Was wird unter Datenveredelung im Posteingangsprozess verstanden?

Datenveredelung im Posteingangsprozess bezieht sich auf den Prozess der Verbesserung und Anreicherung von Daten, die im Unternehmen über den Posteingang, sowohl physisch als auch elektronisch, eingehen. Dabei werden die Daten analysiert, bereinigt, strukturiert und angereichert, um ihre Qualität und Nutzbarkeit zu optimieren. Ein guter Posteingangsprozess ist für Unternehmen von grosser Bedeutung, da er die Grundlage für verschiedene geschäftliche Aktivitäten bildet.

Weshalb ist die Datenveredelung im Posteingangsprozess wichtig?

Oftmals sind die eingehenden Daten im Posteingang unvollständig, unstrukturiert oder fehlerhaft. Durch die Datenveredelung können diese Mängel behoben werden. Beispielsweise können Adressdaten validiert, fehlende Informationen ergänzt oder Formatierungsfehler korrigiert werden. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität und verhindert Fehler bei weiteren Verarbeitungsschritten.

Die Datenqualität ist ein entscheidender Faktor für die Weiterverarbeitung von eingehenden Dokumenten und ein entscheidender Faktor für die weiteren Geschäftsprozesse. Eine schlechte Datenqualität kann zu fehlerhaften Entscheidungen, ineffizienten Prozessen und verpassten Chancen führen. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können nicht nur zu Verzögerungen und höheren Kosten führen, sondern auch die Entscheidungsfindung beeinträchtigen. Die Datenveredelung sorgt dafür, dass die Daten korrekt erfasst, bereinigt, geprüft und gegebenenfalls ergänzt werden, bevor sie in das System integriert werden.

Daher ist es für CENT Systems von grosser Bedeutung, die Datenqualität für ihre Kunden kontinuierlich zu verbessern. Es gilt stets sicherzustellen, dass die Daten zuverlässig, aktuell, konsistent und korrekt sind. Dadurch kann eine hohe Quote bei der sogenannten Dunkelverarbeitung im Posteingangsprozess erzielt werden. Eine Dunkelverarbeitung ist eine automatisierte Verarbeitung, bei der keine manuellen Interaktionen benötigt werden. Des Weiteren können die extrahierten Daten dadurch in qualitativ hochwertige und nutzbare Informationen für Folgesysteme umgewandelt werden.

Die Datenveredelung ist eine Schlüsselfunktion im nachstehenden Posteingangsprozess bei CENT Systems:

1. Dokumentenerfassung / Capturing: Sowohl physisch als auch elektronisch eingehende Dokumente werden gescannt und/oder in ein zur weiteren Verarbeitung geeignetes Format konvertiert.
2. Optische Zeichenerkennung (OCR): Integraler Bestandteil der Lösung von CENT Systems ist die leistungsfähige OCR-Engine. Diese ist insbesondere für die Dokumentenklassifikation, Datenextraktion und Dokumentenanalyse ein optimaler Unterbau. Die Software wandelt gescannte Dokumente je nach Einstellung in ein durchsuchbares PDF (searchable PDF) oder reinen Text (XML-Format, ASCII-Text) um. Als Ergebnis steht der textliche Inhalt des Dokuments zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
3. Klassifikation: Der bei der Lösung von CENT Systems eingesetzte kognitive Klassifikator analysiert ein Dokument in einem Schritt. Dieser Schritt vereint dabei die kognitiven Fähigkeiten wie Erkennen von Bildern, Lesen, Sehen von Strukturen und Layouts. Der hybride kognitive Klassifikator integriert verschiedene KI-Verfahren und führt die jeweiligen Stärken in einem gemeinsamen Deep-Learning-Algorithmus zusammen.
4. Datenextraktion: Die abhängig vom Dokumenttyp extrahierten Texte werden analysiert. Relevante Informationen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, Line-Items oder andere mit dem Kunden spezifizierte Daten werden aus den Dokumenten herausgefiltert.
5. Validierung und Korrektur: Die extrahierten Daten werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Dazu werden Validierungsregeln angewendet, um sicherzustellen, dass die Daten den erwarteten Mustern und Formaten entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständige Daten werden manuell oder automatisiert durch das Validierungsteam von CENT Systems korrigiert.
6. Anreicherung der Daten / Veredelung: Die extrahierten Daten werden mit zusätzlichen Informationen aus unterschiedlichen Stammdaten angereichert. Diese Veredelung ist der zentrale Schritt, um den Wert und die Verwendbarkeit der Daten zu erhöhen. Somit kann der automatisierten Folgeprozesse initiiert werden.
7. Datenintegration: Die veredelten Daten werden in die relevanten Kernanwendungen oder Workflows der Kunden integriert. Dies kann die automatische Aktualisierung von Kundendatenbanken, die Weiterleitung von Informationen an spezifische Abteilungen oder die Automatisierung von weiteren Prozessen umfassen.

