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Web Forms/E-Mail Digitalisierung Ihrer Dokumente

Sie nutzen in ihrem Unternehmen für die interne und externe Kommunikation diverse online Lösungen? Dann sind Sie mit E-Mails und Web Forms mit Sicherheit vertraut. Darüber generieren Sie automatisch digitale Daten. Doch dies ist keineswegs gleichbedeutend mit einem kundenspezifischen Digitalisierungs-Konzept. Wir von der CENT Systems AG kennen die Herausforderungen digitaler Lösungen. Daher kümmern wir uns um die Integration von Formularen und E-Mails im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie.

Das digitale Büro kann sein ganzes Potenzial entfalten, wenn alle Daten und Informationen in einem einheitlichen System zugänglich sind. E-Mails und Web Forms müssen somit ebenfalls in das Konzept integriert werden, obgleich sie bereits von Anfang an digital daherkommen. Aus diesem Grund kümmern wir uns auch um ihren elektronischen Posteingang. Gerne unterstützen wir Sie in diesem Bereich.

Was ist ein digitales Büro?

Bei einem digitalen Büro handelt es sich um einen virtuellen Ort, an dem Sie all Ihre Mitarbeiter miteinander vernetzen. Damit ermöglicht es ein gemeinsames Arbeiten – unabhängig davon, an welchem Ort sich die Beteiligten gerade tatsächlich aufhalten. Auch Geschäftspartner, Kunden und andere Involvierte können Teil dieses Netzwerks sein. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, alle Prozesse digital stattfinden zu lassen. Das wiederum sichert Ihnen ein hohes Mass an Flexibilität zu. Das virtuelle Büro öffnet Ihnen somit das Tor zur digitalen Arbeitswelt und ermöglicht eine besonders effiziente und produktive Arbeitsweise.

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Wie kann das digitale Büro die Produktivität maximieren?

Der Markt ist kompetitiv. Wer sich eine führende Position sichern möchte, muss vor allem schnell reagieren können. Innovationen müssen möglichst rasch auf den Markt gebracht werden und auch veränderte Kundenbedürfnisse sind schnell wahrzunehmen und umzusetzen. Es sind also Mittel und Wege gefragt, die die Prozesse im Unternehmen beschleunigen können, Das digitale Büro spielt dabei eine bedeutende Rolle. Es steigert die Produktivität Ihres Unternehmens, indem es die gesamte Kommunikation optimiert. Diese können Sie beispielsweise in Channels organisieren, die lange E-Mail-Ketten ablösen. Das digitale Büro spielt dabei eine bedeutende Rolle. Es steigert die Produktivität Ihres Unternehmens, indem es die gesamte Kommunikation optimiert. Diese können Sie beispielsweise in Channels organisieren, die lange E-Mail-Ketten ablösen. Für jeden Arbeitsablauf gibt es einen eigenen Channel, dem alle Involvierten beitreten können. Dort liegen alle notwendigen Informationen bereit und das langwierige Durchsuchen von Ordnern und Dokumenten hat ein Ende. Das digitale Büro bietet Ihnen ausserdem die Möglichkeit, Routineprozesse zu automatisieren. Dazu gehört beispielsweise das Planen regelmässig wiederkehrender Termine oder das Verwalten von Urlaubs- und freien Tagen der Mitarbeiter. All das gibt Ihrem Team deutlich mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Bedeutung von E-Mails und Webformularen für Ihr Unternehmen

E-Mails und Web Forms spielen bei der Vereinfachung und Beschleunigung des Arbeitsalltags eine entscheidende Rolle. Beide sammeln wertvolle Informationen über bestehende und potenzielle Kunden. Beispielhaft sind Namen, E-Mail-Adressen und weitere Kontaktdaten, Kundenwünsche, Anregungen und mehr. Diese wiederum werden an einen Webserver gesendet, der sie verarbeitet. Doch was genau nützt das? Webformulare und E-Mails erfassen persönliche Daten potenzieller Kunden, damit Sie diese später ganz gezielt ansprechen können. Sie ermitteln zudem ganz leicht, welche Zielgruppe Sie tatsächlich ansprechen, und können Ihre Marketing-Strategie entsprechend prüfen. Passt sie wirklich zu dem Personenkreis, den Sie erreichen? Falls nicht, dann haben Sie dank E-Mails und Web Forms alle Informationen gesammelt, die Sie benötigen, um Ihr Marketing anzupassen. Dank fortlaufender Aufzeichnungen bemerken Sie ausserdem frühzeitig, wenn sich ein neuer Interessentenkreis aufbaut, mit dem Sie vielleicht nicht gerechnet haben. Mithilfe der Aufzeichnungen von E-Mails und Webformularen können Sie zudem nachverfolgen, welche Wünsche Ihre Kunden haben. Das gibt Ihnen wiederum wertvollen Aufschluss darüber, was genau Ihre Zielgruppe interessiert und wie sich ihre Bedürfnisse entwickeln. Dementsprechend können Sie Ihre unternehmenseigenen Prozesse und Angebote rasch anpassen, um Ihrer Zielgruppe gerecht zu werden. Die schnelle Handlungsweise, die Webformulare und E-Mails ermöglichen, stellt einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil dar.

Warum müssen Web Forms und E-Mails im digitalen Büro besondere Beachtung finden?

Im elektronischen Schriftverkehr sind E-Mails und Web Forms heute absoluter Standard. Wählen auch Ihre Kunden und Geschäftspartner mittlerweile bevorzugt den digitalen Weg zur Kontaktaufnahme? Dann wissen Sie um die Relevanz der digitalen Kommunikation für Ihren ökonomischen Erfolg. Die Einfachheit der Kontaktaufnahme erleichtert die Kommunikation und kann zur Umsatzsteigerung beitragen.

