Im 21. Jahrhundert kommt kein Unternehmen mehr an der Digitalisierung vorbei. Unzählige Prozesse müssen mittlerweile nicht mehr manuell stattfinden. Das spart zeitliche und finanzielle Ressourcen, die Sie fortan deutlich sinnvoller einsetzen können. Doch die Umstellung von manuell auf digital erfolgt nicht von heute auf morgen. Was Sie benötigen, sind intelligent ausgearbeitete Digitalisierungskonzepte – vor allem im Bereich Ihrer Posteingänge.

Was sind Digitalisierungskonzepte?

Digitalisierungskonzepte bilden die Basis der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Sie definieren, welche Ziele es zu erreichen gilt. Damit legen sie auch die Schritte fest, die umgesetzt werden müssen, damit die erfolgreiche Digitalisierung gelingt.

So kann es beispielsweise Ihr Ziel sein, den gesamten Posteingang auf einem Weg zusammenzufassen. Um dieses Ziel zu erreichen, durchlaufen wir gemeinsam mit Ihnen verschiedene Schritte. Zunächst ermitteln wir, über welche Arten von Posteingängen Sie Ihre Informationen aktuell erhalten.

Wir legen dann fest, wie genau es uns gelingt, all Ihre Dateneingänge auf einen einzigen Posteingang umzuleiten. Wie genau wir dabei vorgehen, erläutern wir Ihnen im Folgenden.

Wie entwickelt man Digitalisierungskonzepte?

Das Erarbeiten von Digitalisierungskonzepten erfolgt in vier Schritten:

• Analyse des Ist-Zustands
• Zieldefinition
• Entwickeln eines Konzepts
• Einleiten und Umsetzen der notwendigen Schritte zur Zielrealisation

Zunächst gilt es, genau zu prüfen, wo Ihr Unternehmen gerade in digitalen Belangen steht. Ist schon eine gewisse Grundlage gegeben? Haben Sie bereits ausgewählte Prozesse digitalisiert oder zumindest erste Grundlagen dafür geschaffen? Oder stehen Sie noch komplett am Anfang und haben bisher nur über das Thema digitaler Posteingang nachgedacht?

Wir analysieren den Ist-Zustand Ihres Unternehmens umfassend. Dabei fokussieren wir uns auf Ihre Posteingänge im analogen und digitalen Sinne. Wir prüfen, auf welchen Wegen Sie Ihre Informationen erhalten und wie stark sie jeweils ausgelastet sind. Somit wissen wir genau, wo Sie aktuell stehen und an welchen Punkten wir im Folgenden ansetzen.

Im zweiten Schritt sprechen wir gemeinsam über Ihre Ziele. Wo genau möchten Sie hin? Welche Prozesse würden Sie in Zukunft gerne vereinfachen? Welche Abläufe sollen im Idealfall komplett digital stattfinden und welche nur teilweise? Nachdem Sie uns Ihre Wünsche erläutert haben, erklären wir Ihnen, inwieweit wir sie erfüllen können.

Damit wissen wir nun, an welchem Punkt wir starten und wohin die Reise gehen soll. Jetzt können wir mit dem dritten Schritt fortfahren: dem Entwickeln eines Konzepts. Sein Gegenstand sind diejenigen Geschäftsprozesse, die fortan vollständig oder teilweise digital ablaufen sollen. Hinzu kommen alle dafür notwendigen Anwendungen.

Dann erarbeiten wir, welche Schritte notwendig sind, um all das in die Tat umzusetzen. Dazu kann beispielsweise das Erstellen eines digitalen Posteingangs gehören.

Wie kann ein Digitalisierungskonzept für den Posteingang aussehen?

Erreichen Sie auch grosse Mengen an manuell zu bearbeitende Post, dessen Sortierung und Verteilung nicht nur mühselig ist, sondern auch Zeit raubt? Sind Sie auf der Suche nach einem Weg, wie Sie Ihre physische und digitale Post auf einem Kanal vereinen können? Dann ist der digitale Posteingang die ideale Lösung für Sie.

Dabei handelt es sich um einen Ort, an dem Ihr gesamter Schriftverkehr einheitlich digitalisiert gesammelt wird. Manuell zu bearbeitende Briefpost wird also digitalisiert und gemeinsam mit Ihren E-Mails und ähnlichen Nachrichtenformen zugänglich gemacht. Das Ergebnis ist eine funktionierende Ablage, die nicht nur übersichtlich ist, sondern sich auch noch komfortabel bearbeiten lässt.

So entsteht Ihr digitaler Posteingang

Um Ihren gesamten Posteingang zu digitalisieren, muss zunächst Ihre Post geöffnet werden. In diesem Schritt bereiten wir die Dokumente für den darauffolgenden Scanning-Prozess vor. Die aufbereiteten Belege werden dabei mithilfe eines Hochleistungs-Scanners bearbeitet. Er kümmert sich um die eigentliche Digitalisierung Ihrer Daten.

Doch nicht alle Daten, die Ihre physische Post bietet, sind auch wirklich relevant für Sie. Im Rahmen der Data Extraction sortieren wir genau diese Informationen aus. Dabei hilft uns unsere Optical Character Recognition, kurz OCR-Engine.

Das ist die automatisierte Text- beziehungsweise Schrifterkennung innerhalb von Bildern. Die OCR-Engine kann also jedes Wort von analogen Briefen erkennen und in die digitale Form umwandeln.

Unsere erfahrenen Erfassungsteams bearbeiten die Dokumente anschliessend nach, um sicherzustellen, dass Ihnen keine wichtigen Informationen fehlen.

Zuletzt folgt das Data Enrichment. In diesem Schritt reichern unsere Experten Ihre digitalisierten Daten an und veredeln sie somit. Fehlende Daten ergänzen sie aus weiteren bestehenden Datensätzen. So können sie beispielsweise Unternehmensdatensätze durch Namen, Adressen, Telefonnummern und mehr anreichern.

Ihre professionellen Digitalisierungskonzepte im Bereich des digitalen Posteingangs

Warum Sie auf einen digitalen Posteingang umstellen sollten? Weil er zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen bietet!

• Unabhängig vom Format greifen Sie auf allfällige Dokumente auf nur einem Kanal zu. So beenden Sie das Suchen nach Informationen in unzähligen Ordnern.
• Die Dokumente sind für alle berechtigten Mitarbeitenden zugänglich – unabhängig von Ort und Uhrzeit.
• Die Bearbeitung der Eingangspost läuft nun um einiges schneller ab und die neu gewonnene Zeit können Sie fortan sinnvoller nutzen.
• Sie sparen auch finanzielle Aufwendungen, die Sie beispielsweise in Unternehmenswachstum, Entwicklung neuer Produkte, Gewinnen neuer Kunden und mehr stecken können.
• Sie erfreuen sich an einer gesteigerten Sicherheit, denn die Bearbeitung der Eingangspost nun besser nachvollziehen lässt. Sie wissen genau, wer daran beteiligt war und zu welchem Zeitpunkt.
• Sie benötigen keine grossen Lagerräume oder Archive mehr. Die Bearbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung Ihrer physischen Post ist nicht mehr notwendig.

Wir von CENT Systems machen all das möglich, indem wir Ihren Posteingang vollumfänglich digitalisieren. Damit vereinfachen wir Ihren Unternehmensalltag und Sie sparen gleichzeitig Ressourcen. Ganz im Sinne des digitalen Wandels stehen wir Ihnen bei Ihren Belangen zum Thema professionell zur Seite. Alles, was Sie davon abhält, ist eine Kontaktaufnahme.