Durch Datenveredelung Effizienz steigern

Was sind die Vorteile der Datenveredelung im Posteingangsprozess für Kundinnen und Kunden von CENT Systems? Hier zusammengefasst die wichtigsten Punkte:

Effizienzsteigerung

Durch die Veredelung der eingehenden Daten können zusätzliche Informationen schnell und präzise mit den Kundendaten verknüpft werden. Dadurch erhalten Kundinnen und Kunden von CENT Systems die benötigten Informationen schneller und umfassender. Dies wiederum ermöglicht eine schnellere und präzisere Verarbeitung von eingehenden Informationen.

Fehlerreduktion 

• Bei der Datenvalidierung können durch den Abgleich der extrahierten Daten mit den vorhandenen Stammdaten Unstimmigkeiten und Inkonsistenzen identifiziert werden. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Fehlern und die Korrektur oder Aktualisierung der Daten.
• Bei der Plausibilitätsprüfung dienen die zusätzlichen Informationen aus den Stammdaten als Referenz für die Validierung der extrahierten Daten. Durch den Abgleich auf Plausibilität und Konsistenz können potenzielle Fehler entdeckt und behoben werden.
• Bei der Dublettenprüfung können durch den Vergleich der extrahierten Daten mit den Stammdaten Duplikate erkannt und entfernt werden. Dies hilft, die Datenqualität zu verbessern und vermeidet redundante oder fehlerhafte Informationen.
• Bei der Datenanreicherung können durch die Hinzufügung von zusätzlichen Informationen aus den Stammdaten Lücken in den extrahierten Daten geschlossen werden. Dadurch werden potenzielle Fehlerquellen reduziert und die Vollständigkeit der Daten verbessert.

Datenqualitätserhöhung

Durch diese Massnahmen zur Fehlerreduzierung bei der Datenveredelung wird die Datenqualität verbessert und die Genauigkeit der Informationen erhöht. Dies ermöglicht eine zuverlässigere Verarbeitung der Daten im Posteingangsprozess.

Automatisierung von Workflows

Durch diese Massnahmen der Datenveredelung wird eine höhere Datenqualität und -konsistenz erreicht, was wiederum die Automatisierung von Workflows und Entscheidungsprozessen unterstützt. Die optimierten und bereinigten Daten können effizienter von automatisierten Systemen verarbeitet werden, um Aufgaben zu automatisieren, Engpässe zu minimieren, die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Genauigkeit der Entscheidungen zu verbessern. Darüber hinaus können durch die Automatisierung von Prozessen und Entscheidungen Ressourcen effizienter genutzt werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.

Fazit

Im Posteingangsprozess ist die Datenveredelung unerlässlich, um eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten und Informationen zu gewährleisten. Durch die Veredelung können Unternehmen eine höhere Datenqualität, fundierte Entscheidungen und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Es ist wichtig, auf innovative Technologien und Prozesse zu setzen, um die Effektivität des Posteingangsprozesses zu steigern und die wertvollen Daten optimal zu nutzen. Wir bei CENT Systems helfen Ihnen gerne bei der Automatisierung von Workflows und Entscheidungsprozessen.

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