Archiv Digitalisierung sensibler Daten: Intelligent Scanning für VVST

Für die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs setzte VVST auf die Archiv Digitalisierung von CENT Systems – vielfältige Mehrwerte inklusive.

Sekundenschnelle Verfügbarkeit von Dokumenten, wegfallende Platzprobleme und ein reibungsloser Ablauf: Die Digitalisierung des bestehenden Papierarchivs von VVST durch CENT Systems zeigt auf, welche Vorteile ein hoher Digitalisierungsgrad mit sich bringt. Davon profitieren nicht zuletzt die beim VVST versicherten Unternehmen.

Die Ausgangslage

Die Geschichte von VVST (Versicherungsverband Schweizerischer Transportunternehmungen) reicht weit zurück: Gegründet wurde die Genossenschaft im Jahr 1898 als Haftpflichtversicherung von damals 23 Schweizer Sekundärbahnen. Diesem Ursprung ist die Genossenschaft treu geblieben: Bis heute gilt VVST im Bereich Haftpflichtversicherung und Versicherungsberatung als kompetenter Partner für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs und für Seilbahnen. Um dem schwindenden Platz im physischen Archiv entgegenzuwirken und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, beauftragte VVST eine externe Beratungsfirma damit, einen kompetenten Digitalisierungsdienstleister zu finden. «CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt», sagt Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung VVST.

CENT Systems hat unsere strengen Anforderungen bezüglich sensibler Daten und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ideal erfüllt und sich klar gegen die Konkurrenz durchgesetzt.

Luzian Rothen, Mitglied der Geschäftsleitung

VVST

Die Lösung

Das 600’000 Seiten umfassende Papierarchiv von VVST – darunter Akten und Dokumente – wurde vollständig von CENT Systems digitalisiert. Die von VVST in Zügelkisten gepackten Dokumente wurden zuverlässig von CENT Systems abgeholt und auf direktem Weg zum Standort in Lohn-Ammannsegg bei Solothurn transportiert. Danach wurden die Dokumente für die Digitalisierung vorbereitet, indem beispielsweise Klammern und Post-its entfernt wurden. «Dass die Prüfung der Dokumente ebenfalls von CENT Systems übernommen wurde, war für uns eine grosse Erleichterung», so Luzian Rothen. Der reibungslose Ablauf der Archiv-Digitalisierung gewährleistete die von VVST geplante Ablösung des physischen Archivs per Anfang 2024. «Beeindruckend war aus unserer Sicht, dass der gesamte Ablauf der Digitalisierung absolut nach Plan funktionierte – das ist bei anderen IT-Projekten keinesfalls eine Selbstverständlichkeit», so das Mitglied der VVST-Geschäftsleitung.

Der Mehrwert

Die erfolgreiche Archiv Digitalisierung durch CENT Systems erfüllt gleich zwei Anforderungen von VVST: Einerseits wird dadurch die gesetzeskonforme Archivierung hinsichtlich Aufbewahrungsdauer und weiterer Regularien gewährleistet, andererseits konnte das physische Platzproblem im bisherigen VVST-Archiv nachhaltig gelöst werden. «Die abgeschlossene Archiv Digitalisierung bietet zudem weitreichende Vorteile bei der Verfügbarkeit der Dokumente. Mussten wir im physischen Archiv effektiv nach Dossiers suchen, können wir die digitalisierten Dokumente neu innert Sekunden aufrufen. Das vereinfacht die Handhabung unserer Dossiers sehr – und davon profitieren nicht zuletzt unsere Kundinnen und Kunden», sagt Luzian Rothen.

VVST (Versicherungs-Verband Schweizerischer Transportunternehmen)

Die 1898 gegründete Genossenschaft VVST bietet Haftpflichtversicherungen und weitere Versicherungsdienstleistungen für Unternehmen des öffentlichen Verkehrs sowie für Seilbahnen. VVST arbeitet im Bereich Haftpflichtversicherung mit der Zurich zusammen, weitere Partner der Genossenschaft sind die Mobiliar und die Basler Versicherung.


Mehr Kapazitäten für das Tagesgeschäft: Digitaler Posteingang für die KPT

Mit dem digitalen Posteingang von CENT Systems schafft die KPT grosse Mehrwerte für die Mitarbeitenden und die knapp 600’000 Versicherten.

Die KPT kümmert sich als eine der zehn grössten Krankenkassen der Schweiz um knapp 600’000 Versicherte. Der von CENT Systems realisierte digitale Posteingang schafft die Voraussetzung für einen noch höheren Digitalisierungsgrad der genossenschaftlich organisierten Krankenkasse. Von der individuell auf die KPT zugeschnittenen Digitalisierungslösung profitieren sowohl die rund 700 Mitarbeitenden als auch die Versicherungsnehmenden.

Die Ausgangslage

Die KPT gilt nicht nur mit ihren Versicherungsleistungen, sondern auch im Bereich Digitalisierung als eine der führenden Krankenkassen der Schweiz. Dieser Umstand zeigt sich unter anderem beim Online-Auftritt des Unternehmens, wo das innovative Kundenportal KPTnet die Interaktion zwischen Versicherten und Krankenkasse mit intuitiven Funktionen vereinfacht. Um auch den komplexen Prozess der Antragsstellung zu automatisieren, wurde ein Digitalisierungsdienstleister mit grosser Erfahrung im Versicherungswesen gesucht – und in Form von CENT Systems gefunden. «Der digitale Posteingang von CENT Systems ist eine auf uns zugeschnittene Lösung, die sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unsere Versicherten grosse Mehrwerte schafft», bestätigt Markus Rudaz, Mitglied der Direktion der KPT.

Der digitale Posteingang von CENT Systems ist eine auf uns zugeschnittene Lösung, die sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unsere Versicherten grosse Mehrwerte schafft.

Markus Rudaz, Mitglied der Direktion

KPT

Die Lösung

Im Versicherungswesen, insbesondere bei Krankenkassen, sind die Monate vor dem Jahreswechsel besonders intensiv. Es ist die Zeit, in welcher die Versicherten die Leistungen und Prämien vergleichen und sich oft für eine neue Versicherung entscheiden. Die Folge: Krankenkassen, auch die KPT, müssen während der sogenannten Antragssaison innert kürzester Zeit eine grosse Menge an Anträgen sowie Mutationen bei bestehenden Versicherungen bewältigen. «Vor der Digitalisierung unseres Posteingangs bedeutete dies vor allem eines: viel Papier und ein enormer Aufwand, beispielsweise bei Rückfragen von Kunden», so Markus Rudaz. Mit der von CENT Systems realisierten Lösung hielt die Digitalisierung des Posteingangs Einzug bei der KPT. CENT Systems verarbeitet täglich bis zu 30’000 Dokumente der KPT.

