Zuverlässige Digitalisierung vor Ort: Document Scanning für den Sozialdienst der Kapo Basel-Stadt.

Zuverlässiges Dokumentenmanagement mit besonderen Rahmenbedingungen: CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für hochsensible Scanning Services beauftragt.

Für den Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt digitalisierte CENT Systems das 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten umfassende Papierarchiv. Aufgrund der hochsensiblen Daten und unter Berücksichtigung entsprechender gesetzlicher Vorgaben wurde ein On-Site Scanning in den Räumlichkeiten des Sozialdienstes durchgeführt. Die eingescannten Dokumente standen dem Auftraggeber dabei jeweils spätestens am Folgetag digitalisiert zur Verfügung.

Die Ausgangslage

Das Papierarchiv des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt ist über die Jahre auf rund 280’000 Einzelseiten angewachsen. Die Dossiers brachten nicht nur räumliche Herausforderungen mit sich, sondern wären bei einem Brand oder einem Wasserschaden auch unwiederbringlich verloren gewesen. «Ein Informationsverlust hätte einen unermesslichen Schaden für die Abteilung Sozialdienst und die Kantonspolizei bedeutet», sagt Thomas Jannsen, Projektingenieur des Justiz- und Sicherheitsdepartements Kanton Basel-Basel-Stadt, im Interview mit CENT Systems. So wurde entschieden, auf eine Digitalisierung des Papierarchivs zu setzen. Den Ausschlag für die professionellen Scanning Services von CENT Systems hat nebst der Expertise im Bereich sensibler Daten, unter anderem aus dem Gesundheitswesen, auch die nachvollziehbare Kalkulation von CENT Systems gegeben.

Thomas Jannsen, Projektingenieur

Wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam.

Thomas Jannsen, Projektingenieur

Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel-Stadt

Die Lösung

CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für ein zuverlässiges Dokumentenmanagement beauftragt, das aufgrund der sensiblen Daten der Sozialdienst-Dossiers besondere Anforderungen an die Scanning Services stellte. Sämtliche Mitarbeitenden von CENT Systems wurden vorgängig einer polizeilichen Überprüfung unterzogen und die Scanning Services mussten so geplant werden, dass die Sozialdienst-Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die Dossiers hatten. Die Infrastruktur für das On-Site Scanning stammte von CENT Systems. In zwei zur Verfügung gestellten Räumen wurden innerhalb von 40 Arbeitstagen sämtliche 12’500 Dossiers gescannt und gespeichert. An einzelnen Tagen wurden mehr als 700 Dossiers gescannt. Der Zugriff auf die physischen Dossiers war dabei zu jeder Zeit gewährleistet.

Der Mehrwert

Die erfolgreich abgeschlossene Digitalisierung des Archivs vereinfacht den Arbeitsalltag der Sozialdienst-Mitarbeitenden auf unterschiedliche Arten. Zum einen sind die sensiblen Daten neu nachhaltig vor Schäden durch Brand und Wasser geschützt, zum anderen bietet die zeitgemässe Lösung bei dringlichen Einsätzen der Kantonspolizei Basel-Stadt noch schnelleren und zuverlässigeren Zugriff auf die benötigten Dossiers. Nicht zuletzt kann der Sozialdienst den hohen gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen, mit den digitalisierten Daten noch besser gerecht werden.

Der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt

1934 mit dem Auftrag gegründet, sich der Fürsorge von Kindern und Frauen in Notlagen zu widmen, ist der Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt auch 90 Jahre später ein unverzichtbarer Teil der Polizeiarbeit im Kanton Basel-Stadt. Heute ist der Sozialdienst im Bereich Soziales und in der polizeilichen Einsatzunterstützung insbesondere bei psychosozialen Fragestellungen tätig und für Personen zuständig, die aufgrund einer akuten oder psychosozialen Krise sich selbst oder Dritte gefährden. Auch im Falle einer Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung leistet der Sozialdienst Einsatzunterstützung.


Mit welchen Kriterien findet man den passenden Partner für BPO im Input Management?

