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Digitaler Posteingang

Digitalisierung Ihrer Dokumente

Sie erhalten Post auf unterschiedlichen Wegen und in unterschiedlichen Formaten? Dann wissen Sie um die Herausforderungen eines uneinheitlichen Posteingangs, der sowohl aus klassischem als auch digitalem Schriftverkehr besteht. E-Mails, Briefe, Messenger-Nachrichten und Faxe müssen für eine effiziente Bearbeitung des Posteingangs zusammengeführt werden. Ein digitaler Posteingang löst dieses Problem mit grosser Effizienz und niedrigen Kosten.

Wir von der CENT Systems AG kennen die Herausforderungen, die Unternehmen im Zuge der Digitalisierung meistern müssen. Unser digitaler Posteingang kann wesentlich zur Digitalisierung beitragen und gleichzeitig die Effizienz nachhaltig steigern. Zudem kommen Unternehmen damit dem papierlosen Büro näher, das Ressourcen schont und ausserdem die Arbeit mit Dokumenten unterschiedlichster Art vereinfacht.

Konnten wir Ihr Interesse wecken? Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Digitalisierung des Posteingangs und wie sie für Sie von Vorteil sein kann.

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Als digitaler Posteingang wird der Ort bezeichnet, an dem der einheitlich digitalisierte Schriftverkehr gesammelt wird. Das bedeutet, dass Briefpost digitalisiert und gemeinsam mit E-Mails und anderen Nachrichten zugänglich gemacht wird.

Unternehmen benötigen eine funktionierende Ablage, die Übersichtlichkeit bietet und sich zudem komfortabel bearbeiten lässt. Um dieses Ziel zu erreichen, wird der digitale Posteingang folgendermassen umgesetzt:

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Unboxing

Im ersten Schritt werden die Couverts geöffnet und der Inhalt sortiert. Bei dieser Gelegenheit werden die Dokumente gleich für den Scanning-Prozess vorbereitet.

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Scanning

Die Digitalisierung der physischen Post findet im Rahmen des Scannings statt. Zu diesem Zweck durchlaufen die aufbereiteten Belege nun den Scanprozess mithilfe eines Hochleistungsscanners.

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Data Extraction

Im nächsten Schritt werden die relevanten Daten aus den Dokumenten ausgelesen. Dies geschieht zunächst mittels unserer OCR-Engine. Danach werden die Dokumente oder Belege von unseren erfahrenen Erfassungsteams nachbearbeitet.

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Data Enrichment

Im Bedarfsfall kann neben der reinen Digitalisierung der Eingangspost auch eine Anreicherung der Daten erfolgen. Im Zuge dessen können die digitalen Dokumente mit weiteren Daten veredelt werden.

Der digitale Wandel im Unternehmen erfordert folglich zahlreiche Arbeitsschritte und zudem eine gewisse Erfahrung. Sie möchten die Ressourcen Ihres Unternehmens anderweitig nutzen? Oder fehlt Ihnen einfach das Personal für die kontinuierliche Digitalisierung des Posteingangs? Dann können Sie unseren kompetenten Digitalisierungs-Experten die damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben überlassen.

Worin bestehen die Vorteile eines digitalen Posteingangs?

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs lassen sich folgendermassen zusammenfassen:

• Vereinheitlichung des Posteingangs – unabhängig vom jeweiligen Format
• Verfügbarkeit der digitalen Dokumente für alle berechtigten Mitarbeitenden
• Verkürzung der Bearbeitungszeit der Eingangspost
• Kostensenkung bei der Bearbeitung der Eingangspost
• Steigerung der Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit der Eingangspostbearbeitung
• Verzicht auf grosse Lagerräume oder Archive durch Bearbeitung, Archivierung und Entsorgung der physischen Post durch die CENT Systems AG

Diese Wettbewerbsvorteile kann Ihnen ein digitaler Posteingang bringen. Möchten auch Sie Ihre Post orts- und zeitunabhängig bearbeiten? Wünschen Sie einen effizienteren Umgang mit der geschäftlichen Korrespondenz? All das und noch mehr ermöglicht der professionelle Service der CENT Systems AG.

Warum ist der digitale Posteingang die Basis des papierlosen Büros?

Intern kann die Umsetzung des papierlosen Büros unter anderem dadurch angegangen werden, dass der gesamte Postausgang elektronisch organisiert wird. Zudem können sämtliche Dokumente als elektronische Akten verwaltet werden. Das papierlose Büro lässt sich folglich auf verschiedenen Ebenen umsetzen.

Trotz des grossen Digitalisierungsfortschritts erhalten viele Unternehmen immer noch klassische Papierpost. Wer einerseits Papierpost bearbeitet und andererseits vornehmlich digitale Lösungen verwendet, erlebt die uneinheitlichen Prozesse als grosse Herausforderung. Dies erschwert die betrieblichen Abläufe, verursacht höhere Kosten und beeinträchtigt die Effizienz. Diese Problematik kann durch einen digitalen Posteingang effektiv angegangen werden.

Die CENT Systems AG: Ihr Digitalisierungs-Experte

Sie suchen nach dem richtigen Partner für die Digitalisierung Ihres Posteingangs? Die CENT Systems AG steht Ihnen gerne zur Seite. Unseren exzellenten Ruf als Digitalisierungs-Experte haben wir uns seit 1985 erarbeitet. Insbesondere in Sachen Health, Insurance und Inkasso verfügen wir über ausgewiesene Fachkompetenz. Grundsätzlich bieten wir aber für alle Branchen digitale Lösungen auf höchstem Niveau.

Als ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen legen wir sehr grossen Wert auf die Informationssicherheit. Wir erbringen unsere Dienstleistungen ausschliesslich innerhalb der Schweiz und zählen zu den Mitgliedern von SchweizerUnternehmen.ch. Mehr als 60 Mitarbeiter, zu denen auch unser Entwicklungsteam gehört, widmen sich tagtäglich der Digitalisierung und Vereinheitlichung des Posteingangs.

Sie haben Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns? Dann freuen wir uns auf Ihre unverbindliche Anfrage und zeigen Ihnen, wie ein digitaler Posteingang Ihrem Unternehmen nützen kann. Sie suchen Wege Ihre Fixkosten weiter zu variabilisieren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns Ihren Arbeitsalltag erleichtern.