Der Mehrwert

Die von CENT Systems digitalisierten Dokumente und die nachfolgende automatische Sortierung der Anträge und Mutationen führen bei der KPT zu einer spürbaren administrativen Entlastung. «Die Zusammenarbeit mit CENT Systems läuft klar und zielgerichtet ab. Wir wissen jederzeit, wer unsere Ansprechpersonen sind, und können unsere Wünsche unkompliziert mitteilen», so Markus Rudaz. Das zeige sich auch bei der Einführung von neuen Dokumentenarten, bei welcher CENT Systems die individuellen Anforderungen der KPT jeweils berücksichtige. «Das ermöglicht der KPT, sich noch mehr um das Tagesgeschäft zu kümmern», sagt Markus Rudaz. Die Mehrwerte für die Versicherten der KPT liegen auf der Hand: «Wer bei uns einen Antrag stellt, erhält innerhalb weniger Tage die neue Police. Und auch bei Rechnungen kann der Stand der Dinge jederzeit direkt ermittelt werden. Das sind die Vorteile der Digitalisierung», freut sich Markus Rudaz.

KPT

Als eine der zehn grössten Krankenkassen der Schweiz beschäftigt die KPT rund 700 Mitarbeitende und bietet knapp 600’000 Menschen zuverlässige Versicherungsleistungen. Die KPT übernimmt als genossenschaftlich organisierte Krankenkasse gesellschaftliche Verantwortung und setzt sich stets für die Bedürfnisse und Interessen ihrer Versicherten ein.


Business Process Outsourcing und die Rolle des Input Managements

Das Input Management von Daten gehört zu den Bereichen der Digitalisierung, die für Unternehmen eine Kosten- und Zeitersparnis bedeuten. Aufgrund mangelnder Ressourcen – sowohl auf Personalseite als auch systemseitig – können viele Unternehmen jedoch das Input Management nicht selbst übernehmen. Die Lösung liegt im Business Process Outsourcing.

Dank Outsourcing werden semi- und unstrukturierte Daten in eine strukturierte Form gebracht. Bei unstrukturierten Daten handelt es sich vor allem um Texte, Bilder und Grafiken. Semistrukturierte Daten liegen im XML-Format vor. In eine strukturierte Form werden die Daten beispielsweise gebracht, indem sie in Datenbanken abgelegt werden.

Dadurch werden die Daten vergleichbar und können problemlos weiterverarbeitet werden. Zudem können sie dank Input Management kontextbezogen interpretiert und in Workflows adaptiert werden.

Der Sinn dahinter erschliesst sich schnell. Die gesteigerte Prozesseffizienz bildet die Grundlage zur Prozessautomatisierung. Die Optimierung der Datenqualität verschafft jedem Unternehmen zudem einen Vorsprung in Sachen Qualitäts- und Wissensmanagement. Haben Sie schon daran gedacht, Ihr Input Management im Rahmen einer zukunftsgerichteten Unternehmensstrategie auszulagern? Wir von CENT Systems bieten die Lösungen, die Sie brauchen.

Sind Sie mit dem Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zufrieden?

Cloud Computing, mobiles Arbeiten, ERP-System, E-Commerce, Basisanalysen: Was noch vor nicht allzu langer Zeit als Revolution galt, ist heute Standard. Damit sind die Möglichkeiten der Digitalisierung natürlich aber längst nicht ausgeschöpft. Künstliche Intelligenz, Internet der Dinge, Blockchain-Technologien und Edge Computing stehen an der Schwelle dazu, bestehende Geschäftsprozesse umzukrempeln.

Einige Unternehmen nutzen diese Möglichkeiten bereits für sich, andere stehen noch ganz am Anfang der Digitalisierung. Allerdings benötigt die Digitalisierung Zeit, Geld und Know-how. Die Investition lohnt sich und ist alternativlos. Trotzdem gibt es Stolpersteine. Bei welchen Prozessen ist es sinnvoll für Unternehmen, sie auszulagern? Wer sind die besten BPO-Anbieter? Welche Qualifikationen brauchen Fachkräfte, um mit den neuen Systemen umgehen zu können?
Manche Lösungen sind branchenabhängig, manche branchenübergreifend. Das gilt auch für das Business Process Outsourcing (BPO). Zwischen etablierten und disruptiven Methoden ist BPO beim Input Management ein Hebel für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Was bringt das Business Process Outsourcing beim Input Management?

Zum einen werden Daten immer wichtiger. Im Hinblick auf die kommenden Stufen der Digitalisierung eröffnet ein exzellentes Datenmanagement eine Fülle an Möglichkeiten, wie etwa:

  • Datenbasierte und somit evidente Entscheidungen
  • Massgeschneiderte Angebote an unterschiedliche Zielgruppen über verschiedene Kanäle
  • Prozessoptimierung, Trendanalyse
  • Verbessertes Risikomanagement durch Datenanalyse
  • Einsatzmöglichkeiten von KI durch das Sammeln von Daten
  • Kundenverständnis durch Feedback und der Verarbeitung dieser Daten

Zum anderen erreichen Daten Unternehmen auf ganz unterschiedlichen Wegen. Vom Anhang einer E-Mail über B2B-Integrationen bis hin zu grossen Datenmengen über cloudbasierte Dienste wird die ganze Bandbreite bedient.

Durch das Input Management wird Ordnung in die Datenmengen gebracht. Die aufbereiteten und vereinheitlichten Daten können dann an der gewünschten Stelle des Unternehmens ganz einfach weiterverarbeitet und genutzt werden. Wollen Sie ein konkretes Beispiel, welchen Nutzen aufbereitete Daten haben können? Dann lesen Sie gerne unseren Beitrag zum Einfluss von Input Management auf die Kundenkommunikation in Krankenkassen und Versicherungen.

Wie funktioniert das Business Process Outsourcing beim Input Management?

In Sachen Prozess-Effizient kann das Input Management ein Gamechanger sein. Durch Umstellung auf digitale Dokumente und Bereitstellung von Daten in strukturierter Form reduzieren Sie die Kosten für die physische Lagerung. Auch die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben werden dadurch kostengünstiger. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist es, dass die Zugänglichkeit und die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Informationen erhöht wird.

Noch dazu minimiert die intelligente Datenextraktion die Notwendigkeit, Daten manuell nachzupflegen. Automatisierte Workflows ordnen Daten entsprechenden Prozessen zu. Zudem können Sie die Daten zu Analysezwecken nutzen und so frühzeitig erkennen, wo Prozesse nachjustiert werden müssen. Lesen Sie mehr zur betrieblichen Effizienz im Beitrag, warum das effiziente digitale Input Management entscheidend für den Geschäftserfolg ist.

Suchen Sie Wege, Ihre betriebliche Effizienz nachhaltig zu steigern?

Oder anders gefragt: Suchen Sie Wege, Ihre Fixkosten weiter zu variabilisieren? Suchen Sie einen IT-Dienstleister mit Spezialkenntnissen der Digitalisierung, der Ihre Endkundenbedürfnisse in seine Vorschläge und Überlegungen integriert?

Wir von CENT Systems sind gerne für Sie da, um über Ihren Bedarf zu sprechen. Denn jedes Unternehmen tickt anders, Lösungen von der Stange führen nicht weit. Unsere individuellen und massgeschneiderten Offerten kommen nicht nur Ihrem Unternehmen in Sachen Effizienz und Kostenersparnis zugute.