Wenn Sie auf der Suche nach dem passenden BPO-Partner sind, wissen Sie bereits, dass Business Process Outsourcing beim Input Management bei der Effizienz Ihres Unternehmens den Unterschied machen kann. Input Management gilt in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung als Grundlage für die intelligente Verarbeitung von Daten und automatisierte Prozesse. Doch so wichtig das Input Management für KMU und grosse Unternehmen ist, so herausfordernd kann die Auswahl des passenden Anbieters für das Process Outsourcing in diesem Bereich sein. Wir geben Ihnen in diesem Beitrag hilfreiche Anhaltspunkte, die Sie bei der Auslagerung Ihres Input Managements weiterbringen. Im Vorfeld zu klären sind unter anderem folgende Fragen:

  • Braucht es für digitale Dienstleistungen wie Business Process Outsourcing (BPO) Zertifikate?
  • Muss mein künftiger Partner für digitale Prozesse eine gewisse Firmengrösse aufweisen?
  • Wie wichtig ist die Datensicherheit beim automatisierten Scannen von geschäftsrelevanten Daten?
  • Wie vertrauenswürdig ist mein künftiger Partner für Business Process Outsourcing?

Wie sollten Sie bei der Wahl des passenden Partners für Business Process Outsourcing vorgehen?

Umfassendes Know-how ist für digitalisierte Outsourcing Prozesse unabdingbar. Ebenso liegt es auf der Hand, dass Ihr künftiger BPO-Dienstleister bei den Themen Datenschutz und Sicherheit keine Kompromisse machen darf. Doch haben Sie sich schon gefragt, wie es um die Kreditfähigkeit Ihres künftigen BPO-Partners steht? Was sagen bestehende Referenzen über die Qualität der Dienstleistungen aus? Über welche Ressourcen verfügt Ihr kommender BPO-Dienstleister? Die nachfolgenden Fragen geben einen Überblick in die von CENT Systems gemachten Erfahrungen und zeigen auf, welche Kriterien bei der Wahl Ihres BPO-Anbieters von Bedeutung sind.

Welche Kapazitäten und Ressourcen hat der Anbieter im Bereich BPO?

Die Erarbeitung und die Umsetzung von digitalen Outsourcing Prozessen benötigen ausgeprägtes Fachwissen und ein breit aufgestelltes Team, das die branchenspezifischen Bedürfnisse der auftraggebenden Unternehmen kennt. Die über 70 Mitarbeitenden von CENT Systems verfügen über umfangreiche Fach- und Branchenkenntnisse. Ein Team mit dieser Grösse kann die zeitlichen Ressourcen, das notwendige Know-how sowie die technologische Infrastruktur für Ihr künftiges Input Management bereitstellen.

Mit CENT Systems als BPO-Partner können Sie sich auf einen IT-Dienstleister mit umfassenden Spezialkenntnissen in der Digitalisierung verlassen.

Welche Zertifikate braucht es für digitale Dienstleistungen wie BPO?

Wenn Sie den Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens mit einem professionellen Input Management erhöhen wollen, ist die Sicherheit Ihrer geschäftsrelevanten Daten von zentraler Bedeutung. Prüfen Sie also bei der Wahl Ihres BPO-Partners die Zertifizierungen und die Datenschutzkultur Ihres potenziellen Partners. Im Zusammenhang mit Informationssicherheit ist die Zertifizierung ISO 27001 der weltweit gültige Standard. Die Digitalisierungsexperten von CENT Systems sind ebenfalls nach ISO 27001:2022 Informationssicherheit zertifiziert.

Gibt es Referenzen, welche die digitalen Kompetenzen des BPO-Anbieters unter Beweis stellen?

Referenzen sind in jeder Branche eine gute Möglichkeit, um Vertrauen zu schaffen und Interessierten einen ersten Einblick in die eigenen Kompetenzen zu ermöglichen. Das verhält sich auch bei Themen wie Digitization, Business Process Outsourcing und weiteren digitalen Dienstleistungen nicht anders. Achten Sie deshalb darauf, wie Ihr potenzieller BPO-Anbieter mit Referenzen umgeht. Werden die erbrachten Leistungen ausführlich beschrieben? Handelt es sich dabei um seriöse Unternehmen oder Institutionen? Die Antworten auf diese Fragen sind für Ihre Suche nach dem passenden Partner für Business Outsourcing Prozesse mit Sicherheit aufschlussreich und bringen Sie bei der Evaluation einen Schritt weiter. Langfristige Partnerschaften sind ein Indiz dafür, dass die Qualität der Dienstleistungen bereits über einen längeren Zeitraum stimmt.

