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Digitalisierung Posteingang: Digitalisierung Ihrer Dokumente

Der Posteingang

Sie erhalten Post auf unterschiedlichen Wegen und in unterschiedlichen Formaten? Dann wissen Sie um die Herausforderungen eines uneinheitlichen Posteingangs, der sowohl aus klassischem als auch digitalem Schriftverkehr besteht. E-Mails, Briefe, Messenger-Nachrichten und Faxe müssen für eine effiziente Bearbeitung des Posteingangs zusammengeführt werden. Ein digitaler Posteingang löst dieses Problem mit grosser Effizienz und niedrigen Kosten. Wir von der CENT Systems AG kennen die Herausforderungen, die Unternehmen im Zuge der Digitalisierung meistern müssen. Unser digitaler Posteingang kann wesentlich zur Digitalisierung beitragen und gleichzeitig die Effizienz nachhaltig steigern. Zudem kommen Unternehmen damit dem papierlosen Büro näher, das Ressourcen schont und ausserdem die Arbeit mit Dokumenten unterschiedlichster Art vereinfacht. Konnten wir Ihr Interesse wecken? Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Digitalisierung des Posteingangs und wie sie für Sie von Vorteil sein kann.

Wie arbeiten Sie dank der Digitalisierung Ihres Posteingangs organisierter?

Sicher kennen Sie es auch: Post kommt in Ihrem Unternehmen an, wird verlegt, versehentlich weggeworfen oder über Wochen nicht bearbeitet. Wichtige Dokumente verschwinden oder werden falsch einsortiert und sind nicht auffindbar, wenn Sie sie benötigen.

Digitalisierung Posteingang

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Die Bearbeitung analoger Post birgt zahlreiche Fehlerquellen, kostet viel Zeit und damit auch Geld. Vor allem Unternehmen, die Mitarbeiter an verschiedenen Orten beschäftigen oder Homeoffice ermöglichen, bereitet das Bearbeiten und Weiterleiten analoger Post Probleme. Die Organisation gestaltet sich umständlich. Neue Rahmenbedingungen müssen also geschaffen werden, um die Prozesse entsprechend anzupassen. So umgehen Sie Chaos im Unternehmenssitz, weiteren Standorten sowie dem Homeoffice. Es ist Zeit für das Umrüsten auf einen digitalen Posteingang. Als digitaler Posteingang wird der Ort bezeichnet, an dem der einheitlich digitalisierte Schriftverkehr gesammelt wird. Das bedeutet, dass Briefpost digitalisiert und gemeinsam mit E-Mails und anderen Nachrichten zugänglich gemacht wird. Unternehmen benötigen eine funktionierende Ablage, die Übersichtlichkeit bietet und sich zudem komfortabel bearbeiten lässt. Um dieses Ziel zu erreichen, wird der digitale Posteingang folgendermassen umgesetzt:

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Unboxing

Im ersten Schritt werden die Couverts geöffnet und der Inhalt sortiert. Bei dieser Gelegenheit werden die Dokumente gleich für den Scanning-Prozess vorbereitet.

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Scanning

Die Digitalisierung der physischen Post findet im Rahmen des Scannings statt. Zu diesem Zweck durchlaufen die aufbereiteten Belege nun den Scanprozess mithilfe eines Hochleistungsscanners.

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Data Extraction

Im nächsten Schritt werden die relevanten Daten aus den Dokumenten ausgelesen. Dies geschieht zunächst mittels unserer OCR-Engine. Danach werden die Dokumente oder Belege von unseren erfahrenen Erfassungsteams nachbearbeitet.

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Data Enrichment

Im Bedarfsfall kann neben der reinen Digitalisierung der Eingangspost auch eine Anreicherung der Daten erfolgen. Im Zuge dessen können die digitalen Dokumente mit weiteren Daten veredelt werden.

Wie automatisieren RPA-Bots Prozesse bei der Digitalisierung Ihres Posteingangs?

 
 

Der digitale Wandel im Unternehmen erfordert folglich zahlreiche Arbeitsschritte und zudem eine gewisse Erfahrung. Sie möchten die Ressourcen Ihres Unternehmens anderweitig nutzen? Oder fehlt Ihnen einfach das Personal für die kontinuierliche Digitalisierung des Posteingangs? Dann können Sie unseren kompetenten Digitalisierungs-Experten die damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben überlassen.

