungen tätig und für Personen zuständig, die aufgrund einer akuten oder psychosozialen Krise sich selbst oder Dritte gefährden. Auch im Falle einer Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung leistet der Sozialdienst Einsatzunterstützung.