Soll ich mich vorgängig über die Kreditfähigkeit meines potenziellen BPO-Partners informieren?

Professionelles Business Process Outsourcing kann einen starken Effekt auf Ihr Unternehmen haben und die Effizienz diverser Prozesse erhöhen. Entsprechend wichtig ist eine vertrauensvolle und langfristige Partnerschaft mit Ihrem BPO-Partner. Es ist also Ihr gutes Recht, Ihren BPO-Dienstleister auf Herz und Nieren zu prüfen. Für Bonitätsprüfungen von Unternehmen stehen Ihnen verschiedene Anbieter zur Verfügung, die Ihnen einen Einblick in das Zahlungsverhalten von Unternehmen bieten.

Wie flexibel geht mein künftiger BPO-Dienstleister auf die individuellen Anforderungen meines Unternehmens ein?

Der effizienteste Weg, um die Flexibilität Ihres künftigen BPO-Partners zu prüfen, bleibt das direkte Gespräch. Wie sind die Hierarchien im Unternehmen? Wie nimmt das Unternehmen Ihre Bedürfnisse in den ersten Gesprächen wahr? Sind die IT-Systeme skalierbar? Bietet sich Ihnen ein Single Point of Contact (SPoC) oder landen Sie bei jeder Anfrage bei einem neuen Ansprechpartner? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie besser einschätzen, inwiefern Ihre aktuellen und künftigen BPO-Bedürfnisse abgeholt werden.

BPO im Input Management: Das bietet CENT Systems

Sie kommen nach der Prüfung der in diesem Beitrag aufgeführten Fragen zum Schluss, dass CENT Systems der richtige Partner für das Business Process Outsourcing Ihres Unternehmens ist? Dann können Sie sich auf einen IT-Dienstleister mit umfassenden Spezialkenntnissen in der Digitalisierung verlassen. Mit der Erfahrung unseres Teams, einer ausgebauten technologischen Infrastruktur und umfassenden Know-how im Bereich Datenschutz und Sicherheit bieten wir Ihnen eine massgeschneiderte Lösung für Ihr Input Management. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und machen Sie sich bereit für eine aussergewöhnliche Customer Journey. Wir freuen uns auf die gemeinsame Reise mit Ihnen.


Archivierung sensibler Dokumente: Document Scanning für den Sozial­dienst der Kapo Basel-Stadt

Zuverlässige Lösungen für komplexe Projektanforderungen

Das 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten umfassende Papierarchiv des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt wurde zwischen Juli und September 2023 von CENT Systems digitalisiert. Die einmaligen Scanning Services umfassten folgende Aufgaben und Besonderheiten:

  • Scanning des Archivs des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt
  • Elektronische Erfassung von 12’500 Dossiers und 280’000 Einzelseiten und digitale Archivierung sämtlicher Files
  • Document Scanning vor Ort mit Scannern von CENT Systems
  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben im Zusammenhang mit hochsensiblen Daten
  • Zuverlässiges Dokumentenmanagement unter Berücksichtigung von Vorgaben wie der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist

In Interview geht Thomas Jannsen, Projektingenieur Justiz- und Sicherheitsdepartement Kanton Basel-Stadt, auf die besonderen Rahmenbedingungen und die Herausforderungen ein, die es bei der Digitalisierung des Papierarchivs des Sozialdienstes zu beachten galt.

CENT Systems wurde vom Sozialdienst der Kantonspolizei Basel-Stadt für hochsensible Scanning Services beauftragt. Weshalb war die digitale Archivierung für den Sozialdienst von Basel-Stadt von Bedeutung?