Auch Ihre Endkunden profitieren durch eine aussergewöhnliche Customer Journey, die Sie aufgrund Ihres Wissensvorsprungs durch exzellentes Datenmanagement bieten. Als ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen legen wir zudem einen starken Fokus auf lokale, sichere Lösungen und arbeiten mit entsprechenden Lieferanten zusammen. Nehmen Sie noch heute ganz unkompliziert Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen!


CENT Systems Digitalisierungstrends

Der Digitalisierungs­trend 2024: KI in der automatischen Datenerfassung

Die digitale Welt befindet sich in einem ständigen Wandel. Neue Entwicklungen, zukunftsweisende Digitalisierungsservices und immer ausgereiftere Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) treiben die digitale Transformation in Unternehmen und die Automatisierung von Prozessen voran. Im Bereich der automatischen Datenerfassung hat KI längst Einzug gehalten und gilt als Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Intelligenten Prozessoptimierungen in der automatischen Datenerfassung gilt auch bei CENT Systems ein besonderer Fokus. Das Ziel: Digitalisierungstrends sollen früh erfasst werden und effektiv in innovative Digitalisierungslösungen überführt werden.

Welche aktuellen Digitalisierungstrends stehen im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz?

  • Hyperautomatisation: Die fortschreitende Digitalisierung nimmt mithilfe von KI noch mehr Tempo auf. Die Veränderungen betreffen auch die Automatisierung selbst: Künstliche Intelligenz benötigt für weitreichende Prozessoptimierungen im Vergleich zu früher weniger Informationen. Die Automatisierung wird intelligenter und führt so langfristig zu einer Hyperautomatisation der Wirtschaft.
  • Customer Experience: Das zentrale Anliegen von automatisierten Prozessen und neuen Workflows bleibt die Verbesserung des Kundenerlebnisses. Die Hyperautomatisation verstärkt diese Tendenz und sorgt mit intelligenten Services wie der Mailroom Automation für bessere Projektabläufe und eine intuitivere Kundenkommunikation.
  • Managed Services: Innovative Möglichkeiten und Funktionen für digitale Prozesse wie die Managed Services von CENT Systems nehmen neue Trends im Bereich Digitalisierung auf und werden in massgeschneiderte Lösungen für Unternehmen transformiert. Die Kunden profitieren dabei von Kosteneinsparungen sowie einem durchgängigen Workflow und können so ihre Ressourcen für ihr jeweiliges Kerngeschäft bündeln.

Digitale Automatisierung bei CENT Systems: Wie neue Digitalisierungstrends den Alltag von IT-Dienstleistungsunternehmen prägen

Die Expertinnen und Experten von CENT Systems sind Pioniere in der Digitalisierung. Rund 70 Mitarbeitende treiben mit innovativen Digitalisierungsdienstleistungen und neuesten Technologien den Erfolg der Kunden voran. Der Fokus auf KI-getriebene Digitalisierungslösungen ist für die erfahrenen Mitarbeitenden von CENT Systems deshalb keineswegs neu. Geändert habe sich jedoch die Qualität der KI, wie Sascha Büchler, Leiter Innovation und Digital News Business bei CENT Systems, bestätigt: «Die künstliche Intelligenz hat in den letzten Monaten bahnbrechende Fortschritte gemacht. Für unsere Dienstleistungen im Bereich des intelligenten Informationsmanagements bringt dies grosse Vorteile mit sich – die Erkennungswerte der gescannten Dokumente steigen und gerade handschriftliche Dokumente können aufgrund der neuesten Entwicklungen noch besser erkannt werden.»

Künstliche Intelligenz erhöht die die Dunkelziffer von digital erfassten Dokumenten

Für Unternehmen, die den Digitalisierungsgrad ihrer internen Prozesse mit intelligenten Dienstleistungen wie Initial-Scanning oder Back-Scanning weiter erhöhen möchten, sind das gute Nachrichten. «Bessere Erkennungswerte sind gleichzusetzen mit einer höheren Dunkelziffer der digitalisierten Dokumente. Je höher die Dunkelziffer, desto tiefer ist der Bearbeitungsaufwand bei der Digitalisierung von Dokumenten aller Art», erklärt Sascha Büchler. Für CENT Systems bedeutet der Fortschritt wiederum, dass das Auftragsvolumen im Bereich Intelligent Scanning erhöht werden kann. Zur Einordnung: Bereits aktuell werden am Standort in Lohn-Ammannsegg täglich rund 50’000 Dokumente für Kundinnen und Kunden aus diversen Branchen verarbeitet.

Neugier und Offenheit gegenüber KI wachsen

Die Mehrwerte, die im Bereich Intelligent Scanning mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz einhergehen, führten laut Sascha Büchler dazu, dass eine gewisse Skepsis gegenüber KI abgebaut werden konnte. «Bei CENT Systems wurden schon vor zehn Jahren KI-getriebene Prozesse zur Effizienzsteigerung in der automatisierten Datenerfassung implementiert. Die ausgezeichneten Ausleseergebnisse und intelligenten Funktionen halfen dabei mit, dass KI-basierten Prozessoptimierungen aktuell mehr Neugier und Offenheit entgegengebracht wird.» Als Beispiel nennt er die Anomalie-Erkennung, die bei der Rechnungsverarbeitung von Unternehmen zum Einsatz kommt. «Hier kann die KI mit einer hohen Trefferquote Unregelmässigkeiten bei Rechnungen entdecken und so unsere Kunden dabei unterstützen, potenzielle Betrugsversuche aufzudecken.»

Digitalisierung neu gedacht: Managed Services von CENT Systems

Die aktuellen Digitalisierungstrends zeigen sich auch bei den Managed Services von CENT Systems. Die e-Postkorblösung weist mit automatisierten Sortier-Algorithmen die eingehende physische und digitale Post direkt den richtigen Kanälen, Teams oder Mitarbeitenden zu. Der Managed Service e-Archiv schafft einen sicheren und skalierbaren Speicherplatz für Dokumente. Der Service revolutioniert dank einer benutzerfreundlichen Volltext- oder einer KI-getriebenen Suche die Datenverwaltung von Unternehmen. Auch bei der Mailroom Automation kommt mit KI-basiertem Response Management ein revolutionärer Ansatz zum Zug, der die Omnichannel-Kundenkommunikation von KMU und grossen Unternehmen stark optimiert. CENT Systems zeigt Ihnen die Möglichkeiten der Mailroom Automation bei Interesse gerne im Rahmen einer Demo auf.