RPA-Bots

Beim Verarbeiten der verschiedenen Eingangskanäle und unterschiedlichen Eingangsformate handelt es sich um eine komplexe Angelegenheit. Das gilt sowohl auf Prozess- als auch auf Organisationsebene. Häufig werden RPA-Tools genutzt, um die Lücken zu überbrücken, die während des Übergangs von der analogen zur digitalen Ebene entstehen.

Die robotergesteuerte Prozessoptimierung nutzt Software-Bots, um die Interaktionen von Menschen nachzubilden. Aufgaben, die wiederholt auftreten, automatisieren sie und können sie in Zukunft rasch und fehlerfrei erledigen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise die Bearbeitung von Urlaubsanträgen automatisieren. Sie nimmt vor allem in grossen Firmen mit zahlreichen Mitarbeitern viel Zeit in Anspruch. Ein RPA-Bot extrahiert die notwendigen Daten aus dem System des Unternehmens und überführt die Anträge schnell und fehlerfrei.

Worin bestehen die Vorteile eines digitalen Posteingangs?

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs lassen sich folgendermassen zusammenfassen:

Vereinheitlichung des Posteingangs – unabhängig vom jeweiligen Format

Verfügbarkeit der digitalen Dokumente für alle berechtigten Mitarbeitenden

Verkürzung der Bearbeitungszeit der Eingangspost

Kostensenkung bei der Bearbeitung der Eingangspost

Steigerung der Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit der Eingangspostbearbeitung

Verzicht auf grosse Lagerräume oder Archive durch Bearbeitung, Archivierung und Entsorgung der physischen Post durch die CENT Systems AG

CENT Qualittaetsmanagement

Diese Wettbewerbsvorteile kann Ihnen ein digitaler Posteingang bringen. Er gibt Ihren Mitarbeitern und Ihnen selbst die Möglichkeit, Ihre Ressourcen sinnvoller einzusetzen. Sie investieren Ihre Zeit in Dinge, die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringen, und halten sich nicht am Organisieren von Post auf. Alle diesbezüglichen Aufgaben, die keine Sonderbehandlung erfordern, sondern immer wieder gleich ablaufen, nimmt Ihnen der digitale Posteingang ab. Sie selbst können sich darauf verlassen, dass Ihre Post genau dort ankommt, wo sie hingehört. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass keine wichtigen Inhalte übersehen werden oder gar verloren gehen. Nicht zu vergessen ist der grosse Vorteil, den die verkürzte Bearbeitungszeit mit sich bringt. Sie wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden aus. Diese schätzen es sehr, wenn ihre Anliegen rasch bearbeitet werden. Mit einer schnellen Rückmeldung Ihrerseits verringern Sie das Risiko, dass sich potenzielle Kunden in der Zwischenzeit nach Alternativen umsehen. Rasches Interagieren, das dank des digitalen Posteingangs leicht realisierbar ist, verschafft Ihnen also einen deutlichen Vorteil in Sachen Kundenbindung. Gleiches gilt für die Kosteneinsparungen, die er Ihnen ermöglicht. Diese Ersparnisse können Sie nicht nur für die Entwicklung neuer, innovativer Produkte nutzen. Es kann durchaus lohnend sein, einen Teil davon an Ihre Kundschaft weiterzugeben und günstigere Preise zu bieten. Möchten auch Sie Ihre Post orts- und zeitunabhängig bearbeiten? Wünschen Sie einen effizienteren Umgang mit der geschäftlichen Korrespondenz? All das und noch mehr ermöglicht der professionelle Service der CENT Systems AG.

Warum ist der digitale Posteingang die Basis des papierlosen Büros?

Intern kann die Umsetzung des papierlosen Büros unter anderem dadurch angegangen werden, dass der gesamte Postausgang elektronisch organisiert wird. Zudem können sämtliche Dokumente als elektronische Akten verwaltet werden. Das papierlose Büro lässt sich folglich auf verschiedenen Ebenen umsetzen. Trotz des grossen Digitalisierungsfortschritts erhalten viele Unternehmen immer noch klassische Papierpost. Dessen Bearbeitung läuft vergleichsweise aufwendig ab und durchläuft im Grunde fünf Schritte.