Thomas Jannsen: Papier-Archive sind nicht mehr zeitgemäss. Ein Informationsverlust durch Brand und Wasser wäre ein unermesslicher Schaden für die Abteilung Sozialdienst und die Kantonspolizei. Die Erfahrung und das Wissen der letzten Jahre, welche überwiegend in Papierakten dokumentiert und festgehalten wurden, wären unwiederbringlich verloren oder nur sehr beschränkt rekonstruierbar. Auch räumlich stiessen wir an unsere Grenzen. So sind wir zur Überzeugung gelangt, dass eine Digitalisierung unseres Archivs mit professionellen Scanning Services notwendig ist.

Für die Durchführung der Scanning Services setzten Sie auf das On-Site Scanning von CENT Systems. Weshalb?

Als Projektingenieur hatte ich bereits in anderen Abteilungen des Kantons Basel-Stadt mit Fragestellungen rund um Scanning Document Services zu tun. Aufgrund früherer Erfahrungen und der Grösse des Papierarchivs des Sozialdienstes mit rund 280’000 Seiten war mir klar, dass wir bei diesem Projekt auf einen externen Dienstleister zurückgreifen werden. Während meiner Recherchen bin ich auf CENT Systems gestossen. Insbesondere die Expertise von Scanning Services für das Gesundheitswesen mit entsprechend sensiblen Daten hat uns überzeugt, dass unsere hohen Ansprüche bezüglich Datensicherheit erfüllt werden können. Für CENT Systems sprach auch das konkrete Verrechnungsmodell. Dieses richtet sich nach der Menge der eingescannten Dokumente, was uns im Vorfeld des Projekts eine nachvollziehbare Kalkulation ermöglichte.

Thomas Jannsen
Thomas Jannsen ist im Justiz- und Sicherheitsdepartement des Kantons Basel-Stadt für die Kantonspolizei tätig.

Wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam.

Thomas Jannsen

Welches waren die besonderen Herausforderungen bei der Digitalisierung des Papierarchivs?

Die Scanning Services mussten parallel zum operativen Betrieb umgesetzt werden. Die Dienstleistungen für die Bevölkerung und die Polizeiorganisation mussten während der Digitalisierung des Papierarchivs jederzeit gewährleistet sein – unter anderem auch, weil die archivierten Sozialdienst-Dossiers Warnhinweise enthalten, die für die Sicherheit der Polizeieinsatzkräfte und der Bevölkerung von Bedeutung sind. Auf den reibungslosen Digitalisierungsprozess mussten wir uns verlassen können. CENT Systems hat dies mit der Zusicherung gewährleistet, dass ein eingescanntes Dokument spätestens am Folgetag digitalisiert verfügbar sein wird. In den meisten Fällen ging es sogar noch schneller, so dass die Dokumente mehrfach untertags digital eingeliefert wurden.

Mussten vor Beginn des Document Scannings besondere Vorkehrungen getroffen werden?

Alle Mitarbeitende von CENT Systems, die bei der elektronischen Archivierung der Unterlagen involviert waren, wurden vorgängig einer polizeilichen Überprüfung unterzogen. Die Arbeiten mussten so geplant werden, dass Mitarbeitende des Sozialdienstes zur Sicherheit vor Ort waren und den Zugriff zu den Räumlichkeiten gewährleisten konnten.

Wie lief die Digitalisierung der Dokumente vor Ort ab?

Wir haben den Mitarbeitenden von CENT Systems zwei unserer Räume zur Verfügung gestellt, in welchen bis zu vier Personen arbeiteten. Die Infrastruktur, bestehend aus Scannern und EDV-Geräten, stammte von CENT Systems. Danach ging es schnell – wir waren überrascht, wie zügig CENT Systems mit dem Digitalisieren unserer Dokumente vorankam. Das Tagesgeschäft wurde nie beeinträchtigt. Wir wussten zu jeder Zeit, welche Dossiers gerade gescannt und welche Unterlagen bereits digital archiviert wurden. Physisch waren zu jedem Zeitpunkt alle Dokumente in den Räumlichkeiten des Sozialdienstes abgelegt und zugänglich. Das war eine wichtige Vorgabe, weil das Tagesgeschäft des Sozialdienstes nicht berechenbar ist. Wir haben im Alltag viele Fälle, bei denen wir kurzfristig reagieren und schnell erfahren müssen, ob unsere polizeilichen Einsatzkräfte bei einem Einsatz gefährdet sein könnten oder ob gewisse Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sind.