Im Innovation-Lab entstehen die Digitalisierungstrends der Zukunft

Vorangetrieben werden die Managed Services und weitere Digitalisierungstrends insbesondere im Innovation-Lab von CENT Systems. «Hier legen wir, unter anderem mit unserer Partnerschaft mit der RWTH Aachen, einen starken Fokus auf die Entwicklung von innovativen Anwendungen. Zusätzlich zu KI-getriebenen Tools und Services setzen wir dabei auch auf Robotic Process Automation», so Sascha Büchler. Innerhalb des Innovation-Labs wurde ausserdem die Co-Creation-Initiative lanciert, im Rahmen welcher Kunden, Start-ups, Partner und die Digitalisierungs-Community aufgerufen werden, gemeinsam die Zukunft der Digitalisierung zu gestalten. Das Innovation-Lab ist demnach als eine Art «Ideenlabor» für künftige Digitalisierungstrends zu verstehen. Inspiriert von der Agilität und Kreativität von Start-ups, generiert dieses interne Innovationszentrum neue Ideen, die entweder radikale Veränderungen bewirken oder das bestehende Angebot sinnvoll ergänzen. Kreative Methoden wie Brainstorming und Design Thinking spielen dabei eine zentrale Rolle, um Ideenfindung und Umsetzung zu verknüpfen.

KI in der Praxis bedeutet, eigene Prozesse neu zu denken

Trotz aller Fortschritte im Bereich KI, so erklärt Sascha Büchler, garantieren neue technologische Möglichkeiten allein noch keinen Fortschritt. «Richtig eingesetzt, ist das Potenzial der künstlichen Intelligenz riesig. Die Gefahr ist jedoch, dass die Technologie in den Vordergrund gestellt wird. Richtig genutzt werden kann KI jedoch nur, wenn das Potenzial neuer Technologien hinzugezogen wird, um bestehende Herausforderungen zu lösen.» Damit dies funktioniert, sei es für Unternehmen essenziell, sich zuerst mit den eigenen Prozessen auseinanderzusetzen und diese neu zu denken. Gelingt dies, ist der Weg frei für die Hyperautomatisation, welche die Produktivität und die Effizienz von KMU und grossen Unternehmen auf neue Ebenen hieven kann.


Initial-Scanning

Weshalb Initial-Scanning die Grundlage für die digitale Transformation ist

Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange und bringt für Unternehmen aller Branchen Chancen und Herausforderungen mit sich. Während zu den Herausforderungen auch die Wahl des passenden Digitalisierungsdienstleisters für Ihr Unternehmen zählt, sind die Chancen um ein Vielfaches grösser. Ein Grundsatz gilt dabei für KMU und grosse Unternehmen gleichermassen: Je früher die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorangetrieben wird, desto umfassender können Sie von den neuen Gegebenheiten profitieren. Als erster Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens gilt das Initial-Scanning, bei welchem sämtliche physische Medien wie Dokumente oder Ihre Post gescannt, archiviert und für die entsprechende Nutzung aufbereitet wird. Zu den offensichtlichsten Vorteilen von Initial-Scanning gehören folgende Punkte:

  • Einfacher Zugang zu sämtlichen Dokumenten, Aufzeichnungen, Fotografien oder Büchern
  • Effizienter Workflow dank schneller Auffindbarkeit sämtlicher Daten
  • Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente und Daten nach Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
  • Platzersparnis dank wegfallender physischer Archive
  • Kategorisierung von Metadaten führt zu Prozessoptimierung innerhalb von Organisationen

Was bedeutet Intelligent Scanning?

Intelligent Scanning ist ein Digitalisierungsprozess, bei welchem physische Dokumente, Archive oder die eingehende Post eingescannt und für die weitere effiziente Nutzung aufbereitet werden. CENT Systems leistet als Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen seit 1985 Pionierarbeit in der Digitalisierung und unterscheidet beim Intelligent-Scanning zwischen den beiden Services Initial-Scanning und Back-Scanning.

Was geschieht beim Initial-Scanning?

Initial-Scanning gilt als erster Schritt zur Digitalisierung von Dokumenten. Dieser Prozess ist für Unternehmen, die einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung ihrer Abläufe machen wollen, von grosser Bedeutung. Im Rahmen des Initial-Scanning werden sämtliche eingehenden Dokumente, beispielsweise Kundenverträge, Briefe, Rechnungen, Fotografien oder Aufzeichnungen, digital eingescannt und indexiert. So wird die Grundlage für das papierlose Büro, die Automatisierung von Prozessen und einen effizienteren Workflow sowie Raum für Innovationen geschaffen.

Was geschieht beim Back-Scanning?

Die Scanning-Dienstleistungen beim Back-Scanning unterscheiden sich nicht von jenen beim Initial-Scanning. Der Unterschied besteht darin, dass beim Initial-Scanning sämtliche eingehenden Dokumente gescannt werden, während mit Back-Scanning das nachträgliche Scannen von Dokumenten gemeint ist. Back-Scanning kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn die Umwandlung ganzer Archive oder Datensammlungen in digitale Formate vollzogen wird. Mit Back-Scanning können Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad demnach noch stärker erhöhen.

Diese Möglichkeiten und Vorteile eröffnen sich Ihrem Unternehmen mit Intelligent-Scanning von CENT Systems:

  • Rechtskonforme Dokumentenarchivierung: In physischen Archiven von Unternehmen oder Institutionen werden nebst Dokumenten mit historischem Charakter auch sensible Kundendaten aufbewahrt. Für die Digitalisierungsprofis von CENT Systems ist der Schutz von geschäftsrelevanten und sensiblen Daten ein zentrales Anliegen. Mit der Digitalisierung Ihres Archivs durch CENT Systems setzen Sie auf einen sicheren digitalen Speicherplatz, der die Archivierung sensibler Dokumente unter Einhaltung der GeBüV-Richtlinien ermöglicht. Der hohe Anspruch im Bereich Datensicherheit wird zudem durch die Zertifizierung von CENT Systems nach ISO 27001:2022 sichergestellt.
  • Sicherung vor physischem Dokumentenverlust: Physische Archive benötigen nicht nur viel Platz und entsprechende konservatorische Pflege, sondern bergen auch ein erhöhtes Verlustrisiko durch Brände oder andere Katastrophen. Ein tragisches Beispiel hierfür ist der Grossbrand, der im September 2004 auf einen Schlag rund 50’000 Bücher der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar (D) vernichtete. Die Restaurierung von Millionen beschädigter Seiten dauert bis heute an. Digitale Archivsysteme sind von äusseren Einwirkungen nicht betroffen und werden mit fortschrittlichen Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen im digitalen Umfeld zuverlässig geschützt.
  • Legacy-Dokumentenkonvertierung: Legacy-Anwendungen sind veraltete Softwareprogramme, die zwar noch funktionieren können, aber je nach Infrastruktur nicht mehr mit aktuellen Betriebssystemen kompatibel sind. CENT Systems übernimmt im Rahmen des Intelligent Scanning die Konvertierung der betroffenen Dokumente und überführt die entsprechenden Daten in Ihr digitales Archivsystem.
  • Workflow-Optimierung und Migration zu digitalen Prozessen: Das Initial-Scanning ist für viele Unternehmen der erste Schritt in die Digitalisierung. Sobald das Scannen der eingehenden physischen Post erfolgreich in die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens implementiert wurde, öffnen sich neue Möglichkeiten der digitalen Transformation. Als erfahrenes IT-Dienstleistungsunternehmen bietet CENT Systems eine Reihe von Managed Services, die auf dem Initial-Scanning und dem Back-Scanning aufbauen. Dazu gehört beispielsweise der Digital Service e-Postkorb, der sämtliche Posteingänge intelligent strukturiert und Ihre Mitarbeitenden mit künstlicher Intelligenz (KI)-gesteuerten Benachrichtigungen in Echtzeit über wichtige Ereignisse informiert. Zu einer deutlichen Workflow-Optimierung führt auch die Mailroom Automation von CENT Systems. Dieser innovative Managed Service bietet die Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu grossen Teilen zu automatisieren und leitet eingehende Korrespondenz direkt an die korrekten internen Stellen weiter.