1. Aussortieren und Vorsortieren

Im ersten Schritt muss die ungeöffnete Post erst einmal in Kategorien aufgeteilt werden. Welche Briefe sind geschäftlich adressiert, welche beinhalten Privates und welche sind eventuell falsch angekommen? Im Anschluss werden sie vorsortiert, sodass sie später an den passenden Mitarbeiter weitergeleitet werden können.

2. Prüfen der Inhalte

Briefe, die nicht streng vertraulich sind, öffnen die zuständigen Mitarbeiter nun. Sie sortieren sie je nach Anliegen gegebenenfalls um. So stellen Sie sicher, dass sie die Personen erreichen, die verantwortlich und handlungsbefugt sind.

3. Kontrollieren

Um einen einwandfreien Ablauf zu gewährleisten, wird geprüft, ob der Umschlag vollständig geleert wurde. Zudem stellen die Mitarbeiter sicher, dass alle Anlagen, die vorhanden sein sollen, auch mitgesendet wurden. Datum, Poststelle und Adresse sind ebenfalls zu überprüfen. Zudem vermerken die zuständigen Mitarbeiter mögliche Schäden am Briefumschlag, um sie bei Bedarf als Beweise heranziehen zu können. Das kann beispielsweise notwendig sein, wenn Inhalte verloren gegangen sind.

4. Setzen eines Poststempels

Nach dem Vorsortieren und Öffnen werden die Briefe mit dem Datum der Zustellung versehen. Dieser Schritt ist vor allem dann wichtig, wenn es um die Einhaltung gewisser Fristen geht. Gleichzeitig können die Briefe auf diese Weise priorisiert werden.

5. Verteilung

Im ersten Schritt muss die ungeöffnete Post erst einmal in Kategorien aufgeteilt werden. Welche Briefe sind geschäftlich adressiert, welche beinhalten Privates und welche sind eventuell falsch angekommen? Im Anschluss werden sie vorsortiert, sodass sie später an den passenden Mitarbeiter weitergeleitet werden können.Zu guter Letzt verteilen die Zuständigen alle Briefe an die entsprechenden Mitarbeiter. Nun liegt es an ihnen, sie pünktlich und gewissenhaft zu bearbeiten.

Zahlreiche manuelle Schritte verwandeln sich in einen einzigen digitalen Prozess

Die Bearbeitung von analoger Post durchläuft viele Schritte, die Zeit beanspruchen. Der Aufwand verringert sich nicht automatisch, nur weil erste digitale Prozesse eingeführt werden. Wer einerseits Papierpost bearbeitet und andererseits vornehmlich digitale Lösungen verwendet, erlebt die uneinheitlichen Prozesse als grosse Herausforderung. Dies erschwert die betrieblichen Abläufe, verursacht höhere Kosten und beeinträchtigt die Effizienz. Diese Problematik kann durch einen digitalen Posteingang effektiv angegangen werden. Nur wenn die Gesamtheit der Post auf digitalem Wege bearbeitet wird, lassen sich Effizienz und Organisation verbessern.

Die CENT Systems AG: Ihr Digitalisierungs-Experte

Sie suchen nach dem richtigen Partner für die Digitalisierung Ihres Posteingangs? Die CENT Systems AG steht Ihnen gerne zur Seite. Unseren exzellenten Ruf als Digitalisierungs-Experte haben wir uns seit 1985 erarbeitet. Insbesondere in Sachen Health, Insurance und Inkasso verfügen wir über ausgewiesene Fachkompetenz. Grundsätzlich bieten wir aber für alle Branchen digitale Lösungen auf höchstem Niveau.

Als ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen legen wir sehr grossen Wert auf die Informationssicherheit. Wir erbringen unsere Dienstleistungen ausschliesslich innerhalb der Schweiz und zählen zu den Mitgliedern von SchweizerUnternehmen.ch. Mehr als 60 Mitarbeiter, zu denen auch unser Entwicklungsteam gehört, widmen sich tagtäglich der Digitalisierung und Vereinheitlichung des Posteingangs.

Sie haben Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns? Dann freuen wir uns auf Ihre unverbindliche Anfrage und zeigen Ihnen, wie ein digitaler Posteingang Ihrem Unternehmen nützen kann. Sie suchen Wege Ihre Fixkosten weiter zu variabilisieren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Digitalisierungs Experte