Für die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs setzte VVST auf die Archiv Digitalisierung von CENT Systems – vielfältige Mehrwerte inklusive.

Sekundenschnelle Verfügbarkeit von Dokumenten, wegfallende Platzprobleme und ein reibungsloser Ablauf: Die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs von VVST durch CENT Systems zeigt auf, welche Vorteile ein hoher Digitalisierungsgrad mit sich bringt. Davon profitieren nicht zuletzt die beim VVST versicherten Unternehmen.

Die Ausgangslage

Die Geschichte von VVST (Versicherungsverband Schweizerischer Transportunternehmungen) reicht weit zurück: Gegründet wurde die Genossenschaft im Jahr 1898 als Haftpflichtversicherung von damals 23 Schweizer Sekundärbahnen. Diesem Ursprung ist die Genossenschaft treu geblieben: Bis heute gilt VVST im Bereich Haftpflichtversicherung und Versicherungsberatung als kompetenter Partner für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs und für Seilbahnen. Um dem schwindenden Platz im physischen Archiv entgegenzuwirken und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, beauftragte VVST eine externe Beratungsfirma damit, einen kompetenten Digitalisierungsdienstleister zu finden. «CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt», sagt Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung VVST.

CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt.

Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung

VVST

Die Lösung

Das 600’000 Seiten umfassende Papierarchiv von VVST – darunter Akten und Dokumente – wurde vollständig von CENT Systems digitalisiert. Die von VVST in Zügelkisten gepackten Dokumente wurden zuverlässig von CENT Systems abgeholt und auf direktem Weg zum Standort in Lohn-Ammannsegg bei Solothurn transportiert. Danach wurden die Dokumente für die Digitalisierung vorbereitet, indem beispielsweise Klammern und Post-its entfernt wurden. «Dass die Prüfung der Dokumente ebenfalls von CENT Systems übernommen wurde, war für uns eine grosse Erleichterung», so Luzian Rothen. Der reibungslose Ablauf der Archiv-Digitalisierung gewährleistete die von VVST geplante Ablösung des physischen Archivs per Anfang 2024. «Beeindruckend war aus unserer Sicht, dass der gesamte Ablauf der Digitalisierung absolut nach Plan funktionierte – das ist bei anderen IT-Projekten keinesfalls eine Selbstverständlichkeit», so das Mitglied der VVST-Geschäftsleitung.

Der Mehrwert

Die erfolgreiche Archiv Digitalisierung durch CENT Systems erfüllt gleich zwei Anforderungen von VVST: Einerseits wird dadurch die gesetzeskonforme Archivierung hinsichtlich Aufbewahrungsdauer und weiterer Regularien gewährleistet, andererseits konnte das physische Platzproblem im bisherigen VVST-Archiv nachhaltig gelöst werden. «Die abgeschlossene Archiv Digitalisierung bietet zudem weitreichende Vorteile bei der Verfügbarkeit der Dokumente. Mussten wir im physischen Archiv effektiv nach Dossiers suchen, können wir die digitalisierten Dokumente neu innert Sekunden aufrufen. Das vereinfacht die Handhabung unserer Dossiers sehr – und davon profitieren nicht zuletzt unsere Kundinnen und Kunden», sagt Luzian Rothen.

VVST (Versicherungs-Verband Schweizerischer Transportunternehmen)

Die 1898 gegründete Genossenschaft VVST bietet Haftpflichtversicherungen und weitere Versicherungsdienstleistungen für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs sowie für Seilbahnen. VVST arbeitet im Bereich Haftpflichtversicherung mit der Zurich zusammen, weitere Partner der Genossenschaft sind die Mobiliar und die Basler Versicherung.