On-Site Scanning: Zuverlässiges Document Scanning vor Ort

Mit dem On-Site Scanning – der Digitalisierung vor Ort – bietet CENT Systems einen auf höchste Sicherheitsanforderungen massgeschneiderten Service an. Unternehmen, Verwaltungen und Institutionen behalten beim On-Site Scanning zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über die zu scannenden Dokumente, da CENT Systems die notwendige Hardware zum jeweiligen Standort bringt. Das On-Site Scanning ermöglicht ausserdem den Miteinbezug von eigenen Expertinnen und Experten. Weiter entfallen für die auftraggebenden Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen die Transport- und Versandkosten.

CENT Systems: ein erfahrener Partner im Bereich Document Scanning

Mit CENT Systems setzen Sie für das Initial-Scanning, das Back-Scanning und für weitere Digitalisierungsdienstleistungen auf einen erfahrenen Partner. Mit unserem umfassenden Know-how im Digitalisieren von Dokumenten aller Art wissen wir genau, worauf es beim Archivieren und Aufbewahren Ihrer sensiblen Kundendaten ankommt. Mit einem Höchstmass an Zuverlässigkeit und unserem vielseitigen, modernen Scanner-Park begleiten wir Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, erfahren Sie mehr über unser Know-how und entdecken Sie unsere realisierten Erfolgsgeschichten.


Was ist Document Capturing?

Sie wünschen sich eine komfortable und professionelle Lösung für die Belegerfassung? Mit dem Document Capturing kommen Sie dem digitalen Büro einen Schritt näher und erreichen eine elektronische Erfassung der betreffenden Dokumente. So lassen sich entsprechende Prozesse automatisieren, wodurch die Effizienz der Büroorganisation erhöht wird. Die unübersichtliche Zettelwirtschaft gehört endlich der Vergangenheit an.

Dass zahllose Papierbelege Platz beanspruchen und die Übersichtlichkeit der Dokumente beeinträchtigen, steht ausser Frage. Sie sollten daher dem modernen Document Capturing Aufmerksamkeit schenken. Sie möchten es ausprobieren und suchen nun nach passenden Lösungen? Wir von CENT Systems helfen Ihnen gerne weiter. Die Digitalisierung ist unsere Kernkompetenz, sodass wir Sie auch beim Document Capturing gerne unterstützen.

Welche Rolle spielt Document Capturing in der Digitalisierung?

Wenn es um die Umsetzung des digitalen Büros geht, darf die Digitalisierung sämtlicher Belege nicht fehlen. Dafür sorgt das Document Capturing. Dementsprechend handelt es sich dabei um ein wesentliches Element der Digitalisierung im Büro. Die Umstellung von klassischen Papierbelegen zum papierlosen Büro kann sehr herausfordernd sein. Einige Belege liegen noch in Papierform vor, während andere Belege bereits digitalisiert wurden.

In der Übergangszeit können sich mitunter chaotische Zustände ergeben. Papiere und digitale Unterlagen existieren nebeneinander, wodurch ein Überblick über alle Belege nur schwer zu bewerkstelligen ist. Das Document Capturing kann Abhilfe schaffen und sämtliche Dokumente in ein einheitliches digitales Format bringen. Dies ist die Grundlage für effiziente und komfortable Abläufe im digitalen Büro.

Das Document Capturing ist eng mit den anderen Prozessen der Digitalisierung verwandt. Hier sind unter anderem die Bereiche Scanning und Data Extraction zu nennen. Zugleich kann das Document Capturing auch dem digitalen Posteingang zugeordnet werden. Dass das Data und Document Capturing aus dem Digitalisierungsprozess nicht wegzudenken ist, liegt somit in der Natur der Sache.

Wie lässt sich das Document Capturing umsetzen? 

Die Frage, ob das Document Capturing für das digitale Büro von Belang ist, stellt sich nicht. Dokumente und Belege müssen digitalisiert werden, weshalb das Document Capturing unverzichtbar ist. Die Umsetzung wirft hingegen Fragen auf und geht mit einem gewissen Klärungsbedarf einher. Einzelne Dokumente lassen sich zwar auch manuell digitalisieren, aber dies ist keineswegs effizient.

Beim Document Capturing bedarf es automatisierter Lösungen, die auch viele Dokumente schnell und einfach in ein digitales Format bringen. Zu diesem Zweck steht spezielle Software zur Verfügung. Die Leistung solcher Programme geht weit über das Scannen hinaus und besteht in einer umfassenden Dokumentenerfassung. Elemente aus Texterkennung, Data Extraction und Data Enrichment sind dabei übliche Features.

Das Document Capturing präsentiert sich als umfassende Komplettlösung für die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten im betrieblichen Umfeld. Software sorgt zwar für hohen Komfort, erfordert aber zugleich eine adäquate Bedienung. Daher sind erfahrene Profis gefragt, die für eine korrekte Umsetzung sorgen.

Worin bestehen die Vorteile vom Document Capturing?

Scanning, Data Extraction und Data Enrichment sorgen bereits für eine Digitalisierung von Dokumenten. Es stellt sich somit die Frage, warum auch noch das Document Capturing und der damit verbundene Aufwand notwendig sind. Es handelt es sich um eine Komplettlösung, die deutlich über das einfache Scanning hinausgeht.

Beim Document Capturing handelt sich um eine umfassende Dokumentenerfassung mit folgenden Features:

  • Texterkennung
  • Bildoptimierung
  • Klassifizierung des Dokuments
  • Seitentrennung
  • Erkennung von Formularen
  • Data Extraction

Das Document Capturing erstellt nicht nur eine digitale Kopie des betreffenden Dokuments, sondern sorgt für eine umfassende digitale Erfassung. Auch Ergänzungen sind im Zuge dessen selbstverständlich möglich. Darüber hinaus erfolgt ebenso die Integration digitaler Dokumente, die nie in Papierform vorlagen. Mittels Document Capturing lässt sich folglich eine einheitliche Basis für sämtliche Dokumente schaffen.

CENT Systems: Ihr Partner für Document Capturing und mehr

Sie finden Gefallen am Document Capturing und möchten es in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann können Sie auf die Expertise von CENT Systems vertrauen. Wir sind nicht nur Mitglied von «swiss made software», sondern vor allem erfahrene Digitalisierungsexperten. Mit unserem mehr als 70-köpfigen Team übernehmen wir gerne auch das Document Capturing für Sie.