Es gab Tage, an denen mehr als 700 Dossiers gescannt wurden.

Thomas Jannsen

In welchem Zeitraum wurde das Document Scanning vorgenommen?

Die rund 12’500 Dossiers wurden innerhalb von 40 Arbeitstagen, verteilt auf acht Wochen, gescannt und gespeichert. Es gab Tage, an denen mehr als 700 Dossiers gescannt wurden. Das ist insbesondere unter Berücksichtigung der Tatsache beeindruckend, dass sich unsere Vorgaben bezüglich Dokumentenmanagement im Verlauf des Auftrags verändert haben.

Inwiefern beeinflusst die digitale Transformation der Unterlagen den Arbeitsalltag der Sozialdienst-Mitarbeitenden?

Die abgeschlossene Digitalisierung des Archivs vereinfacht vieles, macht aber auch einige Anpassungen der Abläufe notwendig. Unser Ziel ist es, dass wir künftig noch mehr bereits digitalisierte Dokumente erhalten, sodass weniger Papier gescannt werden muss. Hervorzuheben ist ausserdem, dass wir nun noch besser in der Lage sind, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, die uns das Informations- und Datenschutzgesetz vorgeben. Mit dem ersetzten Archiv in Papierform war es mitunter anspruchsvoll, den hohen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Besten Dank für das Gespräch!

Über den Sozialdienst
der Kantonspolizei Basel-Stadt

Die Einführung des Sozialdienstes der Kantonspolizei Basel-Stadt geht zurück auf Elsa Bäumle, die im Juli 1931 als erste Polizei-Assistentin ihre Arbeit aufnahm. Ihr damaliger Auftrag lautete, sich der Fürsorge von Kindern und Frauen in Notlagen zu widmen. Heute ist der Sozialdienst eine operative Abteilung der Sicherheitspolizei. Der Sozialdienst unterstützt die Polizeiorganisation in den Bereichen „Soziales“ und «Polizeiliche Einsatzunterstützung» bei psychosozialen Fragestellungen. Der Sozialdienst ist zuständig für Personen, die aufgrund einer akuten oder psychosozialen Krise sich selbst oder Dritte gefährden sowie im Falle einer Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung.

Suchen Sie zuverlässige Lösungen für Document Scanning und die digitale Archivierung von Dokumenten?

Die Experten von CENT Systems unterstützen Sie gerne dabei, die optimale Lösung für On-Site Scanning oder andere Scanning-Dienstleistungen zu finden. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und profitieren Sie von unseren Spezialkenntnissen und unserer Erfahrung im Umgang mit hochsensiblen Daten.


01

Bewerbung

Du möchtest deinen nächsten Karriereschritt bei CENT Systems gestalten? Das freut uns! Wir setzen auf einen unkomplizierten Prozess: Nutze das Bewerbungsformular auf dieser Seite und lade deinen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse direkt hoch.


02

Erstgespräch

Nach der Prüfung deiner Unterlagen nehmen wir oder jemand von unserem Recruiting Partner mit dir Kontakt auf. Im Idealfall folgt sogleich die Einladung zu einem Erstgespräch. So lernen wir uns gegenseitig kennen und du erfährst mehr über deine Möglichkeiten bei CENT Systems.


03

Vertragsgespräch

Waren das Erst- und Zweitgespräch für beide Seiten positiv? Stimmen deine Vorstellungen mit unseren überein und können wir uns eine gemeinsame berufliche Zukunft vorstellen? Dann klären wir im Vertragsgespräch die Details deiner Anstellung und legen den Termin für deinen Eintritt bei CENT Systems fest. Die Vorfreude steigt!


04

Einführung

Werte wie Vertrauen, Offenheit und Fairness haben bei uns einen grossen Stellenwert. Dazu gehört auch eine seriöse Einarbeitung, bei welcher wir dich bei der Ausschöpfung deines Potenzials unterstützen. Vom Zusammenhalt im Team profitierst du von Beginn weg.


01

Ab 14 Uhr

Eintreffen der Gäste und Apéro


02

14 bis 15:30 Uhr

Führung durch die modernisierten CENT-Räumlichkeiten


03

16 Uhr

Ansprache Martin Lage, CEO CENT Systems