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Sie erreichen Ihre Kunden jederzeit und können auch kurzfristig Kontakt zu ihnen aufnehmen. Gleiches ist auch andersherum möglich. Ihre Kundschaft kann Fragen und Probleme sofort platzieren und erhält schnell Antwort Ihrerseits. Das erspart Ihnen den persönlichen Besuch in einer Filiale oder das lange Warten am Telefon, bis ein Mitarbeiter Zeit hat.

Zusammenfassend bieten Ihnen der Einsatz von E-Mails und Web Forms unter anderem folgende Vorteile:

• rasche Kontaktaufnahme zu jeder Zeit • einfache Kommunikation, die lediglich ein internetfähiges Endgerät erfordert • regelmässiger Kontakt zu Kunden lässt sich leicht pflegen, sodass Sie und Ihr Unternehmen dauerhaft in Erinnerung bleiben • finanzielle Ersparnis, da kein Porto anfällt • einfaches Sammeln wertvoller Kundeninformationen

Indem auch E-Mails und Web Forms erfasst und die Daten entsprechend extrahiert werden, entsteht eine umfassende Datenbasis. Sie birgt ein enormes Potenzial.

Der Umstand, dass Daten vielfach als digitales Gold bezeichnet werden, zeigt ihren immensen Wert auf. Denn was wäre Ihr Unternehmen ohne jegliche Informationen über potenzielle Kundschaft und ohne einen gesammelten Überblick über alle ablaufenden Prozesse? Es wäre eine Firma ohne den nötigen Weitblick, sich zielführend weiterzuentwickeln und sich am Markt zu etablieren.

Lassen Sie die Möglichkeiten des digitalen Büros nicht ungenutzt und verbinden Sie Ihre Web-Formulare und E-Mails mit Ihren digitalen Dokumenten! Schaffen Sie ein einheitliches digitales System, das alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die aktuell notwendigen Daten, ohne Zeit beim Durchsuchen von physischen und digitalen Dokumenten einzubüssen.

Wie erfolgt die Integration von E-Mails und Web Forms in ein Digitalisierungskonzept?

Dass E-Mails und Web Forms in das einheitliche digitale System eingebettet werden sollten, steht ausser Frage. Nur so kann der Zugriff auf sämtliche Daten intuitiv und komfortabel erfolgen. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Informationen aus E-Mails und Online-Formularen manuell in das betreffende System zu übertragen. Das ist aber nicht empfehlenswert, da es zu fehlerhaften oder unvollständigen Übertragungen kommen kann. Hinzu kommt der Zeitfaktor. Das Auswerten der gesammelten Daten entpuppt sich als ein sehr aufwendiger Prozess, wenn Sie jede Eingabe manuell prüfen. Damit verlieren Sie wertvolle Zeit, was Ihnen möglicherweise Ihren Wettbewerbsvorteil kostet.

Idealerweise widmen sich erfahrene Digitalisierungs-Experten der Umsetzung ganzheitlicher Konzepte für das digitale Büro. Die CENT Systems AG ist Ihnen diesbezüglich gerne behilflich. Der digitale Posteingang erfordert zwar kein Unboxing und Scanning, wird ansonsten aber dementsprechend verarbeitet. Folglich basiert die Integration von elektronischen Mails und Web-Formularen auf den folgenden Schritten:   • Data Extraction • Data Enrichment • Export   Dass die Dokumente bereits in elektronischer Form vorliegen, ersetzt die Integration in das Digitalisierungs-Konzept folglich nicht. Sie wird jedoch erleichtert, da einige Arbeitsschritte übersprungen werden können. Zunächst werden die relevanten Daten aus Mails und Formularen extrahiert. Im nächsten Schritt erfolgt gegebenenfalls eine Anreicherung mit weiteren Informationen, bevor die Daten in das einheitliche System eingespeist werden. Ein professioneller Digitalisierungs-Service nimmt auch auf E-Mails und Online-Formulare Rücksicht. Dadurch werden sie mit der physischen Post und anderen Dokumenten vereinigt. So entsteht eine umfassende Datenbasis, die jedem Unternehmen enormes Potenzial bringt.

CENT Systems AG: Professionelle Digitalisierungs-Konzepte, auch für E-Mails und Web Forms

Wir von der CENT Systems AG haben die Digitalisierung bereits seit unserer Gründung im Jahr 1985 im Blick. Unser Team besteht aus mehr als 60 Digitalisierungs-Experten, die ihre Expertise gerne auch für Ihr digitales Büro unter Beweis stellen. Falls Sie digitale Lösungen für Web Forms und den Schriftverkehr per E-Mail suchen, sind Sie bei uns goldrichtig.

Vor allem in unseren Spezialgebieten Gesundheit, Versicherung und Inkasso können wir eine umfassende Betreuung mit spezialisierter Sach- und Nachbearbeitung garantieren. Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Daten ist unsere Spezialität. Wir sind nicht nur ein Schweizer Unternehmen, sondern auch nach ISO 27001 Informationssicherheit zertifiziert. Wir kümmern uns vertrauensvoll um die Digitalisierung Ihrer bürowirtschaftlichen Prozesse. Dies ist unabhängig davon, ob es um Ihre physische Post, archivierte Dokumente, E-Mails oder Web Forms geht. Sie möchten sich selbst ein Bild machen und wünschen eine individuelle Beratung? Dann nehmen Sie jetzt unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
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