Sie sind an einer Zusammenarbeit interessiert? Oder möchten Sie sich zunächst unverbindlich über unsere Dienstleistungen im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung informieren? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und finden mit Sicherheit effiziente und komfortable Lösungen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und machen Sie Ihr Büro fit für die Zukunft.


Digitalisierung fängt beim Posteingang an

Möchten Sie sich der Digitalisierung Ihres Posteingangs widmen, wissen aber nicht wie? Dann sind Sie bei CENT Systems an der richtigen Adresse. Für alle, die bereits vom papierlosen Büro gehört haben, bislang aber an der Umsetzung gescheitert sind, gibt es uns. Etablierte Prozesse neu zu organisieren, erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Sie sollten sich jedoch nicht abschrecken lassen.

Zunächst sollten Unternehmer den Weg zum papierlosen Büro in viele kleine Schritte aufteilen. Durch viele Zwischenetappen verliert die Mammutaufgabe der Digitalisierung an Schrecken. So zeigt sich immer wieder, dass die Digitalisierung beim Posteingang anfängt. Hinterfragen Sie zunächst den Umgang mit dem Posteingang. Stellen Sie hier die ersten Weichen für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen.

Gehören Sie auch zu den Menschen, die in der Digitalisierung eine kaum zu bewältigende Aufgabe sehen? Scheuen Sie den Aufwand und fürchten Sie Beeinträchtigungen der betrieblichen Abläufe? Indem Sie Schritt für Schritt vorgehen, können Sie derartige Szenarien verhindern. Zudem ist es sinnvoll, erfahrene Digitalisierung Experten zu konsultieren. Wir von CENT Systems unterstützen Sie und nehmen den digitalen Posteingang in Angriff.

Wie funktioniert die Digitalisierung des Posteingangs?

Der Weg zum digitalen Posteingang ist weitaus weniger komplex, als es den Anschein hat. Zunächst müssen die physischen Dokumente digitalisiert werden. Im Zuge dessen finden die folgenden Prozesse statt:

  • Unboxing
  • Scanning
  • Data Extraction
  • Data Enrichment
  • Export

Die physische Post muss folglich geöffnet und aufbereitet werden, bevor die Dokumente eingescannt werden können. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen und manuell nachbearbeitet. Zu guter Letzt findet der Export über sichere Schnittstellen statt.

Jeder einzelne Schritt auf dem Weg zum digitalen Posteingang erscheint nachvollziehbar und simpel. Die Komplexität ergibt sich erst durch die Vielschichtigkeit dieser Aufgabe. Zudem gilt es, physische Post nach und nach zu reduzieren, indem man die Kommunikation auf digitale Formate umstellt.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Posteingangs? 

Die Digitalisierung geht mit zahlreichen Herausforderungen einher und ist kein einfaches Unterfangen. Selbst wenn es lediglich um den Posteingang geht, müssen zahlreiche Hürden genommen werden. Fragen Sie sich, ob Sie die Herausforderung annehmen oder nicht doch lieber alles beim Alten belassen sollten? Das ist keine gute Idee, denn die Zukunft ist digital.

Der Staat hat die Zeichen der Zeit erkannt und die Strategie «Digitale Schweiz» geschaffen. Neben Behörden, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik ist auch die Zivilgesellschaft gefordert. Die digitale Transformation ist folglich eine nationale Aufgabe. Dieser sollten Sie sich nicht entziehen. Stattdessen sollten Sie die Weichen für die digitale Zukunft stellen und beim Posteingang anfangen.

Verlieren Sie nicht den Anschluss, sondern machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Zudem profitieren Sie enorm von einem digitalen Posteingang, da er die folgenden Vorteile bietet:

  • Verringerung des Papierverbrauchs
  • Vermeidung einer platzintensiven Lagerung
  • Vollständigkeit und stetige Verfügbarkeit des Posteingangs
  • Erhöhung der Effizienz

Dass es sich lohnt, ins papierlose Büro zu investieren, liegt somit auf der Hand. Insbesondere mit einem erfahrenen Partner an der Seite kann dieses Unterfangen zu einer wahren Erfolgsgeschichte werden.

CENT Systems ist Ihr Partner für den digitalen Posteingang

Sind Sie überzeugt und möchten nun den digitalen Posteingang in die Tat umsetzen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. CENT Systems ist Ihr zuverlässiger und erfahrener Partner in Sachen Digitalisierung. Für uns sind derartige Prozesse kein Neuland, denn wir beschäftigen uns bereits seit 1985 damit. Mehr als 70 Mitarbeitende bringen ihre Fach- und Branchenkenntnisse ein und sorgen für gelungene Lösungen.

Der Weg zum papierlosen Büro mag zunächst schwer und lang erscheinen. Entscheidend ist aber, dass Sie den Anfang machen. Wir von CENT Systems setzen dazu auf die Digitalisierung des Posteingangs. Er bildet das Fundament für die Digitalisierung der betrieblichen Prozesse.

Die Umstellung vom physischen Posteingang auf digitale Dokumente kann viel Zeit und Nerven kosten. Damit Sie sich dennoch auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, übernehmen wir die Digitalisierung für Sie.

Möchten Sie mehr über unseren Service zur Umsetzung eines digitalen Posteingangs erfahren? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage, beraten Sie ausführlich und stellen Ihnen auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen vor.


Dokumente digitalisieren in fünf Schritten

Sie wissen um die Relevanz der Digitalisierung für die Arbeitswelt und möchten auch in Ihrem Unternehmen einen digitalen Wandel vollziehen? Dann sollten Sie alte Dokumente digitalisieren und so ein digitales Archiv aufbauen. Als eine der zentralen Herausforderungen der heutigen Wirtschaft ist die Digitalisierung nicht zu unterschätzen.

Sie brauchen einen erfahrenen und kompetenten Partner an Ihrer Seite, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet. Wir von CENT Systems unterstützen Sie gerne und bringen unsere Expertise als Digitalisierungsspezialistin ein. Moderne Technik und qualifizierte Fachkräfte zeichnen uns aus und kommen Ihnen zugute, wenn es darum geht, Dokumente zu digitalisieren. Wir begleiten die Digitalisierung Ihrer Dokumente Schritt für Schritt.

Was bedeutet es, Dokumente zu digitalisieren?

All diejenigen, die Dokumente digitalisieren, bringen sie von der klassischen Papierform in ein elektronisches Format. Es geht also darum, Dokumente und die darin enthaltenen Daten für die moderne IT zugänglich zu machen. Physische Unterlagen werden somit durch digitale Formate ersetzt. Auf diese Weise gelingt der Übergang ins digitale Informationszeitalter.

Worin bestehen die Vorteile, Dokumente zu digitalisieren?

Die Umsetzung eines papierlosen Büros ist ein Prozess, der mit der Digitalisierung Hand in Hand geht. Indem physische durch digitale Dokumente ersetzt werden, ergibt sich zunächst ein schonender Umgang mit knappen Ressourcen. Dadurch kann Papier gespart werden, was der Umwelt zugutekommt. Darüber hinaus sparen Unternehmen Platz und benötigen keine umfangreichen Räumlichkeiten für ihr Archiv.

Dokumente zu digitalisieren, kann ebenfalls zur Steigerung der Effizienz beitragen. Durch die Einbindung in funktionale Dokumenten-Management-Systeme lassen sich die Dokumente komfortabel verwalten, verarbeiten und abrufen. Die betreffenden Informationen sind über die IT problemlos zugänglich. Weiterhin werden sämtliche Unterlagen in ein einheitliches digitales Format gebracht. Der Umgang mit den Unterlagen gestaltet sich somit einfacher.

Dass die Digitalisierung von Dokumenten von grossem Nutzen sein kann, liegt auf der Hand. Der digitale Wandel ist die logische Konsequenz der zahlreichen Vorzüge, die sich folgendermassen zusammenfassen lassen:

  • einheitliches digitales Format aller Unterlagen
  • platzsparend
  • effizienter und bequemer Zugriff auf alle Informationen
  • umweltschonend durch geringen Papierverbrauch

Dokumente digitalisieren: So läuft es ab 

Die Dokumenten-Digitalisierung ist eine Herausforderung der Gegenwart, die Unternehmen von grossem Nutzen sein kann. Sie haben dies erkannt und möchten von den positiven Effekten profitieren? Dann sollten Sie wissen, wie sich der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten darstellt. Grundsätzlich finden dazu die folgenden fünf Schritte statt:

  1. Unboxing: Im Zuge des Unboxings erfolgt eine Aufbereitung der physischen Dokumente.
  2. Scanning: Mit leistungsstarken Scannern werden die physischen Unterlagen nun gescannt und so in ein digitales Format gebracht.
  3. Data Extraction: Dabei werden Informationen, wie zum Beispiel Adressen, Kundennummern und Formular-Felder, automatisch erkannt.
  4. Data Enrichment: Dabei findet eine manuelle Sach- und Nachbearbeitung der digitalen Dokumente unter Berücksichtigung der individuellen Zielsetzung statt.
  5. Export: Die digitalisierten Dokumente werden abschliessend über sichere Schnittstellen exportiert und so in das gewünschte System übertragen.

Der Digitalisierungsprozess ist nach diesen Schritten abgeschlossen. Wer sich Unterstützung wünscht und nach professionellen Lösungen sucht, ist bei uns goldrichtig. Wir übernehmen die Dokumenten-Digitalisierung gerne und führen jeden einzelnen Schritt nach höchsten Standards aus.

CENT Systems: Digitalisieren von Dokumenten leicht gemacht 

Dass die Digitalisierung von Dokumenten und Akten herausfordernd sein kann, steht ausser Frage. Sie möchten sich dennoch dieser Herausforderung stellen und von den Vorzügen eines digitalen Archivs profitieren? Bei CENT Systems sind Sie an der richtigen Adresse und finden in uns Ihren Partner für die Digitalisierung.

Unser Team aus Digitalisierungs-Expertinnen und -Experten besteht aus mehr als 70 Mitarbeitenden, die gerne auch Ihre Dokumente digitalisieren. CENT Systems ist nach ISO 27001 Informationssicherheit zertifiziert und zudem Mitglied von SchweizerUnternehmen.ch. Hier treffen Schweizer Tradition und jahrelange Expertise in Sachen Digitalisierung aufeinander.

Sie haben Interesse am Digitalisierungs-Service von CENT Systems? Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Anfrage und finden passende Lösungen für Ihr Unternehmen. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.


Archivierung: So archivieren Sie Ihre Dokumente richtig

Informationen bedeutet Wissen: über sämtliche Geschäftsabläufe, Geschäftspartner, Kunden und Interessenten, über Produkte und Prozesse. Stets über die richtigen Informationen zu verfügen, ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden. Die Digitalisierung eröffnet die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren und die Informationen dann griffbereit zu haben, wenn sie benötigt werden. Das gilt für den täglichen E-Mail-Eingang genauso wie für archivierte Unterlagen und Dokumente.

CENT Systems hat sich seit 1985 darauf spezialisiert, Dokumente zu digitalisieren. Das kompetente Team verarbeitet täglich rund 50’000 Kundendokumente, die uns auf dem Postweg oder digital erreichen. Unser Ziel ist es, Ihren täglichen Posteingang sowie sämtliche Geschäftsdokumente in Ihre digitalen Prozesse zu integrieren. Wir führen den gesamten Verarbeitungsprozess vom Aufbereiten der Dokumente bis zum sicheren Export durch.

Wie lange muss man Dokumente archivieren? 

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Schweizer Obligationenrecht sowie in anderen öffentlich-rechtlichen Rechtsquellen geregelt. Demnach beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Unterlagen, die der Berechnung der Eigennutzung unbeweglicher Gegenstände wie Immobilien dienen, müssen aus steuerrechtlichen Gründen sogar 20 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen Betriebsrechnungen und Bilanzen im Original vorliegen. Alle anderen Unterlagen können digitalisiert werden.

Welche Vorteile gibt es, Dokumente zu archivieren? 

Das Wort «Archiv» ist unweigerlich mit endlosen Regalreihen verbunden, in denen ein Ordner neben dem anderen steht. Alle sind fein säuberlich beschriftet und mit Inhaltsverzeichnis versehen. Jedes Jahr werden die Regalreihen länger. Müssen Dokumente aus dem Archiv besorgt werden, ist das eine zeitraubende Angelegenheit.

Heute kommen zu den Unterlagen auf Papier noch zahlreiche digitale Dokumente hinzu. Täglich gehen in allen Abteilungen E-Mails ein. Die Formulare auf Webseiten werden ausgefüllt. Elektronische Anfragen wollen bearbeitet werden.

Digitale Archivierungssysteme führen reale und digitale Dokumente zusammen. Darüber hinaus bereiten sie die Daten nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens auf. Das gesamte Firmenwissen kann so jederzeit an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.

Ein digitales Archiv hat aber noch mehr zu bieten als geringen Platzbedarf und schnelle Auffindbarkeit. Folgende Vorteile gibt es, auf diese Weise Dokumente zu archivieren:

  • Das gesamte Unternehmenswissen bleibt verfügbar
  • Alle gesetzlichen Fristen werden eingehalten
  • Haftungsrisiken werden minimiert
  • Steuerliche Nachteile werden vermieden
  • Alle Unterlagen sind vor Zerstörung oder Vernichtung geschützt
  • Das Archiv ist nahezu unbegrenzt erweiterbar

Suchen Sie Wege, Ihre betriebliche Effizienz nachhaltig zu steigern? Die digitale Verarbeitung und Archivierung Ihrer Dokumente und Unterlagen spart Platz, Zeit, Mitarbeiterressourcen und damit bares Geld. Das gebündelte und uneingeschränkt zugängliche Firmenwissen ist einzigartig. Know-how und Erfahrungen stehen jederzeit zur Verfügung und können nicht mehr verloren gehen.

Wie sieht ein digitales Dokumentenarchiv aus?

Generell ist mit einem digitalen Dokumentenarchiv das Speichern von Dokumenten auf einem elektronischen Datenträger gemeint. Heute kommen auch Cloud-Lösungen als Datenspeicher in Betracht. Jedes Unternehmen verfügt über branchenspezifische Kommunikationswege. Entsprechend individuell sind die Ablage- und Archivierungssysteme.

Alle Unterlagen auf einer Plattform

Optimal ist ein digitales Dokumentenarchiv, wenn alle mit einem Vorgang zusammenhängenden Unterlagen auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob die Unterlagen elektronisch oder in Papierform vorliegen.

Dokumente müssen vollständig und sicher sein

Wichtig ist, dass die archivierten Dokumente vollständig und zu Prüfungszwecken jederzeit lesbar sind.

Wenden Sie sich an den Spezialisten 

Sind Sie mit dem Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nicht zufrieden? Suchen Sie einen IT-Dienstleister mit Spezialkenntnissen der Digitalisierung, der Ihre Bedürfnisse in seine Vorschläge und Überlegungen einbezieht? Dann sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Das Scannen von Papierdokumenten, ihre Aufbereitung und Zusammenführung mit digitalen Informationen ist unser Spezialgebiet. Über 70 Mitarbeitende nehmen täglich rund 50’000 Dokumente analog und digital entgegen. Sie bereiten die Dokumente auf, scannen und bearbeiten sie nach und sorgen für einen sicheren Datenexport. Wir verfügen über ein eigenes Entwicklungsteam und ein erfahrenes, in der Schweiz ansässiges Backoffice-Team für die manuelle Nachbearbeitung.

Spezielle Fachkenntnisse in der Gesundheits-, Versicherungs- und Inkassobranche runden unser Serviceangebot ab. Für Ihre Fragen und weitere Informationen steht unser Team gerne jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns per über das Kontaktformular.


Digitalisierung Papier: So klappt es bestimmt

Die Digitalisierung von Papieren wird vielfach unterschätzt. Laien bewerten diesen Prozess, als leicht zu realisieren. Der hohe Aufwand, der mit der Digitalisierung sämtlicher Unterlagen und Dokumente einhergeht, wird jedoch verkannt. Gehören Sie zu den Unternehmern, die den Weg zum papierlosen Büro unterschätzt haben? Wissen Sie nicht, wie Sie die Anforderungen der Digitalisierung in den betrieblichen Alltag integrieren sollen?

Wir von CENT Systems können dies aus eigener Erfahrung berichten und betreuen zahllose Kunden, die ein papierloses Büro anstreben. Jahrelange Erfahrung und umfassende Kompetenz kommen Ihnen zugute, wenn Sie uns mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens betrauen.

Warum ist die Digitalisierung von Papier so sinnvoll und wichtig?

Sie fragen sich, warum Sie eine Digitalisierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen anstreben sollten? Dann tun Sie gut daran, die Vorteile des papierlosen Büros zu ergründen. Im Zuge dessen offenbaren sich rasch die Vorzüge der Digitalisierung. Sie lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • kein Platzbedarf
  • einheitliche Form
  • komfortable Organisation
  • einfache Auffindbarkeit von einzelnen Informationen
  • hohe Effizienz

Der Umstieg auf digitalen Schriftverkehr ist in der Gegenwart und in Zukunft die ideale Massnahme. Alte Unterlagen und Dokumente sollten allerdings ebenfalls in digitaler Form vorliegen. Nur so verhindern Sie unpraktische Medienbrüche und haben stattdessen alle Dokumente in einem einheitlichen digitalen Format. Alte Verträge, Rechnungen und andere Unterlagen werden so nahtlos integriert.

Indem Sie den Posteingang digitalisieren, kommen Sie dem digitalen Büro näher. Papierlos arbeiten Sie so aber noch nicht, denn auch eine Digitalisierung der alten Papiere ist erforderlich. Dass die Umsetzung des papierlosen Büros als grosse Hürde wahrgenommen wird, ist folglich nicht verwunderlich. Das sollte Unternehmer aber nicht davon abhalten, aktiv zu werden und die digitalen Möglichkeiten zu nutzen.

Wie läuft die Digitalisierung von Papieren ab?

Sie haben die Sinnhaftigkeit der Digitalisierung von Papieren und Unterlagen erkannt? Dann sind Sie nun bereit für die Einführung papierloser Prozesse. Die konkrete Umsetzung wirft allerdings Fragen auf. Auf den ersten Blick erscheint es zunächst simpel. Alte Unterlagen auf Papier müssen gescannt und gespeichert werden. In der Theorie erscheint das einfach, in der Praxis ist es das aber nicht.

Alte Verträge und andere Dokumente füllen zahlreiche Aktenordner und haben somit einen erheblichen Umfang. Die Digitalisierung all dieser Papiere ist somit sehr aufwendig und zeitraubend. Zudem ist es auch nicht mit dem reinen Scanning getan, denn die digitalisierten Papiere müssen angemessen archiviert werden. Nur so fügen sie sich in das digitale Dokumentenmanagement ein und entfalten ihr Potenzial.

Eine professionelle Umsetzung der Digitalisierung von Papieren ist eine immense Arbeitserleichterung. Zugleich ergibt sich so ein effizientes System, das den Umgang mit sämtlichen Dokumenten erleichtert. Wir von CENT Systems haben uns genau darauf spezialisiert. Sie fragen sich nun, was wir für Sie leisten können? Unser umfassender Service gestaltet sich wie folgt:

  • Unboxing
  • Scanning
  • Data Extraction
  • Data Enrichment
  • Export

Im Detail bedeutet dies, dass wir Ihre Dokumente zunächst aufbereiten und einscannen. Im nächsten Schritt werden die Daten ausgelesen, bevor eine manuelle Sach- und Nachbearbeitung erfolgt. Zuletzt werden die Daten über sichere Schnittstellen in ein einheitliches System übertragen. Gemeinsam mit dem aktuellen Posteingang und digitalen Dokumenten ergibt sich ein umfangreiches Archiv. Damit können Sie effizient und komfortabel arbeiten.

CENT Systems: Ihr Partner für das papierlose Büro

Sie möchten ein papierloses Büro in Ihrem Betrieb etablieren, wissen aber nicht, wie Sie es realisieren? Dann brauchen Sie einen zuverlässigen und erfahrenen Partner in Sachen Digitalisierung. Wir von CENT Systems stehen an Ihrer Seite und bieten Ihnen professionelle Lösungen für die Digitalisierung Ihrer Papiere. Unser mehr als 70-köpfiges Team bietet komfortable Lösungen für Ihr Vorhaben.

Als Digitalisierungs-Experten kennen wir die Herausforderungen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Insbesondere die Umstellung von Papier auf digitale Dokumente kann herausfordernd sein. Damit das Vorhaben des papierlosen Büros nicht scheitert, setzen wir passende Lösungen für Ihr Unternehmen kompetent und zuverlässig um.

Sie sind interessiert und möchten mehr erfahren? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich zunächst unverbindlich beraten. Erreichbar sind wir via Kontaktformular oder persönlich an unserem Standort in Lohn-Ammannsegg.